Должностная инструкция офис-менеджера


698   118842

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2022 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

 

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

 

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2022 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

 



Была ли эта статья полезна?

92% считают, что статья полезна
8% считают, что статья не полезна

2 комментария
  • Елена, 23.09.2019, 05:33

    На каком документе основана эта инструкция. В профстандартах - нет требования к опыту.

  • Ирина, 22.05.2019, 06:42

    У вас ошибочка. Правильно писать excel, а не exel

Оставьте комментарий
Последние опубликованные материалы

Как устроиться в иностранную компанию

Нетрудно заметить, что ни в одном из вышеперечисленных способов не стоит вопрос об образовании или, например, опыте. Конечно, это важные элементы во всем процессе найма, но и не самые важные.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 14.06.2022


Чем важен режим труда и отдыха

Соблюдение правильного режима труда и отдыха является одним из главнейших условий для обеспечения безопасности и продуктивности деятельности любого предприятия либо организации.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 31.05.2022


Компенсация отпуска при неполном рабочем дне

По закону время работы сотрудника не должно превышать 40 часов каждую неделю. Но в том случае, если между сотрудником и предприятием будет заключено соглашение, то в соответствии с этим документом можно будет работать не весь день.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 17.05.2022



Правовое регулирование режима труда и отдыха

Регулирование рабочего времени согласно законодательству представляет собой нормирование его длительности. Это означает, что точно определяется время, которое сотрудник должен отработать в течение некоторого периода.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 13.05.2022


Порядок признания условий труда вредными

Начиная с 2014г. обязательная процедура аттестации рабочих мест заменена на специальную оценку условий труда, сокращенно СОУТ. Согласно новому порядку все условия труда работников по степени опасности или вредности делятся на 4 класса.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 26.04.2022


Продолжительность отпуска с вредными условиями труда

Постоянный труд на производстве, которое несет в себе потенциальную опасность для здоровья, компенсируется различными дополнительными гарантиями и дополнительным отдыхом.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 22.04.2022




Как оплачивается ненормированный рабочий день?

Некоторые должности предусматривают особый, ненормированный режим работы сотрудников. В таком случае работники, если в этом будет необходимость, могут выполнять свои функции больше того времени, которое установлено ТК.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 21.04.2022


Правила режима труда и отдыха водителей

Каждый водитель должен не только работать по определенному графику, но и обязательно отдыхать, чтобы избежать утомления. В таком состоянии водитель становится невнимательным, что часто приводит к аварийным ситуациям во время движения транспорта.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 07.04.2022


Принципы подбора персонала

Наличие квалифицированного, компетентного, эффективно выполняющего поставленные задачи персонала - залог успешности любой компании, вне зависимости от её деятельности.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 03.04.2022



Что значит частичная занятость?

В ТК РФ занятостью называется форма деятельности человека, которая ведется в соответствии с законом и приносит определенный доход. Существуют несколько основных форм такой деятельности, одной из которых является частичная занятость.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 25.03.2022


Нужен ли военный билет при устройстве на работу?

При поступлении на работу в официальном порядке необходимо обязательно показывать документ, который называется военным билетом. В нем имеется вся информация о том, что человеком пройдена служба в армии или имеется отсрочка от нее.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 22.03.2022


Как правильно составить резюме

Чтобы составить идеальное резюме, необходимо учесть множество разных моментов. Прежде всего, стоит поставить свою фотографию, так как объявление сразу становится персонализированным и более заметным. Но фото должно быть хорошим, профессиональным и деловы

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 22.02.2022




Как зарабатывать на арбитраже трафика

Онлайн-продажи – этот тот элемент торговли, без которого и вовсе сложно представить современное интернет-пространство. Ежедневно в сети покупают тысячи товаров, начиная от чехлов на смартфоны на китайских сайтах и вплоть до недвижимости.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.01.2022


Поиск работы в перспективной Чехии

Чехия в настоящее время является страной, куда массово устремляются представители Восточной Европы, постсоветского пространства. Это и не удивительно, т.к. разительно похожими и взаимосвязанными остаются культура с историей, язык, менталитет.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 24.01.2022


