Виды сроков хранения документов
Деятельность каждой организации отражается в документальном порядке. Сюда относятся всевозможные счета, договора, квитанции, ордера и многое другое. Каждый отдельный документ имеет определенный срок хранения. Давайте разберемся, какие сроки хранения документов существуют?
Виды сроков хранения документов
Все документы делятся на виды в зависимости от важности содержимого. Именно от назначения документа зависит срок его хранения. Например, существуют бумаги, которые теряют свою ценность практически сразу после заполнения и использования, а другие требуют бережного хранения в течение многих десятилетий. Таким образом, можно выделить следующие виды сроков хранения:
- временный до десяти лет;
- временный более десяти лет;
- постоянный.
Временное хранение
Сюда относятся документы, несущие практическую пользу. Это большая часть документооборота любой организации. После истечения срока годности такие бумаги либо утилизируются, либо заменяются новыми.
Постоянное хранение
В эту группу входят бумаги, несущие особую ценность, например, научную или историческую. Эти документы организация обязана сохранять на протяжение всего своего существования. Если организация распадается, бумаги передаются в архив, где продолжают храниться.
Какие типы хранения документов существуют?
На сегодняшний день существуют следующие типы хранения документации:
- государственное;
- архивное;
- бухгалтерское.
Государственное хранение
Такой тип предполагает хранение документов до 75 лет. Сюда относятся трудовые книжки, документы с информацией о сотрудниках и т.п. После истечения срока годности все документы утилизируются. Перед попаданием в государственный архив все бумаги проходят обязательную экспертизу. Это позволяет оценить их актуальность и ценность.
Архивное хранение
Архивному хранению подвергаются документы бухгалтерского и государственного назначения. В архиве бумаги хранятся не менее пяти лет. После этого их также утилизируют или заменяют новыми. Здесь могут храниться статистические и квартальные отчеты компании, путевые листы и многое другое. Также в архив передаются бумаги, оставшиеся после ликвидации организации.
Бухгалтерское хранение
При бухгалтерском типе хранения вся документация содержится либо в офисе, либо в специальном помещении. Сюда относятся различные договора, ведомости, акты и т.п. Срок их хранения составляет не менее 5 лет. Чтобы избежать захламления офиса бумагами, для них можно выделить отдельный кабинет или воспользоваться услугами специализированной компании.
Длительное хранение документов должно осуществляться в помещении, отвечающем следующим требованиям:
- соблюдение определенного температурного режима;
- отсутствие повышенной влажности;
- соблюдение режима освещения;
- отсутствие попадания прямых солнечных лучей на бумаги;
- соответствие нормам санитарии, что позволяет сократить риск развития плесени и грибка.
Все бумаги, предназначенные для временного и постоянного хранения, должны храниться в помещениях с надежной защитой. Это позволит минимизировать риск кражи или случайной потери. Соблюдение сроков хранения актуально как для электронных документов, так и бумажных версий.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
В 2024 году индексация пенсий станет ключевым фактором поддержки ветеранов труда, учитывая экономическую ситуацию и инфляционные тенденции. Прогнозируемый уровень инфляции, ожидаемый на уровне 4-6%, определит размер корректировки пенсионных выплат. В предыдущие годы показатели индексации колебались в пределах 5-7%, что позволяет ожидать схожих значений в 2024 году.
Индексация пенсий — это систематическая корректировка размера пенсионных выплат, целью которой является защита доходов пенсионеров от инфляции. Этот механизм позволяет сохранить реальную покупательную способность пенсий в условиях изменения общего уровня цен на товары и услуги. Индексация основывается на процентном увеличении текущего размера пенсии, соответствующем прогнозируемому или фактическому росту инфляции.
В современном мире трудовые отношения между работником и работодателем регулируются множеством законодательных актов, и одним из ключевых документов, определяющих эти отношения, является трудовой договор. Он закрепляет права и обязанности сторон, условия труда и порядок его оплаты. Однако, несмотря на наличие четких договоренностей, в определенных ситуациях возникает необходимость в расторжении этого договора.
Коллективный договор является ключевым элементом в системе трудовых отношений. Это документ, заключаемый между работодателем и представителями работников (чаще всего профсоюзом), который устанавливает общие правила работы, условия труда, обязанности и права обеих сторон.
Дебетовая карта — это банковский продукт, связанный с личным счетом клиента, на который он самостоятельно вносит средства. Эти карты используются для расчетов, снятия наличных и других финансовых операций. Зарплатная карта, в свою очередь, является разновидностью дебетовой карты, но она преимущественно используется для получения заработной платы. Основная ее особенность заключается в том, что работодатель оформляет и пополняет ее, обычно в рамках зарплатного проекта с банком.
Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.