Срок хранения документов по закупкам


8   476
Срок хранения документов по закупкам

Согласно современному законодательству, хранение документов необходимо организовывать по установленным правилам. Речь идет об условиях управленческой документации. В представленной ниже информации подробно описано все о подобных правилах, о сроках и об особенностях утилизации.

 В 44-ФЗ описано то, какое время документы должны храниться в архиве. Как правило, это касается таких бумаг и справок, которые относятся к торговым операциям и которые фиксируются на бумаге. В частности, 3 года необходимо сохранять такие бумаги, как:

  • документы о закрытом аукционе;
  • конкурсные документы;
  • протоколы по конкурсам;
  • аудиозаписи по вскрытию конвертов;
  • заявки на участие в конкурсах;
  • документы на участие в закрытом аукционе;
  • протоколы по участию в закрытом конкурсе.

 Для всех основных документов нет четко установленных сроков хранения. Каждая организация, которая отвечает за документооборот, устанавливает свои собственные сроки. Например, если изучить положение Росархива № 236, можно понять, что 3 года необходимо хранить следующее бумаги и справки:

  • журнал регистрации участвующих в торгах;
  • документы, которые составлялись в процессе аукциона;
  • план-графиков;
  • журнал, в котором регистрировались все участники.

 Эти документы хранятся не только в архиве, но также в ЕИС. В этом случае срок хранения также должен составлять 3 года. Но здесь действует одно ограничение. Это правило касается тех документов, в которых отражается информация о торгах.

 Такие документы, как контракты муниципального и государственного характера, которые обычно заключаются по результатам торгов, необходимо хранить 5 лет с момента его расторжения и выполнения. После того как заканчивается это время, проводится специальная экспертиза. Сотрудники проверочной экспертной комиссии избирают некоторые документы и передают их на постоянное хранение.

 Также существуют специальные правила о контрактной службе, которая касается проведения торгов. Документы такого плана должны храниться постоянно. В архив они передаются только после того, как заканчивается срок действия. Также каждый заказчик имеет право включить в перечень бумаг и справок дополнительные документы, по отношению к которым он может увеличивать срок хранения.

Порядок хранения документации

 Все без исключения документы, которые находятся в обороте коммерческой промышленной организации, как правило, разделяются на две основные категории:

  • архивный фонд;
  • документы временных сроков хранения.

 В первом случае подразумеваются документы постоянного хранения. Как правило, это всевозможные положения о комиссиях и о порядке организации контрактной службы. Эти бумаги хранятся в архиве непосредственно самого предприятия. Если это электронная форма документов, то их необходимо сдавать в архив исключительно в 2-ух экземплярах. При этом важным условием является хранение каждого из них на разных устройствах.

Что касается документов, относящихся к временному хранению, то на них, как правило, распространяется десятилетний срок. Сюда относятся почти все документы, связанные с торгами. Хранить их требуется заказчику в специальных подразделениях, после этого ликвидировать.

 В обязанности каждого заказчика входит составление перечня документов, которые относятся к обеим группам. Он должен восстановить срок, в течение которого требуется сохранять эти бумаги и справки. Если документы хранятся в архиве, окончанием срока хранения является 1 января того года, который следует за тем, когда были проведены торги или когда был выполнен контракт.

 Правила установки сроков хранения

 Еще одной обязанностью заказчика является установление порядка работы с архивом. При этом в обязательном порядке он должен ориентироваться на существующие на сегодня нормативные акты. Назначается ответственный сотрудник. Он должен подготавливать официальный внутренний приказ, на основании которого будет регулироваться сохранность материалов какой-то конкретной деятельности. Именно в в эти сроки требуется сохранить все регистры, связанные с торгами. Срок хранения при этом должен быть не менее 3 лет.

 Составляя внутренний приказ, организация в обязательном порядке должна установить ответственное лицо. Также назначается дата отчета периода и сохранности. Как уже отмечалось выше - это 1 января каждого нового года. В приказе прописывается перечень документов, которые хранит заказчик и которые несет ответственность за порядок учета подобных материалов. 

Обычно распоряжение подписывается руководителем компании. Также подписи должны поставить все ответственные лица, которые подтверждают тот факт, что они ознакомились с приказом. Подобный документ будет являться частью статьи, размещенной на портале Госконтракта.

Утилизация документов

В правиле № 526 прописаны основные правила утилизации документов, которые находятся в архиве. Важно обратить внимание, что здесь также необходимо придерживаться определенных требований. В первую очередь, создается экспертно-проверочная комиссия. Ее сотрудники пересматривают документы и отбирают из них те, которые подлежат уничтожению. Как правило, сюда относятся все документы, которые утрачивают ценность. При этом составляется специальный акт утилизации документов. Название каждого из них вносится в документ.

