Типовые сроки хранения документов в организации


97   960
Типовые сроки хранения документов в организации

Каждый документ имеет свой срок хранения и рано или поздно устаревает. Работники должны своевременно обновлять документацию и не занимать свое рабочее место ненужной и лишней макулатурой.

К кому обратиться, чтобы узнать регламентированное законодательством время возможного хранения документов?

Для начала делопроизводителю нужно тщательно просмотреть основной список документов, так как именно там содержится главная информация. Комиссия экспертов во время проверок пользуется специальным списком, который содержит все о сроках и времени хранения каждого типа документа, размещенных данной организацией в собственном архиве.

Понятие перечень документов

Перечень документов — это систематизированная список, содержащий информацию обо всех документах и сроках хранения бумаг, содержащихся в архиве данной организации.

Что включают в категорию «типовая документация»?

  • документы отдела бухгалтерии;
  • приказы от руководства организации;
  • всевозможные отчеты;
  • документы, содержащие информацию по личному составу и другие.

Независимо от того, чем занимается организация, в обязательном порядке должны присутствовать списки типовых документов. В этом перечне имеются данные об установленных законодательством разрешенных сроках хранения.

Срок возможного хранения каждого документа регламентируется законом от 2010 года.

К тому же необходимо тщательно изучить ведомственные перечни, так как данная документация осуществляет охват всех архивных видов документов, а также классифицируют их по отдельным отраслям. Сроки хранения могут отличаться.

Три типа сроков хранения:

  • Кратковременный тип подразумевает время менее 10 лет.
  • Долговременный тип позволяет хранить более 10 лет.
  • К третьему типу относят список документов, который подлежит уничтожению в ближайшее время.

Сроки хранения типовых управленческих документов в архиве:

  • для личных дел составляет 75 лет;
  • для журналов регистрации несчастных случаев, которые произошли на производстве составляет 75 лет;
  • для документации связанной с финансовыми сторонами, нужен постоянный срок хранения;
  • для гарантийных писем составляет не более 36 месяцев;
  • для актов проверок кассы тоже 36 месяцев;
  • для актов проверок ФХД составляет 60 месяцев.

Когда начинается исчисление срока хранения документа?

Срок хранения для отдельного документа будет исчисляться с начала года, но следующего за годом, когда было осуществлено окончание делопроизводства, то есть с 1.01. Для примера:

«отработавший» документ будет храниться в архиве с 1 января 2020 года, так как действие бумаги закончилось в мае 2019 года.

Как поступать с документами, если их нельзя хранить? Благодаря типовым перечням и перечням из ведомства можно определить не только срок хранение, но и время, когда нужно уничтожать тот или иной документ.

Бумаги, срок действия которых истек, подлежат немедленному уничтожению, но сначала нужно будет составить подтверждающий акт.

Что должен содержать акт об уничтожении?

  • Название документа;
  • Индексы;
  • Заголовки и другие данные.

Административная ответственность

В статьях 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ можно найти информацию о различных административных и гражданско-правовых ответственностях, которые последуют за нарушениями законов о хранении документации.

Что светит за нарушение этих статей?

  • Предупреждение,
  • Штраф,
  • Дисквалификация.

Судебная практика

Именно в гражданском суде будут рассматриваться дела за нарушение правил хранения данных. Все архивные документы требуют особо контроля. Сейчас проверяющие следуют предписанию «Правил организации хранения Минкультуры РФ за 2007 год», хотя этот закон уже устарел.

Контролю подвергаются все организации без исключения для того, чтобы вовремя выявить все нарушения. Новый закон на данный момент не создан, поэтому все проверки проходят по старым меркам.

Какие штрафы светят?

Большинство штрафов выдвигаются государственным и муниципальным организациям, минимальные и соответствуют статье 13.20.

Другим организациям следует выплатить повышенные штрафы до 300 000 рублей, так как в таких случаях будут полагаться на статью 13.25, в которой содержатся иные условия.





Была ли эта статья полезна?

