Сроки хранения кадровых документов в 2021 году

Росархив и Министерство культуры Российской Федерации подготовили приказ под № 236 от 20.12.2019 г., определяющий сроки сохранности разных видов документации в 2021 г. Юридическую силу приказ получил 18.02.2020 г.

Кроме него, в данной сфере действует целый ряд нормативных актов, регламентирующих, какой период сохранности является обязательным для того или иного типа формуляра.

Перечень периодов хранения документации в 2021 г

Любой список периодов сохранности официальной документации организации создается для того, чтобы лица, на которые возложена обязанность следить за сбережением формуляров, точно знали, на протяжении какого временного отрезка они должны:

• защищать вверенные им документы от внесения изменений;
• обеспечивать наличие всех формуляров, которые были использованы в работе организации;
• отвечать за то, чтобы документы сохраняли свою целостность и не были повреждены.

Соблюдение сроков, указанных в перечне, причиняет субъектам хозяйственной деятельности ряд неудобств и затрачивает время сотрудников на создание и ведение архива.

Но, если точно знать период наиболее востребованных направлений делопроизводства, организации и индивидуальные предприниматели избавляются от всех проблем, связанных с сотрудниками компании и представителями других организаций, как пользователями информации, хранящейся в документальном виде.

Самым простым примером полезности и востребованности периодов хранения документальной информации в 2021 г. является возможность личного присутствия представителей юридического лица или индивидуального предпринимателя в проверках, осуществляемых налоговой инспекцией на выезде, включая встречные проверки, охватывающих документацию за 3 предыдущих года.

Стандартный перечень 2021г. и его особенности

Основным типовым перечнем периодов сохранности документальной информации в 2021 году, становится реестр, указанный в приказе № 236.

Российский государственный архив, выступающий в качестве органа исполнительной власти в сфере организации архивного дела и ведения делопроизводства, опубликовал перечень документов, подлежащих регулированию и периодов их хранения.

В приказе присутствует алфавитный указатель, облегчающий работу архивных сотрудников, поскольку в нем документы классифицированы по группам в зависимости от своего формуляра.

И, наконец, этот перечень сопровождается инструкцией по эксплуатации, введенной в правовое поле приказом № 237 от 20.12.2021,т и выданной Государственным архивом.

Типовой список, изданный Росархивом, регламентирует каждый используемый в бизнесе шаблон по критериям:

• разновидность формуляра или бланка;
• длительность сохранения бланка — на постоянной основе, на протяжении определенного календарного срока, до окончания периода надобности;
• примечания, разработанные для документов, исключенных из общих правил или использующиеся в применении к определенной ситуации.

Указанные в перечне Росархива сроки хранения документации в 2021 году, подразделяются на статьи с номерами, а они, в свою очередь калиброваны на другие единицы.

Например, статья 7 регламентирует сохранность документов, связанных с трудовыми отношениями. Она подразделена на такие категории, как:

• организация и трудовые условия в учреждениях;
• нормирование труда, формирование заработной платы, ведение табелей и пр.;
• охрана труда и трудовых взаимоотношений.

Наличие мелких категорий позволяет сделать перечень удобным в использовании и упростить работу с большой таблицей, в которой будут перечислены сроки сохранности разнородной кадровой документации.

Кроме приказа № 236, выданного Росархивом, регулирующего сроки хранения документации, разработаны специализированные перечни, в которых указаны периоды сбережения документов. В их числе необходимо отметить реестр формуляров, использующихся в научно-технических организациях и на производствах, подготовленный приказом .№ 1182 от 31.07.2007г. Министерства культуры РФ.

Что касается сроков хранения образцов по отраслям, с примерами их заполнения, подготовленных в 80-90 хх гг. ХХ ст., то они регулируются перечнем Главархива СССР от 15.08.1988г.

Федеральным органам власти разрешено устанавливать собственные правила, предварительно согласовав их с Росгосархивом. Так, Минфин, Таможенная и Налоговая служба, Росстат, Генпрокуратура, Минюст и пр. уже давно внедрили собственные типовые списки сроков сохранности документации.

Акционерные общества, выпускающие на рынок ценные бумаги, обязаны действовать в рамках предписания № 03-33/пс — от 16.07.2003г.

Локальные акты в 2021г

На местном уровне уточнение общегосударственных правил можно осуществить во внутреннем акте, принятым в организации или индивидуальным предпринимателем. Для этого можно использовать Положение о ведении архива, в котором заданы сроки сохранности документальных носителей в 2021 г.

Обновленные сроки сохранности документации в 2021 г

С 18.02. 2020 г. вступил в силу приказ Росархива относительно обновления периодов сохранности документации, в котором были затронуты такие документы:

• счет-фактуры;
• свидетельства о недостачах и/или хищениях;
• ведомости по заработной плате;
• Книга учета затрат и поступлений при УСН;
• амортизационные регистры материальных и нематериальных активов и пр.

Кадровые документы в 2021 г

В октябре 2020г. было введено понятие критической меры по Административному кодексу для компаний и ИП, нарушающих правила формирования, использования и сохранности архивной документации.

Это означает, что юридические лица, не соблюдающие срок хранения документации в 2021г., будут оштрафованы на сумму 500-10.000 рублей, индивидуальные предприниматели — в размерах 1.000-3.000 рублей, должностные лица — 3.000-6.000 рублей. Напомним, что предыдущие штрафные санкции варьировались в размере 300-500 рублей.

Сроки хранения документов в 2021 г

Общепринятым правилом является определение в качестве начальной даты 1 января года, который следует за тем, в котором было завершено рассмотрение вопроса по документу.

Кроме такого обобщения относительно времени отсчета, выведены и специальные даты, например, если в перечне написано сохранять формуляр определенный срок после внесения последней записи или после того, как долг будет направлен на принудительное взыскание.