Все подлежащие утилизации бумаги и справки уничтожаются через измельчение или сжигание. Что касается электронных документов, то здесь применяются разные технические программные способы. В частности, на них можно перезаписать информацию или стереть их с носителя. 

По результатам утилизации бумаг и справок составляется еще один акт. Здесь прописывается список всех утилизированных документов. В обязательном порядке описывается способ их утилизации. Документ подписывается каждым членом проверочной экспертной комиссии. Относительно того, какая дата проставлена в этом акте, отсчитывается срок утилизации каждого документа.





Была ли эта статья полезна?

100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна

0 комментариев
Оставьте комментарий
Последние опубликованные материалы

Основные бухгалтерские программы учёта

Программные продукты, посредством использования которых осуществляется бухгалтерский учёт в организациях различных форм собственности, представлены на рынке в обширном ассортименте: это и платные мультифункциональные софты, и программы с ограниченным бесп

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 29.09.2022


Как правильно написать резюме: рекомендации и правила

Чтобы оформить хорошее резюме, понадобится сконцентрировать внимание на основных событиях своего профессионального пути.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 15.09.2022


Подводные камни кредитных каникул: как они влияют на...

Кредитные каникулы — это услуга банковских структур, позволяющая отсрочить выплату по ссуде для юр- и физлиц. Из-за ухудшения своего финансового положения, должник сможет получить время, чтобы улучшить свои дела и продолжить выплаты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 26.08.2022



Сокращение штата. Кого уведомлять

Одним из основных этапов процедуры сокращения штата является уведомление работника о данном факте. Для этого необходимо лично сообщить сотруднику о сокращении и предоставить ему документ на подпись.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 25.08.2022


Минусы кредитных каникул

Сегодня многие заемщики в России испытывают трудности с возвратом долгов по кредитам. Чтобы избежать просрочек, многих из них принимают решение воспользоваться кредитными каникулами. Но у него, несмотря на некоторые преимущества, имеются свои минусы.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 24.08.2022


Что делать, если банк не дает возможность взять...

На сегодняшний день одной из мер помощи заемщикам, которые пострадали от последствий эпидемии COVID-19, являются кредитные каникулы. Однако на практике ситуация такова, что не каждый заемщик может воспользоваться данной услугой.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 19.08.2022




Сроки хранения документов в государственных архивах

Все документы, которые выходят из оборота, как правило, передаются на архивное хранение. Передача должна выполняться в полном соответствии с требованиями, которые устанавливаются российским законодательством.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 18.08.2022


Как взять кредитные каникулы по ипотеке

С июля 2019 года у каждого заемщика появилось право оформить кредитные каникулы. Это законная возможность на определенное время освободить себя от ипотечных платежей, избежав, тем самым, такой неприятности, как долговая яма.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 17.08.2022


Срок хранения платежных документов

В хозяйственной деятельности каждой организации каждый день появляются новые документы. Приходится работать с договорами, письмами, платежными бумагами. В представленном материале объясним вам, что входить в платежную документацию компании.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 16.08.2022



Как правильно выйти из кредитных каникул

Как прекратить кредитные каникулы "малой кровью"? Никто не застрахован от проблем и непредвиденных ситуаций. Нередко такое происходит и с теми, у кого есть кредиты.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 12.08.2022


Сроки хранения документов здравоохранения

Каждое медицинское учреждение в обязательном порядке должно соблюдать определенные условия по хранению документации. В представленной ниже информации подробно описан срок хранения медицинских документов и порядок организации этого хранения.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 11.08.2022


Что значит кредитные каникулы

Кредит предполагает внесение регулярных платежей по возврату денежных средств и оплате услуг за их использование по определенному графику. В реальности заемщик может столкнуться с ситуацией, когда у предприятия есть риск срыва платежей.

Рубрика: Материал по кадровому делу

Дата публикации: 10.08.2022




Кто должен проходить обучение по охране труда?

Согласно требованиям законодательства, на каждом предприятии для работников проводятся следующие трудоохранные мероприятия.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 20.07.2022


Принципы подбора персонала

Наличие квалифицированного, компетентного, эффективно выполняющего поставленные задачи персонала - залог успешности любой компании, вне зависимости от её деятельности.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 03.04.2022


Как правильно составить резюме

Чтобы составить идеальное резюме, необходимо учесть множество разных моментов. Прежде всего, стоит поставить свою фотографию, так как объявление сразу становится персонализированным и более заметным. Но фото должно быть хорошим, профессиональным и деловы

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 22.02.2022



Как зарабатывать на арбитраже трафика

Онлайн-продажи – этот тот элемент торговли, без которого и вовсе сложно представить современное интернет-пространство. Ежедневно в сети покупают тысячи товаров, начиная от чехлов на смартфоны на китайских сайтах и вплоть до недвижимости.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.01.2022