Обработка больших данных Big Data

Информация Big Data – объемные и достаточно сложные комплексы данных, которые обычно представляются в «сыром» виде, то есть нуждаются в обработке.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022



Дистанционное обучение по охране труда руководителей

Для обеспечения безопасности работников во время выполнения ими своих непосредственных трудовых обязанностей необходимо организовать на каждом предприятии четкую систему охраны труда.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022


Виды работ в сельском хозяйстве

Главным средством производства в сельскохозяйственной отрасли является земля, поэтому применяются разные виды обработки почвы. Полевые работы начинаются ранней весной.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.12.2021


Обзор смартфона Redmi Note 7

Смартфоны линейки Redmi являются примером высоких технологий, которые стали доступны большинству пользователей. Модели Redmi Note 7 отличаются следующими важными особенностями: качественным экраном, хорошей камерой, емким аккумулятором, доступной стоимост

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 11.11.2021




Как выбрать электровелосипед

Использование велосипедов в качестве городского транспорта за последние годы значительно выросло. Благодаря технологиям двухколесный друг может иметь гораздо больше функций, чем обычно.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 11.11.2021


Как понять – какую профессию выбрать

Наряду с морально-этическими ценностями, в жизни есть довольно банальные вещи, которые оказывают огромное влияние на нашу судьбу. Одна из таких прагматических явлений – профессия.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 14.10.2021


Производственный календарь на 2022 год

Производственный календарь на 2022 год включает 365 календарных, 247 рабочих и 118 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 973 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 775,4 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 182,6 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 17.09.2021



Производственный календарь на 2021 год

Производственный календарь на 2021 год включает 365 календарных, 249 рабочих и 116 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 987 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 787,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 190,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 21.01.2020


Минимальный размер оплаты труда в Турции

На сегодняшний день правительство Турции поставило перед собой задачу сократить разницу между благосостоянием богатого и бедного населения. Достичь этой цели планируется при помощи регулирования размера минимальной оплаты труда. Чем выше МРОТ, тем быстрее

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 23.09.2019


Минимальный размер оплаты труда в Белоруссии

В рамках реализации социальной политики руководство многих мировых государств устанавливает минимальный размер оплаты труда (МРОТ), ниже которого работодатель не имеет права платить зарплату своим сотрудникам. Единственное условие – выработка на 100% норм

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 20.09.2019




На что влияет минимальный размер оплаты труда

На сегодняшний день размер оплаты труда является одним из важнейших показателей уровня жизни и благополучия населения в стране. Кроме того, данный критерий часто используется государством для регулирования рынка труда. Что же такое МРОТ и на что влияет да

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 18.09.2019


Производственный календарь на 2020 год

Производственный календарь на 2020 год включает 366 календарных, 224 рабочих и 142 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 788 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 608,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 071,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 07.06.2019


Унифицированная форма № Т-8a

Унифицированная форма № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.03.2019



Унифицированная форма № Т-5

Унифицированная форма № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.02.2019


Унифицированная форма № Т-7

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 22.12.2018


Унифицированная форма № Т-6а

Унифицированная форма № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 02.12.2018




Унифицированная форма № Т-6

Унифицированная форма № Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 25.11.2018


Унифицированная форма № Т-5а

Унифицированная форма № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 24.11.2018


Унифицированная форма № Т-4

Унифицированная форма № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 15.11.2018



Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)

Унифицированная форма № Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 12.11.2018


Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-3 - штатное расписание. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 07.11.2018


Унифицированная форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 - личная карточка работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 05.11.2018



Должностная инструкция главного библиотекаря

Должностная инструкция главного библиотекаря - образец 2022 года. Должностные обязанности главного библиотекаря, права главного библиотекаря, ответственность главного библиотекаря.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 16.09.2018


Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта - образец 2022 года. Должностные обязанности диспетчера автомобильного транспорта, права диспетчера, ответственность диспетчера.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 15.07.2018


Должностная инструкция водителя экспедитора

Примерная форма должностной инструкция водителя экспедитора - образец 2022 года. Должностные обязанности водителя экспедитора, права водителя экспедитора, ответственность водителя экспедитора.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 24.05.2018



HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info


© 2013 - 2022. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.


Яндекс.Метрика