Закон о переходе на электронные трудовые книжки

Повсеместный переход на «цифру» практически во всех областях жизни, в том числе в сфере государственных услуг или коммерческого документооборота, уже давно никого не удивляет. С начала текущего года в стране появилась и такая пока непривычная цифровая форма для привычного документа — так называемая «электронная трудовая книжка».

Это новое воплощение обычной «бумажки» позволит гражданину обращаться к данным о своем опыте работы тогда, когда он этого хочет, а работодателю поможет оптимизировать и повысить качество кадрового делопроизводства. В настоящее время введение цифровой книжки носит свободный характер — бумажная пока что сохраняется по желанию.

Преимущества и содержание

Электронный вариант самого «рабочего» документа обладает целым рядом несомненных плюсов:

• возможность комфортного обращения к личным данным из любого места, где есть интернет;
• сведение к минимуму всякого рода ошибок и неточностей в информации;
• появление новых возможностей для удаленного трудоустройства;
• существенная экономия на бумажных документах (их оформлении, обработке и т.д.);
• удаленное оформление пенсионных выплат;
• получение госуслуг;
• большой аналитический потенциал в отношении представленных данных;
• высокая безопасность хранения информации.

Электронная трудовая, как и ее бумажная «сестра», содержит сведения о:

• местах работы гражданина;
• его должности и квалификации;
• датах оформления и т.д.

Особенности использования

Электронный документ, как понятно из названия, не имеет какого-либо физического воплощения, а представляет собой цифровой файл. Поэтому у работодателя есть сразу несколько вариантов передачи информации о заслугах работника, например:

• с помощью специального личного кабинета,
• или через орган ПФР.

Работник может ознакомиться со своей электронной книжкой также через онлайн-кабинет или с помощью сайта госуслуг. Использовать для этого он может соответствующие мобильные приложения.

Формат электронного существования предполагает возможность формирования бумажной выписки. Сделать это можно через работодателя, управление ПФР или МФЦ. Возможность не привязана к какой-либо конкретной территории, где гражданин проживает или работает.

Особенности перехода

Как уже было сказано выше, пока участие в проекте для всех добровольное. Исключение: те, кто начнет работать с 2021 года. Для таких граждан предусмотрено оформление только электронной книжки, бумажного варианта уже не будет.

Все остальные работающие лица уже сейчас должны обратиться к работодателю со свободным заявлением в письменном виде, где указать выбор — завести ли трудовую электронно или оставить привычную на бумаге. В первом варианте обратившиеся смогут забрать бумажную версию себе. В ней проставят отметку о соответствующем заявлении, на основании которого осуществлены эти действия.

Работодателям следует письменно проинформировать своих работников о законодательных нововведениях и возможности продолжить использование бумажного документа.

Если сотрудник выразил желание оставить книжку на бумаге, то работодатель должен вести ее параллельно с электронной. Работники-«молчуны» останутся с бумажным вариантом. Возможность ее использования останется у человека и при смене работы.

Информация о заявлении гражданина попадает в те сведения, которые работодатель передает в ПФР РФ.

Лица, которые могут остаться без возможности заявить о выборе до конца года, но смогут осуществить волеизъявление, в том числе при возобновлении трудовой деятельности:

• люди, за которыми закреплено рабочее место, в том числе на время больничного, отпуска или отстранения, но которые на 31 декабря текущего года не исполняют трудовые функции и не обращались с соответствующим заявлением;
• люди со стажем работы, на последний день этого года не состоявшие в трудовых отношениях, которые также не подавали заявление о выборе формы документа.