Поиск работы в перспективной Чехии

Чехия в настоящее время является страной, куда массово устремляются представители Восточной Европы, постсоветского пространства. Это и не удивительно, т.к. разительно похожими и взаимосвязанными остаются культура с историей, язык, менталитет.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 24.01.2022


Обработка больших данных Big Data

Информация Big Data – объемные и достаточно сложные комплексы данных, которые обычно представляются в «сыром» виде, то есть нуждаются в обработке.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022




Дистанционное обучение по охране труда руководителей

Для обеспечения безопасности работников во время выполнения ими своих непосредственных трудовых обязанностей необходимо организовать на каждом предприятии четкую систему охраны труда.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 10.01.2022


Виды работ в сельском хозяйстве

Главным средством производства в сельскохозяйственной отрасли является земля, поэтому применяются разные виды обработки почвы. Полевые работы начинаются ранней весной.

Рубрика: Последние новости

Дата публикации: 30.12.2021


Производственный календарь на 2022 год

Производственный календарь на 2022 год включает 365 календарных, 247 рабочих и 118 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 973 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 775,4 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 182,6 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 17.09.2021



Производственный календарь на 2021 год

Производственный календарь на 2021 год включает 365 календарных, 249 рабочих и 116 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 987 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 787,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 190,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 21.01.2020


Минимальный размер оплаты труда в Турции

На сегодняшний день правительство Турции поставило перед собой задачу сократить разницу между благосостоянием богатого и бедного населения. Достичь этой цели планируется при помощи регулирования размера минимальной оплаты труда. Чем выше МРОТ, тем быстрее

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 23.09.2019


Минимальный размер оплаты труда в Белоруссии

В рамках реализации социальной политики руководство многих мировых государств устанавливает минимальный размер оплаты труда (МРОТ), ниже которого работодатель не имеет права платить зарплату своим сотрудникам. Единственное условие – выработка на 100% норм

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 20.09.2019




На что влияет минимальный размер оплаты труда

На сегодняшний день размер оплаты труда является одним из важнейших показателей уровня жизни и благополучия населения в стране. Кроме того, данный критерий часто используется государством для регулирования рынка труда. Что же такое МРОТ и на что влияет да

Рубрика: МРОТ

Дата публикации: 18.09.2019


Производственный календарь на 2020 год

Производственный календарь на 2020 год включает 366 календарных, 224 рабочих и 142 выходных дней. При 40-часовой рабочей неделе - 1 788 рабочих часов, при 36-часовой рабочей неделе - 1 608,8 рабочих часов, при 24-часовой рабочей неделе - 1 071,2 часов.

Рубрика: Производственные календари

Дата публикации: 07.06.2019


Унифицированная форма № Т-8a

Унифицированная форма № Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.03.2019



Унифицированная форма № Т-5

Унифицированная форма № Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 10.02.2019


Унифицированная форма № Т-7

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 22.12.2018


Унифицированная форма № Т-6а

Унифицированная форма № Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 02.12.2018




Унифицированная форма № Т-6

Унифицированная форма № Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 25.11.2018


Унифицированная форма № Т-5а

Унифицированная форма № Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 24.11.2018


Унифицированная форма № Т-4

Унифицированная форма № Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 15.11.2018



Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)

Унифицированная форма № Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 12.11.2018


Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-3 - штатное расписание. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 07.11.2018


Унифицированная форма № Т-2

Унифицированная форма № Т-2 - личная карточка работника. Образец заполнения. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Рубрика: Образцы документов

Дата публикации: 05.11.2018



Должностная инструкция главного библиотекаря

Должностная инструкция главного библиотекаря - образец 2022 года. Должностные обязанности главного библиотекаря, права главного библиотекаря, ответственность главного библиотекаря.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 16.09.2018


Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта - образец 2022 года. Должностные обязанности диспетчера автомобильного транспорта, права диспетчера, ответственность диспетчера.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 15.07.2018


Должностная инструкция водителя экспедитора

Примерная форма должностной инструкция водителя экспедитора - образец 2022 года. Должностные обязанности водителя экспедитора, права водителя экспедитора, ответственность водителя экспедитора.

Рубрика: Материал по должностным инструкциям

Дата публикации: 24.05.2018



HR-Portal: все для кадровиков и HR-специалистов!

Реклама на сайте | Подписаться

При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www.hr-portal.info — обязательна. По всем вопросам обращайтесь на mail@hr-portal.info


© 2013 - 2022. HR-Portal.info - сообщество HR-специалистов: типовые должностные инструкции, должностные обязанности работников, производственные календари, полезные статьи.


Яндекс.Метрика