Виды сроков хранения документов

Деятельность каждой организации отражается в документальном порядке. Сюда относятся всевозможные счета, договора, квитанции, ордера и многое другое. Каждый отдельный документ имеет определенный срок хранения. Давайте разберемся, какие сроки хранения документов существуют?

Виды сроков хранения документов

Все документы делятся на виды в зависимости от важности содержимого. Именно от назначения документа зависит срок его хранения. Например, существуют бумаги, которые теряют свою ценность практически сразу после заполнения и использования, а другие требуют бережного хранения в течение многих десятилетий. Таким образом, можно выделить следующие виды сроков хранения:

• временный до десяти лет;
• временный более десяти лет;
• постоянный.

Временное хранение

Сюда относятся документы, несущие практическую пользу. Это большая часть документооборота любой организации. После истечения срока годности такие бумаги либо утилизируются, либо заменяются новыми.

Постоянное хранение

В эту группу входят бумаги, несущие особую ценность, например, научную или историческую. Эти документы организация обязана сохранять на протяжение всего своего существования. Если организация распадается, бумаги передаются в архив, где продолжают храниться.

Какие типы хранения документов существуют?

На сегодняшний день существуют следующие типы хранения документации:

• государственное;
• архивное;
• бухгалтерское.

Государственное хранение

Такой тип предполагает хранение документов до 75 лет. Сюда относятся трудовые книжки, документы с информацией о сотрудниках и т.п. После истечения срока годности все документы утилизируются. Перед попаданием в государственный архив все бумаги проходят обязательную экспертизу. Это позволяет оценить их актуальность и ценность.

Архивное хранение

Архивному хранению подвергаются документы бухгалтерского и государственного назначения. В архиве бумаги хранятся не менее пяти лет. После этого их также утилизируют или заменяют новыми. Здесь могут храниться статистические и квартальные отчеты компании, путевые листы и многое другое. Также в архив передаются бумаги, оставшиеся после ликвидации организации.

Бухгалтерское хранение

При бухгалтерском типе хранения вся документация содержится либо в офисе, либо в специальном помещении. Сюда относятся различные договора, ведомости, акты и т.п. Срок их хранения составляет не менее 5 лет. Чтобы избежать захламления офиса бумагами, для них можно выделить отдельный кабинет или воспользоваться услугами специализированной компании.

Длительное хранение документов должно осуществляться в помещении, отвечающем следующим требованиям:

• соблюдение определенного температурного режима;
• отсутствие повышенной влажности;
• соблюдение режима освещения;
• отсутствие попадания прямых солнечных лучей на бумаги;
• соответствие нормам санитарии, что позволяет сократить риск развития плесени и грибка.

Все бумаги, предназначенные для временного и постоянного хранения, должны храниться в помещениях с надежной защитой. Это позволит минимизировать риск кражи или случайной потери. Соблюдение сроков хранения актуально как для электронных документов, так и бумажных версий.