Сроки хранения документов здравоохранения

 Каждое медицинское учреждение в обязательном порядке должно соблюдать определенные условия по хранению документации. В представленной ниже информации подробно описан срок хранения медицинских документов и порядок организации этого хранения. Стоит отметить, что все правила основаны на законодательных актах, на федеральном законодательстве, на постановлениях Минздрава и так далее.

Срок хранения документов

 Прежде чем отметить срок хранения необходимых медицинских документов, стоит отметить, что это разные медицинские формы, которые ведут медсотрудники, оказывающие медицинские услуги и фиксирующие в них проведенные процедуры, результаты анализов и другие манипуляции.

Существует официальное законодательство, в котором перечислены сроки хранения документов. Они различаются в зависимости от того, к какой категории относится медицинское учреждение, является ли оно бюджетным или коммерческим. Также в них прописаны такие важные аспекты по документам, как:

• проведение аналитических мероприятий;
• осуществление экспертизы;
• бюджетная смета;
• отчеты по документам;
• документы на субсидию;
• платежные ведомости;
• документы по составлению грантов;
• бумаги о доходах физических лиц;
• реестр сведений;
• бухгалтерские документы;
• счета-фактуры;
• счета по страховым взносам;
• карточки и справки
• журнал регистрации. 

Все перечисленные выше документы, как правило, имеют особое практическое значение и в полном объеме используются в современных медучреждениях. Каждая из этих категорий документов имеет свой срок хранения. Хранятся эти бумаги и справки в архиве. По прохождении определенного срока их нужно уничтожать.

Правила хранения документов

По той причине, что в медицинских документах, как правило, вниманию представлена персональная информация, существуют определенные правила по их хранению.

Хранение информации требует, чтобы она обрабатывалась без какой-либо автоматизации. Данные необходимо записывать на специальных бланках или на каких-то конкретных материальных носителях. Среди них можно выделить бумаги и компьютерные программы. К первым относятся карточки больного, разные справки и выписки.

Храниться такие документы должны в специальном кабинете. При этом в медучреждении должно быть несколько сотрудников, которые могут работать с такими архивными документами. В обязательном порядке необходимо вести журналы доступа. Как правило, пользоваться архивными документами может главврач, его заместитель, операторы, врачи-статистики и регистраторы приемного отделения.

 Данные, которые имеют разные цели обработки, должны храниться на отдельных материальных носителях. Например, амбулаторные карты пациента хранятся в одном разделе, карты выбывших из стационара в другом. Несанкционированный доступ к архивным документам должен быть полностью исключен. При этом каждое медицинское учреждение самостоятельно определяют, как защитить подобные документы, как предотвратить утечку индивидуальной информации.

Порядок хранения документов

 Согласно федеральному законодательству, которое касается архивного дела, медицинские документы, которые относятся к этой категории, могут относиться к муниципальной, частной и государственной собственности. Особых правил в зависимости от категории документов и к их хранению не существует. Собственник медучреждения разрабатывает и устанавливает их самостоятельно.

Если такие документы находятся в собственности государства, то уничтожаются они исключительно на основе специального нормативного акта. Муниципальные органы определяют срок хранения и порядок уничтожения муниципальных медицинских документов.

 Если нет отдела, который регулирует хранение медицинских документов, их можно оставить во внутренних документах самого медучреждения. При этом данная организация самостоятельно принимает решение относительно того, как хранить документы не только от посягательств посторонних, но и от пожаров. В большинстве случаев любое медучреждение вынуждено хранить в архиве достаточно большой объем всевозможных документов. Именно по этой причине  во время их утилизации требуется обращаться в сторонние компании. Желательно заключить с ними договор.

Не менее важно обратить внимание, что разрабатывая локальные акты, требуется принять во внимание, что в медицинских документах, как правило, присутствуют специальные персональные данные о пациенте. Они относятся к определенной врачебной тайне. Именно по этой причине документы нужно уничтожать таким образом, чтобы полностью исключить возможность потери подобных сведений. Подобный подход поможет получить максимально надежное и безопасное хранение медицинских документов.