Сроки хранения документов в государственных архивах


11   493
Сроки хранения документов в государственных архивах

Все документы, которые выходят из оборота, как правило, передаются на архивное хранение. Передача должна выполняться в полном соответствии с требованиями, которые устанавливаются российским законодательством. Очень важно обеспечить данный процесс всеми необходимыми условиями для того, чтобы документы при необходимости можно было использовать в последующем. 

Например, это необходимо для того, чтобы обойти проблемы социального характера. Одновременно с этим сотрудникам, которые занимаются ведением дел в государственных архивах, могут отказать кому-то передавать документы. Как правило, это характерно в тех случаях, когда они не были должным образом оформлены.

Порядок  передачи документов на хранение в государственных архивах

 В первую очередь, проводится экспертиза того, насколько практичен и ценен с научной точки зрения данный документ. Данная процедура является первой при передаче хранения документов в архив. Экспертиза предоставляет возможность выявить какие-либо допущенные в процессе хранения бумаги ошибки, которые характеризуются непродолжительным сроком хранения. Также экспертиза, с помощью которой определяется ценность, подразумевает под собой определенный анализ документа, в процессе которого определяется, какие документы хранить, какие уничтожить. Те которые передаются в архив, предварительно в обязательном порядке подвергаются проверке.

 Вторым этапом является опись дела. Архивная опись представляет собой отдельный документ, с помощью которого сотрудники архива могут максимально быстро ориентироваться в огромном количестве бумаг. Говоря иными словами, опись представляет собой структурирование документов, которые подлежат хранению и без которой передать их в архив невозможно.

 Переплет документов или брошюровка проводится следующим этапом. Она заключается в том, что все передаваемые в архив документы необходимо переплести. Если накопилось достаточно большое количество разных бумаг и справок, данный процесс перевода стоит доверять специальным органам.

Компании, которые имеют для этого специальное оборудования и навыки, производят брошюрирование в максимально сжатые сроки. Брошюровка существенно облегчает не только передачу документов в архив, но и предоставляет возможность без проблем максимально быстро найти ту или иную бумагу. Переплетенные дела характеризуются таким важным преимуществом, как уменьшение занимаемого пространства. Если в архив передается большой объем документов, является важным преимущественным фактором.

 Передача документов на хранение проводится после того, как проведены все подготовительные работы, после того, как проведена экспертиза, после того, как документы подверглись переплетению. Организация сразу после этого передает бумаги на хранение в архив компании. Также это может быть ведомственный или государственный архив. Процесс передачи осуществляется в полном соответствии с предварительно составленной описью. Если в архив подаются ценные документы, необходимо в обязательном порядке проверить количество листов.

 При передаче документов в архив, требуется соблюдать определенные правила. В основном они касаются оформления обложки брошюрированной папки. На ней должны быть прописаны следующие важные аспекты:

  • архивный шифр;
  • срок хранения;
  • количество листов;
  • даты проведения дел;
  • общий заголовок дела;
  • номер дела;
  • название структурного элемента;
  • название организации.

 Если название компании поменялось, на обложке в обязательном порядке указывается старое и новое название. При этом старое прописывается в скобках. Если к делу были предложены какие-то другие бумаги и справки, подобные изменения также фиксируются на обложке.

Дополнительной правилом является то, что у каждого документа должен быть свой учетный номер. Он является частью архивного шифра и в состоянии обеспечить максимальный учет документов. Оформление описи предоставляет возможность узнать, какие дела содержатся в архиве, а также можно узнать их расположение в папке.

Ведомственный архив

 Данная архив, как правило, напрямую подчиняется какой-то конкретной организации, которые не относятся к категории государственных. Обычно здесь подразумеваются структурные подразделения предприятия или компании. В подобном ведомственном архиве хранятся бумаги до тех пор, пока их не передадут на хранение в государственный архив.

Передача документов при ликвидации организации

 Согласно существующему на сегодня законодательству при ликвидации той или иной компании все документы должны быть переданы в архив. Это может быть государственный архив или архив правопреемника. Передаче в архив подлежат документы кадрового характера. Их срок хранения составляет 75 лет. Также есть отдельные бумаги и справки, которые должны хранится более 10 лет. В основном они служат для того, чтобы на основании их составлять определенные справки. 

Особенности государственного архива

 Если требуется передать документы в подобный архив, в обязательном порядке составляется историческая справка. В нее в последующем вносятся все данные, касающиеся таких важных аспектов, как:

  • состояние документов;
  • состав документов;
  • функции бумаг;
  • структура бумаг;
  • изменения в названиях.

