Типовые сроки хранения документов в организации


107   989
Типовые сроки хранения документов в организации

Каждый документ имеет свой срок хранения и рано или поздно устаревает. Работники должны своевременно обновлять документацию и не занимать свое рабочее место ненужной и лишней макулатурой.

К кому обратиться, чтобы узнать регламентированное законодательством время возможного хранения документов?

Для начала делопроизводителю нужно тщательно просмотреть основной список документов, так как именно там содержится главная информация. Комиссия экспертов во время проверок пользуется специальным списком, который содержит все о сроках и времени хранения каждого типа документа, размещенных данной организацией в собственном архиве.

Понятие перечень документов

Перечень документов — это систематизированная список, содержащий информацию обо всех документах и сроках хранения бумаг, содержащихся в архиве данной организации.

Что включают в категорию «типовая документация»?

  • документы отдела бухгалтерии;
  • приказы от руководства организации;
  • всевозможные отчеты;
  • документы, содержащие информацию по личному составу и другие.

Независимо от того, чем занимается организация, в обязательном порядке должны присутствовать списки типовых документов. В этом перечне имеются данные об установленных законодательством разрешенных сроках хранения.

Срок возможного хранения каждого документа регламентируется законом от 2010 года.

К тому же необходимо тщательно изучить ведомственные перечни, так как данная документация осуществляет охват всех архивных видов документов, а также классифицируют их по отдельным отраслям. Сроки хранения могут отличаться.

Три типа сроков хранения:

  • Кратковременный тип подразумевает время менее 10 лет.
  • Долговременный тип позволяет хранить более 10 лет.
  • К третьему типу относят список документов, который подлежит уничтожению в ближайшее время.

Сроки хранения типовых управленческих документов в архиве:

  • для личных дел составляет 75 лет;
  • для журналов регистрации несчастных случаев, которые произошли на производстве составляет 75 лет;
  • для документации связанной с финансовыми сторонами, нужен постоянный срок хранения;
  • для гарантийных писем составляет не более 36 месяцев;
  • для актов проверок кассы тоже 36 месяцев;
  • для актов проверок ФХД составляет 60 месяцев.

Когда начинается исчисление срока хранения документа?

Срок хранения для отдельного документа будет исчисляться с начала года, но следующего за годом, когда было осуществлено окончание делопроизводства, то есть с 1.01. Для примера:

«отработавший» документ будет храниться в архиве с 1 января 2020 года, так как действие бумаги закончилось в мае 2019 года.

Как поступать с документами, если их нельзя хранить? Благодаря типовым перечням и перечням из ведомства можно определить не только срок хранение, но и время, когда нужно уничтожать тот или иной документ.

Бумаги, срок действия которых истек, подлежат немедленному уничтожению, но сначала нужно будет составить подтверждающий акт.

Что должен содержать акт об уничтожении?

  • Название документа;
  • Индексы;
  • Заголовки и другие данные.

Административная ответственность

В статьях 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ можно найти информацию о различных административных и гражданско-правовых ответственностях, которые последуют за нарушениями законов о хранении документации.

Что светит за нарушение этих статей?

  • Предупреждение,
  • Штраф,
  • Дисквалификация.

Судебная практика

Именно в гражданском суде будут рассматриваться дела за нарушение правил хранения данных. Все архивные документы требуют особо контроля. Сейчас проверяющие следуют предписанию «Правил организации хранения Минкультуры РФ за 2007 год», хотя этот закон уже устарел.

Контролю подвергаются все организации без исключения для того, чтобы вовремя выявить все нарушения. Новый закон на данный момент не создан, поэтому все проверки проходят по старым меркам.

Какие штрафы светят?

Большинство штрафов выдвигаются государственным и муниципальным организациям, минимальные и соответствуют статье 13.20.

Другим организациям следует выплатить повышенные штрафы до 300 000 рублей, так как в таких случаях будут полагаться на статью 13.25, в которой содержатся иные условия.





Была ли эта статья полезна?