100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна

0 комментариев
Оставьте комментарий
Последние опубликованные материалы

Отстранение от работы по мед показаниям

Если работнику запрещают выполнять трудовые обязанности по каким-то причинам, то это является отстранением от работы. Работодатель может запретить работнику выполнять рабочие обязанности, основываясь на федеральные законы и нормативные акты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 27.11.2020


Сроки увольнения работника по соглашению сторон

Нередки ситуации, когда работник и работодатель приходят к одинаковому решению - прекратить трудовые правоотношения. Результатом данных мыслей и волеизъявлений становится подписание соглашения - документа, который является основанием для увольнения.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 25.11.2020


Чем лучше увольнение по соглашению сторон

Если сотрудник предприятия уволен по обоюдному согласию, значит, договоренность с работодателем была достигнута по всем пунктам, в том числе и относительно всех положенных выплат.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 23.11.2020



Уведомление о сокращении численности штата

Одним из этапов процедуры сокращения работников выступает уведомление. Процедура осуществляется при помощи установленного порядка, она подразумевает персональное уведомление работника, который должен поставить подпись в документе.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 06.11.2020


Как оплачивается простой на предприятии

Простой - это остановка рабочего процесса на предприятии, которая может быть вызвана самыми разными причинами. Чаще всего простои возникают в результате технологических или экономических причин, а также людского фактора.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 03.11.2020


Что выплачивают при увольнении по соглашению сторон?

Соглашение сторон на сегодняшний момент – одна из самых распространенных и востребованных форм прекращения взаимоотношений между работником и работодателем.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 30.10.2020




Сокращение численности и штата. В чем разница

Вопрос сокращения сотрудников становится дилеммой не только для работников фирмы, но и для начальства. Причины увольнения могут быть разными. Сотруднику, попавшему под сокращение, приходится возвращаться к поиску работы.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 28.10.2020


Какое пособие выплачивается при сокращении штатов

Сокращение штата – это основание для увольнения, причем по инициативе работодателя. В этом случае какие-то должности или целые подразделения исключаются из штатного расписания. Поговорим более подробно о том, какие суммы должны быть выплачены.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 23.10.2020


Сокращение штатов. Кого сокращают в первую очередь

Сокращение штата – неприятная процедура, причем для всех участников этого процесса: и для того, кто увольняет, и для тех, кого увольняют. Первым приходится принимать решение, кого уволить, а кого оставить, а вторым, понятное дело, остаться без работы.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 21.10.2020



Как правильно оформить дистанционную работу

Современные условия деятельности экономики в условиях распространения множественных вирусов, вынуждают работодателей организовывать для работников условия для удаленной работы.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 16.10.2020


«Банкор», отзывы сотрудников: почему чая, печенек и дружного...

«Молодая динамично развивающаяся компания ищет специалистов. Достойная оплата труда, устройство по ТК, чай, кофе, печенье и дружный коллектив» – таких объявлений тысячи, и каждое рассказывает о чем-то своем: о копировальном центре, о будущем IT-холдинге,

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 07.10.2020


Составление резюме онлайн

Составление резюме – это настоящее искусство, и оно требует определенных навыков. Грамотно составленное резюме повышает шансы соискателя найти подходящую работу в предельно короткие сроки.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 27.04.2020




Контент-менеджер на сайте футбол-прогнозы

Контент-менеджер на сайте футбол-прогнозы.ru – идеальная возможность получить интересную, престижную и высокооплачиваемую работу. Ставки на спорт широко распространены и популярны, как в России, так и далеко за ее пределами, поэтому эта сфера деятельности

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 28.02.2020


Онлайн-проверка сотрудников – уникальное предложение сервиса IDX

Поиск и прием на работу новых сотрудников – одна из базовых функций любого HR-подразделения компании. Естественно, что каждый соискатель проходит проверку – как профессиональных навыков, так и благонадежности (в широком смысле этого слова).

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 18.02.2020


Деловые бизнес игры для Центров оценки, корпоративные деловые...

