Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

С внесением изменений в законодательстве, изменились и сроки хранения отчетной кадровой и бухгалтерской документации. Нормы и порядок уничтожения бухгалтерских и кадровых документов, все также указываются в Налоговом кодексе и Перечне типовых управленческих архивных документов, так называемом перечне Росархива.
Кого касаются изменения и в чем их отличие
Согласно нововведениям Росархива, с февраля 2020 года приказом Федерального архивного агентства введены новые сроки хранения архивов в организациях и на предприятиях.
Что интересно, ранее утвержденный перечень со списком из 1003 наименований, утратит силу, а новый список уже содержит только 657 наименований управленческих документов, подлежащих архивному хранению.
Новые нормы хранения касаются всех организаций и структур, вне зависимости от их организационных и правовых форм, а также собственности. Следует отметить, что изменения коснулись даже книг учета расходов и доходов ИП, которые теперь нужно хранить только 5 лет, а не пожизненно.
Особенности новых правил хранения, а также правило 50/70
При реализации нововведений, следует учитывать важные нюансы:
- вся документация, которая отправлена в архив до 2003 года, по-прежнему будет сберегаться в архиве на протяжении 75 лет;
- рабочие документы, которые отправлены на архивное хранение после 1 января 2003 года, будут храниться только 50 лет.
Так называемое правило или принцип 50/70 призван сократить количество архивных документов, а также оптимизировать. Так как ранее ряд документов были объединены в одну форму для сокращения количества бумажной работы, а также оптимизации кадровых и бухгалтерских рабочих процессов.
Под правило 50 на 70 попадает и документация о приеме, переводе и увольнении с работы. Сюда же относятся личные карточки работников, а также трудовые договора.
Примеры новых сроков хранения
Рассмотрим примеры, сроки хранения некоторых кадровых документов, которые претерпели изменений:
- приказы, акты и свидетельства о начислении и выплате премий сотрудникам — 5 лет, или 60 месяцев;
- для графика отпусков — срок хранения составит 3 года, а не 1 год, как раньше;
- коллективные соглашения — 10 лет;
- вся документация о дисциплинарных взысканиях сотрудников — 3 года, а не 5 лет.
Также в новом перечне Росархива говориться, что если сотрудники организации заняты на опасных и вредных работах, срок хранения их документации о командировках и отпусках будет храниться по принципу 50/70.
Теперь вся документация о заработной плате сотрудников будет храниться на год дольше — 6 лет, при условии, что у этих работников открыты лицевые счета.
Несколько примеров относительно бухгалтерской документации:
- реестр сведений о доходах сотрудников, которые отправлены в налоговую — 5 лет, вместо 75;
- налоговые декларации — станут храниться 6 лет;
- образцы подписи материально ответственных лиц — 5 лет с даты вступления в должность следующего мат ответственного лица;
- первичная документация — срок хранения 5 лет, от даты окончания отчетного года;
- учетная документация, на основании которой составляют отчеты — хранится также 5 лет после даты составления отчетности;
- результаты аудиторских проверок — 5 лет, если это не активы по годовой отчетности;
Важно помнить, что при ведении кадровой и бухгалтерской документации в электронном виде/варианте, сроки архивного хранения аналогичные. Так как и бумажный и электронный вариант законного документа носят равнозначную силу.
Также следует отметить, что ФНС, после внесения правок в сроки хранения бухгалтерских документов отметила, что документы, которые подаются в налоговую, должны храниться не менее 4 лет.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
В 2024 году индексация пенсий станет ключевым фактором поддержки ветеранов труда, учитывая экономическую ситуацию и инфляционные тенденции. Прогнозируемый уровень инфляции, ожидаемый на уровне 4-6%, определит размер корректировки пенсионных выплат. В предыдущие годы показатели индексации колебались в пределах 5-7%, что позволяет ожидать схожих значений в 2024 году.
Индексация пенсий — это систематическая корректировка размера пенсионных выплат, целью которой является защита доходов пенсионеров от инфляции. Этот механизм позволяет сохранить реальную покупательную способность пенсий в условиях изменения общего уровня цен на товары и услуги. Индексация основывается на процентном увеличении текущего размера пенсии, соответствующем прогнозируемому или фактическому росту инфляции.
В современном мире трудовые отношения между работником и работодателем регулируются множеством законодательных актов, и одним из ключевых документов, определяющих эти отношения, является трудовой договор. Он закрепляет права и обязанности сторон, условия труда и порядок его оплаты. Однако, несмотря на наличие четких договоренностей, в определенных ситуациях возникает необходимость в расторжении этого договора.
Коллективный договор является ключевым элементом в системе трудовых отношений. Это документ, заключаемый между работодателем и представителями работников (чаще всего профсоюзом), который устанавливает общие правила работы, условия труда, обязанности и права обеих сторон.
Дебетовая карта — это банковский продукт, связанный с личным счетом клиента, на который он самостоятельно вносит средства. Эти карты используются для расчетов, снятия наличных и других финансовых операций. Зарплатная карта, в свою очередь, является разновидностью дебетовой карты, но она преимущественно используется для получения заработной платы. Основная ее особенность заключается в том, что работодатель оформляет и пополняет ее, обычно в рамках зарплатного проекта с банком.
Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.