Сроки хранения документов в ДОУ

Начиная с прошлого 2021 года согласно приказу Росархива были существенно увеличены наказания за ошибки, допущенные в хранении кадровых документов в ДОУ (дошкольных учреждениях). Вот почему знание этих особенностей обязательно для тех должностных лиц, которые отвечают за организацию этого процесса. Поговорим более подробно о том, какие сроки хранения кадровых документов регламентирует приказ Росархива.

Какой штраф нужно платить?

За нарушение действующего законодательства могут быть наказаны как само дошкольное учреждение, так и должностное лицо, и штрафы в этих двух случаях будут различными.

Так, если дело касается должностного лица, то раньше оно обязано было заплатить штраф в размере не более 500 рублей. После вступления в силу нового приказа эта сумма увеличилась в 10 раз и стала составлять 5000 рублей.

Согласно новому Приказу, наложить штраф теперь могут не только на человека, ответственного за правильное хранение документов, но и на весь детский сад в целом. Раньше такие штрафы не были предусмотрены, а вот сейчас за такие нарушения учреждению придется заплатить 10 тысяч рублей.

Любой проверяющий, приходящий в ДОУ с проверкой, вправе выделить два вида наказаний, которые могут быть использованы в этом случае – это предупреждение и непосредственно штраф. Предупреждение выносится, если правонарушение было выявлено в первый раз, а последствия этого нарушения не ведут к возникновению пострадавших. Если хотя бы одно из вышеперечисленных правил не соблюдается, то возможно наложение штрафа. Штраф однозначно будет наложен, если из-за утери документа имеются пострадавшие (это могут быть бывшие сотрудники, не могущие подтвердить свой стаж работы в рамках этого ДОУ из-за неправильной организации хранения документов).

Также важно, признает ли ответственный сотрудник свою вину. Если по результатам разговора с инспектором он в полной мере осознал, в каких именно аспектах допустил нарушение, и исправил все имеющиеся ошибки, то штрафа может и не последовать.

Такие серьезные наказания полагаются в случае, если не обеспечивается должны уровень хранения архивных документов. Не в последнюю очередь это касается сроков, которые зачастую не соблюдаются.

Разные документы – разные сроки хранения

Наверное, было бы гораздо удобнее, чтобы все документы, касающиеся деятельности ДОУ, имели один и тот же срок хранения – во всяком случае, тогда было бы гораздо легче организовать их архивацию. Однако подобные варианты, к сожалению, не поддерживаются разработчиками подобных нормативных документов, а потому у каждого документа имеется собственный срок хранения.

Для того, чтобы не запутаться в существующих документах (а их в дошкольном учреждении, как и любой другой организации сферы здравоохранения, достаточно много), следует разработать номенклатуру дел для ДОУ. Это удобно и для самих архивариусов, которые зачастую совмещают эту работу с выполнением других обязанностей в рамках ДОУ и не могут тратить на нее много времени.

Приказ Росархива предлагает опираться на следующую классификацию:

• Документы заведующего, а также администрации дошкольного учреждения, в этой категории находятся даже Устав. Именно серьезность является основанием для постоянного хранения этих документов в течение всего срока работы организации.
• Бумаги, касающиеся образовательной и методической деятельности: годовые планы и отчеты хранятся год, справки о медицинском обслуживании и питании детей – 3 года, протоколы родительских собраний – 5 лет, а образовательные программы – до замены.
• Обеспечение кадрами: штатное расписание и должностные инструкции хранятся от 50 до 75 лет, равно как и трудовые договоры, служебные контракты и прочие кадровые документы.
• Бухгалтерские бумаги: тут ДОУ ничем не отличается от других организаций, работающих на территории РФ, годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, а аудиторские заключения – 5 лет.

У документов, которые регламентируют работу библиотеки, медицинского кабинета, регулирующие вопрос организации питания, охрану труда и функционированию Профсоюзного комитета, имеются свои сроки хранения, предусмотренные законодательством. Чтобы ознакомиться с ними более подробно, следует скачать типовую Номенклатуру дел, действующую в текущем учебном году.