 На каждом из экземпляров составленной описи в обязательном порядке проставляется специальная отметка о том, что документы были приняты в архив. Данная процедура фиксируется специальным актом приема-передачи. Если появится расхождение между количеством дел и записью в описи, нужно будет сделать новую итоговую запись. Она должна отражать истинное положение дел.

Если каких-то документов нет в наличии, их номера в обязательном порядке должны быть прописаны в акте приема-передачи. Рядом с каждым номером такого документа пишется причина, по которой он отсутствует. Если же документы были по какой-то причине потеряны, их в обязательном порядке необходимо заменить на копии.

Перед тем, как передать документы на государственное хранение, они в обязательном порядке проверяются с технической и физической точки зрения. Также проверяется их общее санитарно-гигиеническое состояние. Вместе с документами в архив должен быть передан один экземпляр акта приема-передачи дела. 





Была ли эта статья полезна?

100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна

0 комментариев
Оставьте комментарий
Последние опубликованные материалы

Основные бухгалтерские программы учёта

Программные продукты, посредством использования которых осуществляется бухгалтерский учёт в организациях различных форм собственности, представлены на рынке в обширном ассортименте: это и платные мультифункциональные софты, и программы с ограниченным бесп

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 29.09.2022


Как правильно написать резюме: рекомендации и правила

Чтобы оформить хорошее резюме, понадобится сконцентрировать внимание на основных событиях своего профессионального пути.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 15.09.2022


Подводные камни кредитных каникул: как они влияют на...

Кредитные каникулы — это услуга банковских структур, позволяющая отсрочить выплату по ссуде для юр- и физлиц. Из-за ухудшения своего финансового положения, должник сможет получить время, чтобы улучшить свои дела и продолжить выплаты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 26.08.2022



Сокращение штата. Кого уведомлять

Одним из основных этапов процедуры сокращения штата является уведомление работника о данном факте. Для этого необходимо лично сообщить сотруднику о сокращении и предоставить ему документ на подпись.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 25.08.2022


Минусы кредитных каникул

Сегодня многие заемщики в России испытывают трудности с возвратом долгов по кредитам. Чтобы избежать просрочек, многих из них принимают решение воспользоваться кредитными каникулами. Но у него, несмотря на некоторые преимущества, имеются свои минусы.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 24.08.2022


Срок хранения документов по закупкам

Согласно современному законодательству, хранение документов необходимо организовывать по установленным правилам. Речь идет об условиях управленческой документации.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 23.08.2022




Что делать, если банк не дает возможность взять...

На сегодняшний день одной из мер помощи заемщикам, которые пострадали от последствий эпидемии COVID-19, являются кредитные каникулы. Однако на практике ситуация такова, что не каждый заемщик может воспользоваться данной услугой.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 19.08.2022


Как взять кредитные каникулы по ипотеке

С июля 2019 года у каждого заемщика появилось право оформить кредитные каникулы. Это законная возможность на определенное время освободить себя от ипотечных платежей, избежав, тем самым, такой неприятности, как долговая яма.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 17.08.2022


Срок хранения платежных документов

В хозяйственной деятельности каждой организации каждый день появляются новые документы. Приходится работать с договорами, письмами, платежными бумагами. В представленном материале объясним вам, что входить в платежную документацию компании.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 16.08.2022



Как правильно выйти из кредитных каникул

Как прекратить кредитные каникулы "малой кровью"? Никто не застрахован от проблем и непредвиденных ситуаций. Нередко такое происходит и с теми, у кого есть кредиты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 12.08.2022


Сроки хранения документов здравоохранения

Каждое медицинское учреждение в обязательном порядке должно соблюдать определенные условия по хранению документации. В представленной ниже информации подробно описан срок хранения медицинских документов и порядок организации этого хранения.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 11.08.2022


Что значит кредитные каникулы

Кредит предполагает внесение регулярных платежей по возврату денежных средств и оплате услуг за их использование по определенному графику. В реальности заемщик может столкнуться с ситуацией, когда у предприятия есть риск срыва платежей.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 10.08.2022




Кто должен проходить обучение по охране труда?