100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна

0 комментариев
Оставьте комментарий
Последние опубликованные материалы

Может ли директор работать на 0.5 ставки

Существует ряд причин по которым директор вынужден работать на 0,5 ставки и совмещать свою основную деятельность с дополнительной занятостью. На законодательном уровне в соответствии со с.57 ТК РФ нет запрета на работу наемного сотрудника.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 14.01.2021


Отпуск при работе на полставки

Неполная занятость – распространенное явление в практике трудовых отношений, ставшее ещё более частым во время пандемии коронавируса. Работник может быть занят неполный рабочий день, либо трудиться в рамках неполной рабочей недели.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 12.01.2021


Совместительство двух должностей по 0,5 ставки

В случае, если требуется, чтобы сотрудник одновременно занимал две должности, при этом имел не 1,5 ставки, а две ставки по 0,5, решить данную задачу достаточно просто.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 29.12.2020



Стаж при работе на 0.5 ставки

Выполнение трудовых обязанностей на неполную ставку вызывает у сотрудника и работодателя массу вопросов – какие социальные гарантии полагаются, как рассчитывается заработная плата и как формируется трудовой стаж?

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 24.12.2020


Кого нельзя сокращать при сокращении штата

Необходимость сокращения штата может возникнуть по абсолютно разным причинам. Но для работника отдела кадров это означает только необходимость грамотного и надлежащего оформления данной процедуры.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 22.12.2020


Сокращают ли беременных при сокращении штата

Наличие беременности автоматически наделяет сотрудницу любой организации новыми для нее правами. Согласно Трудовому Кодексу, женщину, находящуюся в положении, не только нельзя заставлять работать сверх нормы, но и уволить.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 17.12.2020




Как найти работу в Германии русскому бесплатно

Германия – одна из самых привлекательных стран для иностранцев, ищущих работу. Высокий уровень жизни, стабильные выплаты заработной платы, социальная защищенность населения – неполный перечень причин, которые привлекают рабочую силу из России сюда.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 15.12.2020


Права уволенных по сокращению штатов

Увольнение сотрудников в связи с сокращением штатов имеет свои особенности. Прежде всего, это относится к предоставлению работникам ряда прав. Давайте разбираться, какие права имеют уволенные в связи с сокращением штатов сотрудники?

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 10.12.2020


Перевод работника на простой

Простой подразумевает под собой временную остановку рабочих процессов, которая связана с экономической, технической или организационной проблемой, что прописано в статье 72_2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 02.12.2020



Отстранение от работы по мед показаниям

Если работнику запрещают выполнять трудовые обязанности по каким-то причинам, то это является отстранением от работы. Работодатель может запретить работнику выполнять рабочие обязанности, основываясь на федеральные законы и нормативные акты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 27.11.2020


Сроки увольнения работника по соглашению сторон

Нередки ситуации, когда работник и работодатель приходят к одинаковому решению - прекратить трудовые правоотношения. Результатом данных мыслей и волеизъявлений становится подписание соглашения - документа, который является основанием для увольнения.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 25.11.2020


«Банкор», отзывы сотрудников: почему чая, печенек и дружного...

«Молодая динамично развивающаяся компания ищет специалистов. Достойная оплата труда, устройство по ТК, чай, кофе, печенье и дружный коллектив» – таких объявлений тысячи, и каждое рассказывает о чем-то своем: о копировальном центре, о будущем IT-холдинге,

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 07.10.2020




Составление резюме онлайн

Составление резюме – это настоящее искусство, и оно требует определенных навыков. Грамотно составленное резюме повышает шансы соискателя найти подходящую работу в предельно короткие сроки.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 27.04.2020


Контент-менеджер на сайте футбол-прогнозы

Контент-менеджер на сайте футбол-прогнозы.ru – идеальная возможность получить интересную, престижную и высокооплачиваемую работу. Ставки на спорт широко распространены и популярны, как в России, так и далеко за ее пределами, поэтому эта сфера деятельности

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 28.02.2020


Онлайн-проверка сотрудников – уникальное предложение сервиса IDX

Поиск и прием на работу новых сотрудников – одна из базовых функций любого HR-подразделения компании. Естественно, что каждый соискатель проходит проверку – как профессиональных навыков, так и благонадежности (в широком смысле этого слова).

