Срок хранения документов по закупкам

Согласно современному законодательству, хранение документов необходимо организовывать по установленным правилам. Речь идет об условиях управленческой документации. В представленной ниже информации подробно описано все о подобных правилах, о сроках и об особенностях утилизации.
В 44-ФЗ описано то, какое время документы должны храниться в архиве. Как правило, это касается таких бумаг и справок, которые относятся к торговым операциям и которые фиксируются на бумаге. В частности, 3 года необходимо сохранять такие бумаги, как:
- документы о закрытом аукционе;
- конкурсные документы;
- протоколы по конкурсам;
- аудиозаписи по вскрытию конвертов;
- заявки на участие в конкурсах;
- документы на участие в закрытом аукционе;
- протоколы по участию в закрытом конкурсе.
Для всех основных документов нет четко установленных сроков хранения. Каждая организация, которая отвечает за документооборот, устанавливает свои собственные сроки. Например, если изучить положение Росархива № 236, можно понять, что 3 года необходимо хранить следующее бумаги и справки:
- журнал регистрации участвующих в торгах;
- документы, которые составлялись в процессе аукциона;
- план-графиков;
- журнал, в котором регистрировались все участники.
Эти документы хранятся не только в архиве, но также в ЕИС. В этом случае срок хранения также должен составлять 3 года. Но здесь действует одно ограничение. Это правило касается тех документов, в которых отражается информация о торгах.
Такие документы, как контракты муниципального и государственного характера, которые обычно заключаются по результатам торгов, необходимо хранить 5 лет с момента его расторжения и выполнения. После того как заканчивается это время, проводится специальная экспертиза. Сотрудники проверочной экспертной комиссии избирают некоторые документы и передают их на постоянное хранение.
Также существуют специальные правила о контрактной службе, которая касается проведения торгов. Документы такого плана должны храниться постоянно. В архив они передаются только после того, как заканчивается срок действия. Также каждый заказчик имеет право включить в перечень бумаг и справок дополнительные документы, по отношению к которым он может увеличивать срок хранения.
Порядок хранения документации
Все без исключения документы, которые находятся в обороте коммерческой промышленной организации, как правило, разделяются на две основные категории:
- архивный фонд;
- документы временных сроков хранения.
В первом случае подразумеваются документы постоянного хранения. Как правило, это всевозможные положения о комиссиях и о порядке организации контрактной службы. Эти бумаги хранятся в архиве непосредственно самого предприятия. Если это электронная форма документов, то их необходимо сдавать в архив исключительно в 2-ух экземплярах. При этом важным условием является хранение каждого из них на разных устройствах.
Что касается документов, относящихся к временному хранению, то на них, как правило, распространяется десятилетний срок. Сюда относятся почти все документы, связанные с торгами. Хранить их требуется заказчику в специальных подразделениях, после этого ликвидировать.
В обязанности каждого заказчика входит составление перечня документов, которые относятся к обеим группам. Он должен восстановить срок, в течение которого требуется сохранять эти бумаги и справки. Если документы хранятся в архиве, окончанием срока хранения является 1 января того года, который следует за тем, когда были проведены торги или когда был выполнен контракт.
Правила установки сроков хранения
Еще одной обязанностью заказчика является установление порядка работы с архивом. При этом в обязательном порядке он должен ориентироваться на существующие на сегодня нормативные акты. Назначается ответственный сотрудник. Он должен подготавливать официальный внутренний приказ, на основании которого будет регулироваться сохранность материалов какой-то конкретной деятельности. Именно в в эти сроки требуется сохранить все регистры, связанные с торгами. Срок хранения при этом должен быть не менее 3 лет.
Составляя внутренний приказ, организация в обязательном порядке должна установить ответственное лицо. Также назначается дата отчета периода и сохранности. Как уже отмечалось выше - это 1 января каждого нового года. В приказе прописывается перечень документов, которые хранит заказчик и которые несет ответственность за порядок учета подобных материалов.
Обычно распоряжение подписывается руководителем компании. Также подписи должны поставить все ответственные лица, которые подтверждают тот факт, что они ознакомились с приказом. Подобный документ будет являться частью статьи, размещенной на портале Госконтракта.
Утилизация документов
В правиле № 526 прописаны основные правила утилизации документов, которые находятся в архиве. Важно обратить внимание, что здесь также необходимо придерживаться определенных требований. В первую очередь, создается экспертно-проверочная комиссия. Ее сотрудники пересматривают документы и отбирают из них те, которые подлежат уничтожению. Как правило, сюда относятся все документы, которые утрачивают ценность. При этом составляется специальный акт утилизации документов. Название каждого из них вносится в документ.
Все подлежащие утилизации бумаги и справки уничтожаются через измельчение или сжигание. Что касается электронных документов, то здесь применяются разные технические программные способы. В частности, на них можно перезаписать информацию или стереть их с носителя.
По результатам утилизации бумаг и справок составляется еще один акт. Здесь прописывается список всех утилизированных документов. В обязательном порядке описывается способ их утилизации. Документ подписывается каждым членом проверочной экспертной комиссии. Относительно того, какая дата проставлена в этом акте, отсчитывается срок утилизации каждого документа.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
Индексация зарплаты — это процесс пересмотра уровня вознаграждения работников с учетом изменения уровня цен на товары и услуги в экономике. Эта процедура обычно выполняется с целью сохранения реальной (по сути) покупательной способности зарплаты работников, что помогает компенсировать рост инфляции.
Оклад - это одна из основных составляющих заработной платы, которую получают работники на постоянной основе. Он не зависит от количества отработанных часов и может иметь несколько разновидностей. В данном информационном тексте мы рассмотрели определение оклада, его разновидности, преимущества и недостатки для работников и работодателей.
Если говорить про современное производство, то для большинства заводов, фабрик и прочих предприятий, выпускающих продукцию массового производства, однотипную по своим характеристикам и внешнему виду, актуальным до сих пор остается тарифная система оплаты труда.
Повременная система заработной платы для сотрудников предусматривает расчет в зависимости от отработанного времени. Уровень вознаграждения также зависит от квалификации сотрудника, условий труда, а также других факторов.
Существующая и действующая глава 42, что в ТК РФ, описывает подробно трудовые отношения с работниками, не достигшими еще 18 лет. Именно в этой главе обозначены основные условия в отношении несовершеннолетних сотрудников.
Вопрос индексации заработной платы ежегодно волнует как работодателей, так и работников. С 1 февраля текущего года произошли изменения в законе об индексации заработной платы сотрудников. Правительством был оглашен размер индексации.