Сроки хранения документов после ликвидации

Даже если предприятие ликвидируется, это не означает, что все имеющиеся документы должны быть уничтожены. Более того, действующее законодательство очень точно говорит о том, какие бумаги должны быть сохранены и на какой срок. Предлагаем разобраться, как следует поступить с оставшимися после ликвидации предприятия документами, в течение какого срока их следует хранить и где.
Бухгалтерские документы
Закон утверждает: все бумаги, касающиеся бухгалтерии, должны сохраняться 5 лет. Это касается в первую очередь годовой бухгалтерской отчетности, сдаваемой периодически в проверяющие органы, особенно той, которая касается платежей, перечисляемых в бюджет. Кроме того, такой же срок хранения у следующих типов документов:
- путевые листы (если они выписывались на предприятии);
- договоры, касающиеся автострахования;
- отчеты о поступления товаров и товарных остатках;
- таможенные декларации;
- справки о заработной плате;
- расчетные ведомости.
Однако в исключительных случаях этот срок может быть увеличен до 10 лет. Вообще в списке, который содержится в законодательном акте Федерального Архивного Агентства, содержится порядка тысячи позиций. Перечислять их всех нет особого смысла, просто следует открыть Приказ № 236 от 20.12.2019 г., выданный этой организацией, и тогда будет четко понятно, какие документы можно уничтожать, а какие обязательно следует оставить.
Кадровые документы
С ними все гораздо сложнее. Возможны два варианта: 75 (или 50) лет или постоянно, то есть последние нельзя уничтожить никогда. Например, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться 75 лет, если эти документы были созданы после 2003 года, и 50 лет, если они увидели свет после 2003 года.
Тот же период хранения установлен для штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов, касающихся приема на работу и увольнения. Коллективные договоры и предложения, которые касаются улучшения техники безопасности, должны храниться вечно, уничтожать их нельзя.
Для чего это делается? Прежде всего, необходимо понимать, что эти документы являются основанием для начислений пенсий и других пособий тем или иным сотрудникам ликвидированного предприятия. А наличие оригиналов предполагает, что в случае необходимости удастся восстановить справедливость и законные права работников предприятия.
Для кого эти законы действуют?
Понятно, что подобные правила обязательны для исполнения представителями государственных компаний. Однако, даже если речь идет о частных компаниях различных форм собственности, эти правила остаются неизменными, а их соблюдение – обязательным. Так что при прохождении процедуры ликвидации следует предусмотреть архивацию этих документов и определить место их дальнейшего хранения.
Нарушение подобных законодательных требований грозит бывшему руководителю компании прежде всего персональными штрафами. Ну а если нарушения более серьезные, то возможно наступление административной ответственности или даже уголовной.
Где должны храниться документы?
Существует несколько вариантов решений, из которых вы всегда сможете выбрать тот, который подойдет вам с финансовой и организационной точек зрения:
- сдать в специализированный архив;
- сдать в государственный архив;
- передать в вышестоящую организацию, если ликвидация касается так называемой «дочки» (дочернего предприятия);
- передать на хранение правопреемнику (если таковой предусмотрен в процессе ликвидации);
- оставить на хранение у бывшего руководителя предприятия (на добровольной основе).
Конечно, использование архива – идеальное решение для организации, которая ликвидируется, и его представителей. Однако следует помнить, что туда принимают не все документы, а только те, которые касаются кадров, их поощрения и ротации.
Для того, чтобы передать на хранение материалы, следует создать ликвидационную комиссию. Она должна определить сроки хранения, исходя из требований законодательства, и распределить документы по местам хранения. Существуют также специализированные организации, которые помогут в решении данного вопроса и не допустят совершения ошибки.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.
Платежная система "Мир" занимает центральное место в современной финансовой структуре России, особенно учитывая текущую геополитическую обстановку и ограничения, наложенные на другие международные платежные системы, такие как "Виза" и "Мастеркард".
Каждый из нас сталкивается с финансовыми вопросами и порой даже трудностями. Однако что делать, если вдруг ваша зарплатная карта арестована? Это реальность или всего лишь миф? Как правильно действовать в такой ситуации и как защитить свои средства? Давайте разберемся вместе, опустившись в глубины вопросов и мифов о аресте зарплатной карты.
Индексация зарплаты — это процесс пересмотра уровня вознаграждения работников с учетом изменения уровня цен на товары и услуги в экономике. Эта процедура обычно выполняется с целью сохранения реальной (по сути) покупательной способности зарплаты работников, что помогает компенсировать рост инфляции.
Оклад - это одна из основных составляющих заработной платы, которую получают работники на постоянной основе. Он не зависит от количества отработанных часов и может иметь несколько разновидностей. В данном информационном тексте мы рассмотрели определение оклада, его разновидности, преимущества и недостатки для работников и работодателей.
Если говорить про современное производство, то для большинства заводов, фабрик и прочих предприятий, выпускающих продукцию массового производства, однотипную по своим характеристикам и внешнему виду, актуальным до сих пор остается тарифная система оплаты труда.