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 18.02.2020



Деловые бизнес игры для Центров оценки, корпоративные деловые...

Хотите оценить своих сотрудников и кандидатов на вакантные должности, узнать, на что они способны, как решают нестандартные задачи?

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 24.01.2020


Производственный календарь на 2021 год

Производственный календарь на 2021 год включает 365 календарных, 249 рабочих и 116 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 987 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 787,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 190,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 21.01.2020


Оценка и аттестация персонала организации

Аттестация и оценка персонала может быть как разовой, так и регулярной. Такую работу часто производят специалисты.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 21.01.2020




Иммунизация иностранного персонала - основные моменты

Работодатели, в штате которых работают иностранцы, в обязательном порядке должны делать сотрудникам прививки от кори. В последние годы на территории Европы и Азии зафиксированы многочисленные случаи этой болезни.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 15.11.2019


Сервис подбора вакансий в СПб

Когда квалифицированный специалист принимает решение сменить место работы, перед ним встает сложный выбор - куда пойти, чтобы обрести моральное и материальное удовлетворение от выполняемых трудовых функций?

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 14.11.2019


Как начать работать в Яндекс.Такси

Работа таксистом привлекает неограниченными заработками. Только вот устроиться на такую работу без рекомендаций удается крайне редко.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 29.10.2019



Минимальный размер оплаты труда в Турции

На сегодняшний день правительство Турции поставило перед собой задачу сократить разницу между благосостоянием богатого и бедного населения. Достичь этой цели планируется при помощи регулирования размера минимальной оплаты труда. Чем выше МРОТ, тем быстрее

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 23.09.2019


Минимальный размер оплаты труда в Белоруссии

В рамках реализации социальной политики руководство многих мировых государств устанавливает минимальный размер оплаты труда (МРОТ), ниже которого работодатель не имеет права платить зарплату своим сотрудникам. Единственное условие – выработка на 100% норм

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 20.09.2019


На что влияет минимальный размер оплаты труда

На сегодняшний день размер оплаты труда является одним из важнейших показателей уровня жизни и благополучия населения в стране. Кроме того, данный критерий часто используется государством для регулирования рынка труда. Что же такое МРОТ и на что влияет да

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 18.09.2019




Производственный календарь на 2020 год

Производственный календарь на 2020 год включает 366 календарных, 224 рабочих и 142 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 788 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 608,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 071,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 07.06.2019


Унифицированная форма № Т-8a

Унифицированная форма № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.03.2019


Унифицированная форма № Т-5

Унифицированная форма № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.02.2019



Унифицированная форма № Т-7

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 22.12.2018


Унифицированная форма № Т-6а

Унифицированная форма № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 02.12.2018


Унифицированная форма № Т-6

Унифицированная форма № Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 25.11.2018




Унифицированная форма № Т-5а

Унифицированная форма № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 24.11.2018


Унифицированная форма № Т-4

Унифицированная форма № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 15.11.2018


Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)

Унифицированная форма № Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 12.11.2018



Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-3 - штатное расписание. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 07.11.2018


Унифицированная форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 - личная карточка работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 05.11.2018


Должностная инструкция главного библиотекаря

Должностная инструкция главного библиотекаря - образец 2020/2021 года. Должностные обязанности главного библиотекаря, права главного библиотекаря, ответственность главного библиотекаря.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 16.09.2018



Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта - образец 2020/2021 года. Должностные обязанности диспетчера автомобильного транспорта, права диспетчера, ответственность диспетчера.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 15.07.2018


Должностная инструкция водителя экспедитора

Примерная форма должностной инструкция водителя экспедитора - образец 2020/2021 года. Должностные обязанности водителя экспедитора, права водителя экспедитора, ответственность водителя экспедитора.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 24.05.2018


Производственный календарь на 2019 год

Производственный календарь на 2019 год включает 365 календарных, 247 рабочих и 118 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 970 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 772,4 рабочих часов, при 24-часовой - 1 179,6 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 22.05.2018



HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info


© 2013 - 2021. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.


Яндекс.Метрика