Уничтожение документов с истекшими сроками хранения


27   485
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение дел с истекшим сроком годности — один из элементов работы любого архива. Порядок утилизации включает в себя составление приказа об оценке и контроля уничтожения. Оценка осуществляется экспертной комиссией, состав которой также указывается в приказе.

Экспертная комиссия

Для оценки срока хранения и ценности дел требуется специальная комиссия. Не рекомендуется выполнять эту работу одним работником, так как имеется риск уничтожения дел раньше срока.

Директор предприятия издает Приказ о создании ЭК (экспертной комиссии), в котором указываются:

  • состав ЭК;
  • ответственное лицо, контролирующее деятельность комиссии;
  • цели (проведение ежегодной инвентаризации, оценки документации, организация процесса уничтожения).

В состав комиссии могут входить представители различных служб предприятия, что зависит от численности и состава персонала. Рекомендуется привлекать к работе следующих специалистов:

  • замдиректора предприятия;
  • архивист;
  • главный бухгалтер (или заместитель);
  • представитель кадровой службы;
  • представитель юротдела;
  • секретарь предприятия (сотрудник службы документооборота).

ЭК может быть постоянной или временной, что отражается в Приказе. Специалистами устанавливаются факты истечения сроков хранения, составляются акты с полным перечнем дел на уничтожение. Оценка проводится с целью подтверждения возможности утилизации или отбора документации на дальнейшее постоянное хранение.

Функции работы ЭК:

  • оценка, отбор дел;
  • рассмотрение описи, подготовка актов на все дела с истекшим сроком хранения;
  • составление актов на дела с неисправимыми повреждениями, необнаруженные дела, то есть отсутствующие в архиве;
  • контроль процесса уничтожения.

Порядок проведения утилизации

Процесс уничтожения включает в себя три этапа:

  • Выделение документации. ЭК определяет, какие именно дела подлежат физическому уничтожению, учитывая требования действующих актов, ведомственных, типовых и других перечней. Оценка проводится с полистным просмотром каждого дела, оценкой целостности документа.
  • Составление акта об отборе дел, не подлежащих хранению, его согласование и утверждение. В акте указываются название, выходные данные и сроки хранения для каждого документа, количество единиц хранения, дополнительная информация.
  • Передача, процесс физического уничтожения. Для передачи оформляется приемо-сдаточная накладная с указанием даты, количества дел, точного веса. Утилизация осуществляется под строгим контролем ответственного работника с составлением акта в произвольной форме.

Утилизации подлежат документы с временными сроками хранения (до 10 лет) и дела, хранение или использование которых невозможно из-за сильных повреждений источника. Процедура уничтожения контролируется специальной комиссией, состав которой утверждается в Приказе, издаваемом руководителем предприятия.





Была ли эта статья полезна?

100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна

0 комментариев
Оставьте комментарий
Последние публикации по кадровому делопроизводству
Последние новости трудового законодательства
100%
0%
0 комментариев
Далее
67%
33%
0 комментариев
Далее
Последние образцы документов
100%
0%
0 комментариев
Далее
67%
33%
0 комментариев
Далее
75%
25%
0 комментариев
Далее
100%
0%
0 комментариев
Далее
100%
0%
0 комментариев
Далее
67%
33%
0 комментариев
Далее
100%
0%
0 комментариев
Далее
100%
0%
0 комментариев
Далее
75%
25%
0 комментариев
Далее
Последние производственные календари
Последние материалы из раздела МРОТ
77%
23%
1 комментарий
Далее
39%
61%
0 комментариев
Далее
86%
14%
0 комментариев
Далее
50%
50%
0 комментариев
Далее
100%
0%
0 комментариев
Далее
HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

МЫ В СОЦ. СЕТЯХ: Вконтакте   Twitter

© 2013 - 2020. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info

Яндекс.Метрика