Сроки хранения документов в государственных архивах

Все документы, которые выходят из оборота, как правило, передаются на архивное хранение. Передача должна выполняться в полном соответствии с требованиями, которые устанавливаются российским законодательством. Очень важно обеспечить данный процесс всеми необходимыми условиями для того, чтобы документы при необходимости можно было использовать в последующем. 

Например, это необходимо для того, чтобы обойти проблемы социального характера. Одновременно с этим сотрудникам, которые занимаются ведением дел в государственных архивах, могут отказать кому-то передавать документы. Как правило, это характерно в тех случаях, когда они не были должным образом оформлены.

Порядок  передачи документов на хранение в государственных архивах

 В первую очередь, проводится экспертиза того, насколько практичен и ценен с научной точки зрения данный документ. Данная процедура является первой при передаче хранения документов в архив. Экспертиза предоставляет возможность выявить какие-либо допущенные в процессе хранения бумаги ошибки, которые характеризуются непродолжительным сроком хранения. Также экспертиза, с помощью которой определяется ценность, подразумевает под собой определенный анализ документа, в процессе которого определяется, какие документы хранить, какие уничтожить. Те которые передаются в архив, предварительно в обязательном порядке подвергаются проверке.

 Вторым этапом является опись дела. Архивная опись представляет собой отдельный документ, с помощью которого сотрудники архива могут максимально быстро ориентироваться в огромном количестве бумаг. Говоря иными словами, опись представляет собой структурирование документов, которые подлежат хранению и без которой передать их в архив невозможно.

 Переплет документов или брошюровка проводится следующим этапом. Она заключается в том, что все передаваемые в архив документы необходимо переплести. Если накопилось достаточно большое количество разных бумаг и справок, данный процесс перевода стоит доверять специальным органам.

Компании, которые имеют для этого специальное оборудования и навыки, производят брошюрирование в максимально сжатые сроки. Брошюровка существенно облегчает не только передачу документов в архив, но и предоставляет возможность без проблем максимально быстро найти ту или иную бумагу. Переплетенные дела характеризуются таким важным преимуществом, как уменьшение занимаемого пространства. Если в архив передается большой объем документов, является важным преимущественным фактором.

 Передача документов на хранение проводится после того, как проведены все подготовительные работы, после того, как проведена экспертиза, после того, как документы подверглись переплетению. Организация сразу после этого передает бумаги на хранение в архив компании. Также это может быть ведомственный или государственный архив. Процесс передачи осуществляется в полном соответствии с предварительно составленной описью. Если в архив подаются ценные документы, необходимо в обязательном порядке проверить количество листов.

 При передаче документов в архив, требуется соблюдать определенные правила. В основном они касаются оформления обложки брошюрированной папки. На ней должны быть прописаны следующие важные аспекты:

• архивный шифр;
• срок хранения;
• количество листов;
• даты проведения дел;
• общий заголовок дела;
• номер дела;
• название структурного элемента;
• название организации.

 Если название компании поменялось, на обложке в обязательном порядке указывается старое и новое название. При этом старое прописывается в скобках. Если к делу были предложены какие-то другие бумаги и справки, подобные изменения также фиксируются на обложке.

Дополнительной правилом является то, что у каждого документа должен быть свой учетный номер. Он является частью архивного шифра и в состоянии обеспечить максимальный учет документов. Оформление описи предоставляет возможность узнать, какие дела содержатся в архиве, а также можно узнать их расположение в папке.

Ведомственный архив

 Данная архив, как правило, напрямую подчиняется какой-то конкретной организации, которые не относятся к категории государственных. Обычно здесь подразумеваются структурные подразделения предприятия или компании. В подобном ведомственном архиве хранятся бумаги до тех пор, пока их не передадут на хранение в государственный архив.

Передача документов при ликвидации организации

 Согласно существующему на сегодня законодательству при ликвидации той или иной компании все документы должны быть переданы в архив. Это может быть государственный архив или архив правопреемника. Передаче в архив подлежат документы кадрового характера. Их срок хранения составляет 75 лет. Также есть отдельные бумаги и справки, которые должны хранится более 10 лет. В основном они служат для того, чтобы на основании их составлять определенные справки. 

Особенности государственного архива

 Если требуется передать документы в подобный архив, в обязательном порядке составляется историческая справка. В нее в последующем вносятся все данные, касающиеся таких важных аспектов, как:

• состояние документов;
• состав документов;
• функции бумаг;
• структура бумаг;
• изменения в названиях.

 На каждом из экземпляров составленной описи в обязательном порядке проставляется специальная отметка о том, что документы были приняты в архив. Данная процедура фиксируется специальным актом приема-передачи. Если появится расхождение между количеством дел и записью в описи, нужно будет сделать новую итоговую запись. Она должна отражать истинное положение дел.

Если каких-то документов нет в наличии, их номера в обязательном порядке должны быть прописаны в акте приема-передачи. Рядом с каждым номером такого документа пишется причина, по которой он отсутствует. Если же документы были по какой-то причине потеряны, их в обязательном порядке необходимо заменить на копии.

Перед тем, как передать документы на государственное хранение, они в обязательном порядке проверяются с технической и физической точки зрения. Также проверяется их общее санитарно-гигиеническое состояние. Вместе с документами в архив должен быть передан один экземпляр акта приема-передачи дела.