Срок хранения платежных документов

В хозяйственной деятельности каждой организации каждый день появляются новые документы. Приходится работать с договорами, письмами, приказами, распоряжениями, платежными бумагами. В представленном материале объясним вам, что входить в платежную документацию компании, зачем следует ее хранить и сколько.
Что входит в эту категорию
Платежная документация – это первичные документы, свидетельствующие об оплате организацией товаров, услуг контрагентов. Данная категория содержит:
- Кассовый чек. Он предоставляется кассой, которая должна использоваться в обязательном порядке всеми компаниями, способными принимать платежи наличными и с помощью карточек. Каждый чек направляется в налоговую инспекцию благодаря ОФД.
- Товарный чек. Еще его называют товарной накладной. Представленная бумага подтверждает как оплату конкретной суммы, так и приобретение товара или их некоторого количества.
- Платежное поручение. Эта бумага служит подтверждением перечисления денег по конкретным реквизитам с помощью интернет-банка. Данное поручение создается при оплате услуг контрагента, налогов.
- Платежное требование. Его создают в том случае, если одна компания имеет определенные материальные претензии ко второй, к примеру, поставщик предъявляет требования заплатить за определенную продукцию.
- Бланк строгой отчетности. Он служит заменой кассового чека. Такой бланк незаменим тогда, когда нет кассового аппарата.
Это весь перечень платежных документов, который есть в компаниях. Именно к их хранению предъявляются свои требования, установленные законодательством.
Зачем хранят платежную документацию
Все документы компании, включая платежные бумаги, включают сведения о самой организации, ее доходах, пройденных суммах. Также там находится информация о работе с контрагентами и оплате их услуг.
Благодаря первичным платежным документам осуществляется ведение бухучета и составление бухгалтерской отчетности. Поэтому бумаги необходимы для подтверждения корректности указанных данных во время проверки контролирующими организациями. Именно поэтому они должны правильно храниться с учетом установленных сроков.
Регламентация сроков хранения
Все первичные бухгалтерские бумаги требуется хранить на протяжении времени, установленного законодательством. Поэтому данного правила следует придерживаться всем. Это регулируется законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, который утвержден 06.12.2011. Даже действует перечень типовых управленческих документов с обозначением продолжительности их хранения.
В ФЗ указано время хранения бухгалтерской документации, но разделения бумаг на определенные виды и конкретных сроков не указано. А в перечне утверждены различные временные периоды хранения с учетом назначения.
Как свидетельствует ФЗ, установить точный срок можно с помощью перечня, поэтому все полагаются на него. С 2019 года действуют обновленные правила. Документация была упрощена, из 1 000 позиций стало до 700. Именно появились некоторые изменения.
Время хранения
Обычный период хранения платежной документации составляет 5 лет. Они считаются первичными документами, поэтому отсчет осуществляется после правильного оформления отчетного года.
Следует учитывать, что при появлении спорных моментов относительно платежных бумаг их хранят до 5 лет, а также и дальше. Это необходимо до того, как будет принято решение по дело.
Хранение электронной документации
В представленной ситуации действуют такие же сроки. Как отмечает закон, документы добавляют в архив, не учитывая способ создания – бумажный или цифровой.
Не имеет значение и метод создания. Можно не делать распечатку электронной документации с юридическим значением.
Последствия при несоблюдении сроков
При невыполнении сроков ожидают претензии от контролирующих организаций. Также они обязательно накладывают административное взыскание. И не будет возможности подтверждения своей правоты при спорной ситуации с контрагентом. К тому же, учитывая «Положение о бухгалтерских документах», при их утере руководство должно организовать комиссию, а также провести расследование по причинам инцидента.
Обратите внимание! Если документы были потеряны в случае непредвиденной ситуации (наводнения, пожара, кражи), требуется фиксация данного факта и получение заключения соответствующих организаций. Это служит подтверждением, что руководство непричастно к данной проблеме.
При наличии у вас вопросов мы предлагаем проконсультироваться анонимно. Закажите звонок и поговорите с оператором. Благодаря внимательным отношениям специалиста ЭОС и клиента получится удачно разрешить материальные проблемы.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
Существующая и действующая глава 42, что в ТК РФ, описывает подробно трудовые отношения с работниками, не достигшими еще 18 лет. Именно в этой главе обозначены основные условия в отношении несовершеннолетних сотрудников.
Вопрос индексации заработной платы ежегодно волнует как работодателей, так и работников. С 1 февраля текущего года произошли изменения в законе об индексации заработной платы сотрудников. Правительством был оглашен размер индексации.
Увольнение по соглашению сторон становится все более актуальным и востребованным механизмом завершения трудовых отношений в России. Этот подход предоставляет работодателям и сотрудникам ряд значительных преимуществ, таких как гибкость, экономия времени и ресурсов, а также защита прав и интересов обеих сторон. В России увольнение по соглашению сторон регулируется статьей 77 Трудового кодекса РФ.
В Российской Федерации несовершеннолетними считаются граждане в возрасте от 14 до 18 лет. В соответствии с законодательством РФ, несовершеннолетние являются особой категорией работников, которые нуждаются в особой защите прав и интересов при трудоустройстве.
На сегодняшний день все чаще люди работают по ночам. Как правило, ночные смены можно наблюдать на производстве, а также в сферах здравоохранения, обслуживания и транспортной сфере, где имеется острая необходимость работать в том числе и в ночное время суток. Однако, у такого режима ведения трудовой деятельности имеются свои особенности.
Трудоустройство несовершеннолетних в ночное время является спорным вопросом во многих странах мира, в том числе и в России. В последние годы растет понимание того, какое негативное влияние может оказать работа в ночное время на молодежь.