Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Основным документом, при помощи которого можно узнать рабочий стаж сотрудника, является трудовая книжка. При переходе на новую работу, каждый должен продемонстрировать руководству свою трудовую книжку исходя из которой будет понятен опыт человека.

Почему электронной книжкой стали пользоваться?

Данный документ должен надежно храниться в офисах и на предприятиях, но с тех пор, как весь документооборот стал проводиться в цифровом пространстве, возникла необходимость в использовании электронных трудовых книжек. Пользуясь электронной базой, можно легко узнать о стаже сотрудников, просто просматривая страницы на компьютере.

Использование электронного варианта ведения трудового стажа значительно облегчит передачу ежемесячных данных в Пенсионный Фонд России. При этом вся передача информации в ПРФ проводится онлайн — нет нужды посещать лично фонд.

Преимущества электронной книжки

Уже во многих странах, люди, постоянно имеющие работу, не обладают бумажными вариантами трудовой книжки. Все данные об их деятельности регистрируются в специальных программах в электронном виде.

Плюсы подобного подхода:

• Электронный документ невозможно потерять;
• Процесс пенсионных выплат значительно упрощается;
• Информация о количестве отработанных часов постоянно обновляется;
• Электронную книжку нельзя подделать или украсть, она гораздо более надежней бумажной версии;
• Умышленно испортить документ практически нельзя;
• Удаленные и офисные работники имеют равные возможности в подтверждении деятельности.

Негативные стороны электронной книжки

Но, помимо множества положительных факторов, есть и несколько негативных последствий, появившихся после введения этой функции:

• Информация может утечь из-за технических проблем или компьютерного взлома;
• Нужны большие затраты, необходимые для разработки программы, учитывающей кадры или же затраты для приобретения подобной программы. Помимо этого, будет нужен стабильный бюджет на постоянную поддержку этой системы;
• Невозможность получить доступ в интернет или же отсутствие навыков пользования интернетом. Многие люди до сих пор слабо умеют разбираться в различных интерфейсах, программах и системах;
• Старшие работники боятся остаться без бумажного варианта трудовой книжки, так как не доверяют электронным системам и технологическим новинкам;
• Возможность ошибок, при отправке данных от работодателя в Пенсионный Фонд России;

В начале ввода этой системы предстоит большой объем кадровой работы, к которой некоторые работодатели могут быть не вполне готовы. К тому же это повлечет за собой значительное расширение и увеличение штата, и это тоже нужно будет учитывать.

Большое количество времени и ресурсов отнимет первичное заполнение базы данных. При таком заполнении возможно появление ошибок и неточностей из-за огромного объема информации, которую нужно тщательно отслеживать и контролировать. Также работодателю необходимо будет получить электронную цифровую подпись, обеспечить доступ в интернет и каждому работнику подробно объяснить, с какими изменениями он столкнется.

Сейчас правительство только подготавливает правовую базу для того, чтобы провести необходимые нововведения. Помимо этого, создаются специальные инструкции по пользованию, заполнению и передаче данных электронной трудовой книжки.

Для того чтобы информация о самой трудовой книжке и начисляемом трудовом стаже была крайне доступна пользователям, все нужные данные можно узнать в личном кабинете на специальном портале «Государственных услуг». Просмотр информации оформлен очень удобно и крайне просто, а с доступом сможет справиться каждый, кто умеет пользоваться компьютером.

Сложности могут возникнуть и со старшими сотрудниками, которые не смогут грамотно освоить электронную трудовую книжку. Для решения подобной проблемы необходимо нанимать специалиста, который будет вести весь электронный документооборот, притом, что стандартные бумажные варианты будут обрабатываться в штате обычными сотрудниками.