Хотите оценить своих сотрудников и кандидатов на вакантные должности, узнать, на что они способны, как решают нестандартные задачи?

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 24.01.2020



Производственный календарь на 2021 год

Производственный календарь на 2021 год включает 365 календарных, 249 рабочих и 116 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 987 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 787,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 190,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 21.01.2020


Оценка и аттестация персонала организации

Аттестация и оценка персонала может быть как разовой, так и регулярной. Такую работу часто производят специалисты.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 21.01.2020


Иммунизация иностранного персонала - основные моменты

Работодатели, в штате которых работают иностранцы, в обязательном порядке должны делать сотрудникам прививки от кори. В последние годы на территории Европы и Азии зафиксированы многочисленные случаи этой болезни.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 15.11.2019




Сервис подбора вакансий в СПб

Когда квалифицированный специалист принимает решение сменить место работы, перед ним встает сложный выбор - куда пойти, чтобы обрести моральное и материальное удовлетворение от выполняемых трудовых функций?

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 14.11.2019


Как начать работать в Яндекс.Такси

Работа таксистом привлекает неограниченными заработками. Только вот устроиться на такую работу без рекомендаций удается крайне редко.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 29.10.2019


Минимальный размер оплаты труда в Турции

На сегодняшний день правительство Турции поставило перед собой задачу сократить разницу между благосостоянием богатого и бедного населения. Достичь этой цели планируется при помощи регулирования размера минимальной оплаты труда. Чем выше МРОТ, тем быстрее

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 23.09.2019



Минимальный размер оплаты труда в Белоруссии

В рамках реализации социальной политики руководство многих мировых государств устанавливает минимальный размер оплаты труда (МРОТ), ниже которого работодатель не имеет права платить зарплату своим сотрудникам. Единственное условие – выработка на 100% норм

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 20.09.2019


На что влияет минимальный размер оплаты труда

На сегодняшний день размер оплаты труда является одним из важнейших показателей уровня жизни и благополучия населения в стране. Кроме того, данный критерий часто используется государством для регулирования рынка труда. Что же такое МРОТ и на что влияет да

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 18.09.2019


Работник в командировке доезжает до учёбы на метро:...

Да, это является обязанностью работодателя, сообщили в Роструде.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 11.09.2019




Производственный календарь на 2020 год

Производственный календарь на 2020 год включает 366 календарных, 224 рабочих и 142 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 788 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 608,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 071,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 07.06.2019


Унифицированная форма № Т-8a

Унифицированная форма № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.03.2019


Унифицированная форма № Т-5

Унифицированная форма № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.02.2019



Унифицированная форма № Т-7

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 22.12.2018


Унифицированная форма № Т-6а

Унифицированная форма № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 02.12.2018


Унифицированная форма № Т-6

Унифицированная форма № Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 25.11.2018




Унифицированная форма № Т-5а

Унифицированная форма № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 24.11.2018


Унифицированная форма № Т-4

Унифицированная форма № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 15.11.2018


Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)

Унифицированная форма № Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 12.11.2018



Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-3 - штатное расписание. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 07.11.2018


Унифицированная форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 - личная карточка работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 05.11.2018


Должностная инструкция главного библиотекаря

Должностная инструкция главного библиотекаря - образец 2020 года. Должностные обязанности главного библиотекаря, права главного библиотекаря, ответственность главного библиотекаря.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 16.09.2018



Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта - образец 2020 года. Должностные обязанности диспетчера автомобильного транспорта, права диспетчера, ответственность диспетчера.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 15.07.2018


Должностная инструкция водителя экспедитора

Примерная форма должностной инструкция водителя экспедитора - образец 2020 года. Должностные обязанности водителя экспедитора, права водителя экспедитора, ответственность водителя экспедитора.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 24.05.2018


Производственный календарь на 2019 год

Производственный календарь на 2019 год включает 365 календарных, 247 рабочих и 118 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 970 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 772,4 рабочих часов, при 24-часовой - 1 179,6 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 22.05.2018



HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info


© 2013 - 2020. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.


Яндекс.Метрика