Сроки хранения документов после ликвидации

Даже если предприятие ликвидируется, это не означает, что все имеющиеся документы должны быть уничтожены. Более того, действующее законодательство очень точно говорит о том, какие бумаги должны быть сохранены и на какой срок. Предлагаем разобраться, как следует поступить с оставшимися после ликвидации предприятия документами, в течение какого срока их следует хранить и где.

Бухгалтерские документы

Закон утверждает: все бумаги, касающиеся бухгалтерии, должны сохраняться 5 лет. Это касается в первую очередь годовой бухгалтерской отчетности, сдаваемой периодически в проверяющие органы, особенно той, которая касается платежей, перечисляемых в бюджет. Кроме того, такой же срок хранения у следующих типов документов:

• путевые листы (если они выписывались на предприятии);
• договоры, касающиеся автострахования;
• отчеты о поступления товаров и товарных остатках;
• таможенные декларации;
• справки о заработной плате;
• расчетные ведомости.

Однако в исключительных случаях этот срок может быть увеличен до 10 лет. Вообще в списке, который содержится в законодательном акте Федерального Архивного Агентства, содержится порядка тысячи позиций. Перечислять их всех нет особого смысла, просто следует открыть Приказ № 236 от 20.12.2019 г., выданный этой организацией, и тогда будет четко понятно, какие документы можно уничтожать, а какие обязательно следует оставить.

Кадровые документы

С ними все гораздо сложнее. Возможны два варианта: 75 (или 50) лет или постоянно, то есть последние нельзя уничтожить никогда. Например, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться 75 лет, если эти документы были созданы после 2003 года, и 50 лет, если они увидели свет после 2003 года.

Тот же период хранения установлен для штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов, касающихся приема на работу и увольнения. Коллективные договоры и предложения, которые касаются улучшения техники безопасности, должны храниться вечно, уничтожать их нельзя.

Для чего это делается? Прежде всего, необходимо понимать, что эти документы являются основанием для начислений пенсий и других пособий тем или иным сотрудникам ликвидированного предприятия. А наличие оригиналов предполагает, что в случае необходимости удастся восстановить справедливость и законные права работников предприятия.

Для кого эти законы действуют?

Понятно, что подобные правила обязательны для исполнения представителями государственных компаний. Однако, даже если речь идет о частных компаниях различных форм собственности, эти правила остаются неизменными, а их соблюдение – обязательным. Так что при прохождении процедуры ликвидации следует предусмотреть архивацию этих документов и определить место их дальнейшего хранения.

Нарушение подобных законодательных требований грозит бывшему руководителю компании прежде всего персональными штрафами. Ну а если нарушения более серьезные, то возможно наступление административной ответственности или даже уголовной.

Где должны храниться документы?

Существует несколько вариантов решений, из которых вы всегда сможете выбрать тот, который подойдет вам с финансовой и организационной точек зрения:

• сдать в специализированный архив;
• сдать в государственный архив;
• передать в вышестоящую организацию, если ликвидация касается так называемой «дочки» (дочернего предприятия);
• передать на хранение правопреемнику (если таковой предусмотрен в процессе ликвидации);
• оставить на хранение у бывшего руководителя предприятия (на добровольной основе).

Конечно, использование архива – идеальное решение для организации, которая ликвидируется, и его представителей. Однако следует помнить, что туда принимают не все документы, а только те, которые касаются кадров, их поощрения и ротации.

Для того, чтобы передать на хранение материалы, следует создать ликвидационную комиссию. Она должна определить сроки хранения, исходя из требований законодательства, и распределить документы по местам хранения. Существуют также специализированные организации, которые помогут в решении данного вопроса и не допустят совершения ошибки.