Срок хранения документов по закупкам

Согласно современному законодательству, хранение документов необходимо организовывать по установленным правилам. Речь идет об условиях управленческой документации. В представленной ниже информации подробно описано все о подобных правилах, о сроках и об особенностях утилизации.

 В 44-ФЗ описано то, какое время документы должны храниться в архиве. Как правило, это касается таких бумаг и справок, которые относятся к торговым операциям и которые фиксируются на бумаге. В частности, 3 года необходимо сохранять такие бумаги, как:

• документы о закрытом аукционе;
• конкурсные документы;
• протоколы по конкурсам;
• аудиозаписи по вскрытию конвертов;
• заявки на участие в конкурсах;
• документы на участие в закрытом аукционе;
• протоколы по участию в закрытом конкурсе.

 Для всех основных документов нет четко установленных сроков хранения. Каждая организация, которая отвечает за документооборот, устанавливает свои собственные сроки. Например, если изучить положение Росархива № 236, можно понять, что 3 года необходимо хранить следующее бумаги и справки:

• журнал регистрации участвующих в торгах;
• документы, которые составлялись в процессе аукциона;
• план-графиков;
• журнал, в котором регистрировались все участники.

 Эти документы хранятся не только в архиве, но также в ЕИС. В этом случае срок хранения также должен составлять 3 года. Но здесь действует одно ограничение. Это правило касается тех документов, в которых отражается информация о торгах.

 Такие документы, как контракты муниципального и государственного характера, которые обычно заключаются по результатам торгов, необходимо хранить 5 лет с момента его расторжения и выполнения. После того как заканчивается это время, проводится специальная экспертиза. Сотрудники проверочной экспертной комиссии избирают некоторые документы и передают их на постоянное хранение.

 Также существуют специальные правила о контрактной службе, которая касается проведения торгов. Документы такого плана должны храниться постоянно. В архив они передаются только после того, как заканчивается срок действия. Также каждый заказчик имеет право включить в перечень бумаг и справок дополнительные документы, по отношению к которым он может увеличивать срок хранения.

Порядок хранения документации

 Все без исключения документы, которые находятся в обороте коммерческой промышленной организации, как правило, разделяются на две основные категории:

• архивный фонд;
• документы временных сроков хранения.

 В первом случае подразумеваются документы постоянного хранения. Как правило, это всевозможные положения о комиссиях и о порядке организации контрактной службы. Эти бумаги хранятся в архиве непосредственно самого предприятия. Если это электронная форма документов, то их необходимо сдавать в архив исключительно в 2-ух экземплярах. При этом важным условием является хранение каждого из них на разных устройствах.

Что касается документов, относящихся к временному хранению, то на них, как правило, распространяется десятилетний срок. Сюда относятся почти все документы, связанные с торгами. Хранить их требуется заказчику в специальных подразделениях, после этого ликвидировать.

 В обязанности каждого заказчика входит составление перечня документов, которые относятся к обеим группам. Он должен восстановить срок, в течение которого требуется сохранять эти бумаги и справки. Если документы хранятся в архиве, окончанием срока хранения является 1 января того года, который следует за тем, когда были проведены торги или когда был выполнен контракт.

 Правила установки сроков хранения

 Еще одной обязанностью заказчика является установление порядка работы с архивом. При этом в обязательном порядке он должен ориентироваться на существующие на сегодня нормативные акты. Назначается ответственный сотрудник. Он должен подготавливать официальный внутренний приказ, на основании которого будет регулироваться сохранность материалов какой-то конкретной деятельности. Именно в в эти сроки требуется сохранить все регистры, связанные с торгами. Срок хранения при этом должен быть не менее 3 лет.

 Составляя внутренний приказ, организация в обязательном порядке должна установить ответственное лицо. Также назначается дата отчета периода и сохранности. Как уже отмечалось выше - это 1 января каждого нового года. В приказе прописывается перечень документов, которые хранит заказчик и которые несет ответственность за порядок учета подобных материалов. 

Обычно распоряжение подписывается руководителем компании. Также подписи должны поставить все ответственные лица, которые подтверждают тот факт, что они ознакомились с приказом. Подобный документ будет являться частью статьи, размещенной на портале Госконтракта.

Утилизация документов

В правиле № 526 прописаны основные правила утилизации документов, которые находятся в архиве. Важно обратить внимание, что здесь также необходимо придерживаться определенных требований. В первую очередь, создается экспертно-проверочная комиссия. Ее сотрудники пересматривают документы и отбирают из них те, которые подлежат уничтожению. Как правило, сюда относятся все документы, которые утрачивают ценность. При этом составляется специальный акт утилизации документов. Название каждого из них вносится в документ.

Все подлежащие утилизации бумаги и справки уничтожаются через измельчение или сжигание. Что касается электронных документов, то здесь применяются разные технические программные способы. В частности, на них можно перезаписать информацию или стереть их с носителя. 

По результатам утилизации бумаг и справок составляется еще один акт. Здесь прописывается список всех утилизированных документов. В обязательном порядке описывается способ их утилизации. Документ подписывается каждым членом проверочной экспертной комиссии. Относительно того, какая дата проставлена в этом акте, отсчитывается срок утилизации каждого документа.