Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение дел с истекшим сроком годности — один из элементов работы любого архива. Порядок утилизации включает в себя составление приказа об оценке и контроля уничтожения. Оценка осуществляется экспертной комиссией, состав которой также указывается в приказе.
Экспертная комиссия
Для оценки срока хранения и ценности дел требуется специальная комиссия. Не рекомендуется выполнять эту работу одним работником, так как имеется риск уничтожения дел раньше срока.
Директор предприятия издает Приказ о создании ЭК (экспертной комиссии), в котором указываются:
- состав ЭК;
- ответственное лицо, контролирующее деятельность комиссии;
- цели (проведение ежегодной инвентаризации, оценки документации, организация процесса уничтожения).
В состав комиссии могут входить представители различных служб предприятия, что зависит от численности и состава персонала. Рекомендуется привлекать к работе следующих специалистов:
- замдиректора предприятия;
- архивист;
- главный бухгалтер (или заместитель);
- представитель кадровой службы;
- представитель юротдела;
- секретарь предприятия (сотрудник службы документооборота).
ЭК может быть постоянной или временной, что отражается в Приказе. Специалистами устанавливаются факты истечения сроков хранения, составляются акты с полным перечнем дел на уничтожение. Оценка проводится с целью подтверждения возможности утилизации или отбора документации на дальнейшее постоянное хранение.
Функции работы ЭК:
- оценка, отбор дел;
- рассмотрение описи, подготовка актов на все дела с истекшим сроком хранения;
- составление актов на дела с неисправимыми повреждениями, необнаруженные дела, то есть отсутствующие в архиве;
- контроль процесса уничтожения.
Порядок проведения утилизации
Процесс уничтожения включает в себя три этапа:
- Выделение документации. ЭК определяет, какие именно дела подлежат физическому уничтожению, учитывая требования действующих актов, ведомственных, типовых и других перечней. Оценка проводится с полистным просмотром каждого дела, оценкой целостности документа.
- Составление акта об отборе дел, не подлежащих хранению, его согласование и утверждение. В акте указываются название, выходные данные и сроки хранения для каждого документа, количество единиц хранения, дополнительная информация.
- Передача, процесс физического уничтожения. Для передачи оформляется приемо-сдаточная накладная с указанием даты, количества дел, точного веса. Утилизация осуществляется под строгим контролем ответственного работника с составлением акта в произвольной форме.
Утилизации подлежат документы с временными сроками хранения (до 10 лет) и дела, хранение или использование которых невозможно из-за сильных повреждений источника. Процедура уничтожения контролируется специальной комиссией, состав которой утверждается в Приказе, издаваемом руководителем предприятия.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.
Платежная система "Мир" занимает центральное место в современной финансовой структуре России, особенно учитывая текущую геополитическую обстановку и ограничения, наложенные на другие международные платежные системы, такие как "Виза" и "Мастеркард".
Каждый из нас сталкивается с финансовыми вопросами и порой даже трудностями. Однако что делать, если вдруг ваша зарплатная карта арестована? Это реальность или всего лишь миф? Как правильно действовать в такой ситуации и как защитить свои средства? Давайте разберемся вместе, опустившись в глубины вопросов и мифов о аресте зарплатной карты.
Индексация зарплаты — это процесс пересмотра уровня вознаграждения работников с учетом изменения уровня цен на товары и услуги в экономике. Эта процедура обычно выполняется с целью сохранения реальной (по сути) покупательной способности зарплаты работников, что помогает компенсировать рост инфляции.
Оклад - это одна из основных составляющих заработной платы, которую получают работники на постоянной основе. Он не зависит от количества отработанных часов и может иметь несколько разновидностей. В данном информационном тексте мы рассмотрели определение оклада, его разновидности, преимущества и недостатки для работников и работодателей.
Если говорить про современное производство, то для большинства заводов, фабрик и прочих предприятий, выпускающих продукцию массового производства, однотипную по своим характеристикам и внешнему виду, актуальным до сих пор остается тарифная система оплаты труда.