Согласно требованиям законодательства, на каждом предприятии для работников проводятся следующие трудоохранные мероприятия.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 20.07.2022


Принципы подбора персонала

Наличие квалифицированного, компетентного, эффективно выполняющего поставленные задачи персонала - залог успешности любой компании, вне зависимости от её деятельности.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 03.04.2022


Как правильно составить резюме

Чтобы составить идеальное резюме, необходимо учесть множество разных моментов. Прежде всего, стоит поставить свою фотографию, так как объявление сразу становится персонализированным и более заметным. Но фото должно быть хорошим, профессиональным и деловы

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 22.02.2022



Как зарабатывать на арбитраже трафика

Онлайн-продажи – этот тот элемент торговли, без которого и вовсе сложно представить современное интернет-пространство. Ежедневно в сети покупают тысячи товаров, начиная от чехлов на смартфоны на китайских сайтах и вплоть до недвижимости.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.01.2022


Поиск работы в перспективной Чехии

Чехия в настоящее время является страной, куда массово устремляются представители Восточной Европы, постсоветского пространства. Это и не удивительно, т.к. разительно похожими и взаимосвязанными остаются культура с историей, язык, менталитет.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 24.01.2022


Обработка больших данных Big Data

Информация Big Data – объемные и достаточно сложные комплексы данных, которые обычно представляются в «сыром» виде, то есть нуждаются в обработке.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022




Дистанционное обучение по охране труда руководителей

Для обеспечения безопасности работников во время выполнения ими своих непосредственных трудовых обязанностей необходимо организовать на каждом предприятии четкую систему охраны труда.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022


Виды работ в сельском хозяйстве

Главным средством производства в сельскохозяйственной отрасли является земля, поэтому применяются разные виды обработки почвы. Полевые работы начинаются ранней весной.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.12.2021


Производственный календарь на 2022 год

Производственный календарь на 2022 год включает 365 календарных, 247 рабочих и 118 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 973 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 775,4 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 182,6 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 17.09.2021



Производственный календарь на 2021 год

Производственный календарь на 2021 год включает 365 календарных, 249 рабочих и 116 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 987 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 787,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 190,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 21.01.2020


Минимальный размер оплаты труда в Турции

На сегодняшний день правительство Турции поставило перед собой задачу сократить разницу между благосостоянием богатого и бедного населения. Достичь этой цели планируется при помощи регулирования размера минимальной оплаты труда. Чем выше МРОТ, тем быстрее

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 23.09.2019


Минимальный размер оплаты труда в Белоруссии

В рамках реализации социальной политики руководство многих мировых государств устанавливает минимальный размер оплаты труда (МРОТ), ниже которого работодатель не имеет права платить зарплату своим сотрудникам. Единственное условие – выработка на 100% норм

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 20.09.2019




На что влияет минимальный размер оплаты труда

На сегодняшний день размер оплаты труда является одним из важнейших показателей уровня жизни и благополучия населения в стране. Кроме того, данный критерий часто используется государством для регулирования рынка труда. Что же такое МРОТ и на что влияет да

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 18.09.2019


Производственный календарь на 2020 год

Производственный календарь на 2020 год включает 366 календарных, 224 рабочих и 142 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 788 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 608,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 071,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 07.06.2019


Унифицированная форма № Т-8a

Унифицированная форма № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.03.2019



Унифицированная форма № Т-5

Унифицированная форма № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.02.2019


Унифицированная форма № Т-7

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 22.12.2018


Унифицированная форма № Т-6а

Унифицированная форма № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 02.12.2018




Унифицированная форма № Т-6

Унифицированная форма № Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 25.11.2018


Унифицированная форма № Т-5а

Унифицированная форма № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 24.11.2018


Унифицированная форма № Т-4

Унифицированная форма № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 15.11.2018



Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)

Унифицированная форма № Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 12.11.2018


Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-3 - штатное расписание. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 07.11.2018


Унифицированная форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 - личная карточка работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 05.11.2018



Должностная инструкция главного библиотекаря

Должностная инструкция главного библиотекаря - образец 2022 года. Должностные обязанности главного библиотекаря, права главного библиотекаря, ответственность главного библиотекаря.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 16.09.2018


Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта - образец 2022 года. Должностные обязанности диспетчера автомобильного транспорта, права диспетчера, ответственность диспетчера.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 15.07.2018


Должностная инструкция водителя экспедитора

Примерная форма должностной инструкция водителя экспедитора - образец 2022 года. Должностные обязанности водителя экспедитора, права водителя экспедитора, ответственность водителя экспедитора.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 24.05.2018



HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info


© 2013 - 2022. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.


Яндекс.Метрика