Типовые сроки хранения документов в организации

Каждый документ имеет свой срок хранения и рано или поздно устаревает. Работники должны своевременно обновлять документацию и не занимать свое рабочее место ненужной и лишней макулатурой.

К кому обратиться, чтобы узнать регламентированное законодательством время возможного хранения документов?

Для начала делопроизводителю нужно тщательно просмотреть основной список документов, так как именно там содержится главная информация. Комиссия экспертов во время проверок пользуется специальным списком, который содержит все о сроках и времени хранения каждого типа документа, размещенных данной организацией в собственном архиве.

Понятие перечень документов

Перечень документов — это систематизированная список, содержащий информацию обо всех документах и сроках хранения бумаг, содержащихся в архиве данной организации.

Что включают в категорию «типовая документация»?

• документы отдела бухгалтерии;
• приказы от руководства организации;
• всевозможные отчеты;
• документы, содержащие информацию по личному составу и другие.

Независимо от того, чем занимается организация, в обязательном порядке должны присутствовать списки типовых документов. В этом перечне имеются данные об установленных законодательством разрешенных сроках хранения.

Срок возможного хранения каждого документа регламентируется законом от 2010 года.

К тому же необходимо тщательно изучить ведомственные перечни, так как данная документация осуществляет охват всех архивных видов документов, а также классифицируют их по отдельным отраслям. Сроки хранения могут отличаться.

Три типа сроков хранения:

• Кратковременный тип подразумевает время менее 10 лет.
• Долговременный тип позволяет хранить более 10 лет.
• К третьему типу относят список документов, который подлежит уничтожению в ближайшее время.

Сроки хранения типовых управленческих документов в архиве:

• для личных дел составляет 75 лет;
• для журналов регистрации несчастных случаев, которые произошли на производстве составляет 75 лет;
• для документации связанной с финансовыми сторонами, нужен постоянный срок хранения;
• для гарантийных писем составляет не более 36 месяцев;
• для актов проверок кассы тоже 36 месяцев;
• для актов проверок ФХД составляет 60 месяцев.

Когда начинается исчисление срока хранения документа?

Срок хранения для отдельного документа будет исчисляться с начала года, но следующего за годом, когда было осуществлено окончание делопроизводства, то есть с 1.01. Для примера:

«отработавший» документ будет храниться в архиве с 1 января 2020 года, так как действие бумаги закончилось в мае 2019 года.

Как поступать с документами, если их нельзя хранить? Благодаря типовым перечням и перечням из ведомства можно определить не только срок хранение, но и время, когда нужно уничтожать тот или иной документ.

Бумаги, срок действия которых истек, подлежат немедленному уничтожению, но сначала нужно будет составить подтверждающий акт.

Что должен содержать акт об уничтожении?

• Название документа;
• Индексы;
• Заголовки и другие данные.

Административная ответственность

В статьях 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ можно найти информацию о различных административных и гражданско-правовых ответственностях, которые последуют за нарушениями законов о хранении документации.

Что светит за нарушение этих статей?

• Предупреждение,
• Штраф,
• Дисквалификация.

Судебная практика

Именно в гражданском суде будут рассматриваться дела за нарушение правил хранения данных. Все архивные документы требуют особо контроля. Сейчас проверяющие следуют предписанию «Правил организации хранения Минкультуры РФ за 2007 год», хотя этот закон уже устарел.

Контролю подвергаются все организации без исключения для того, чтобы вовремя выявить все нарушения. Новый закон на данный момент не создан, поэтому все проверки проходят по старым меркам.

Какие штрафы светят?

Большинство штрафов выдвигаются государственным и муниципальным организациям, минимальные и соответствуют статье 13.20.

Другим организациям следует выплатить повышенные штрафы до 300 000 рублей, так как в таких случаях будут полагаться на статью 13.25, в которой содержатся иные условия.