Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров

Кадровая служба имеет такую обязанность как ведение журнала, в котором регистрируется трудовой договор, а также дополнительные соглашения к нему. Есть ли необходимость в нескольких журналах или хватит одного? Должны ли быть данные документы обязательным условием?

Журнал учёта (или же книга учёта) — документ, который собирает в себе сведения о приеме работников в организацию. Форма является свободной, потому что закон не говорит об обязательности ведения. Однако это достаточно полезный вариант для того чтобы проводить внутренний аудит.

Есть ли необходимость в таком журнале?

Книга учета трудовых договоров вовсе не обязательный документ. По закону нет необходимости работодателям вести его. Но в некоторых ситуациях ведение может быть достаточно полезным.

Какой пример можно привести?

Компания может заключать срочные трудовые договоры с сотрудниками. В том случае когда отдел кадров имеет журнал, то контролировать срок действия этих договоров значительно проще. Снижаются риски, которые непосредственно связаны с переходом срочного трудового договора на тот, который не имеет определенного срока.

Для чего требуется?

Хоть книга (журнал), в котором регистрируются трудовые договоры — документ необязательный, большинство организаций не отказываются от ведения. Объяснить данный факт можно тем, что это значительно экономит место, которое организация затратила бы на хранение всех трудовых соглашений рядом, а также для более эффективной работы работы отдела кадров.

В список преимуществ, которые имеет наличие трудового журнала можно причислить:

• Удобство, если имеется данный документ, он поможет разобраться в спорных ситуациях, когда действуют разбирательства в суде, он помогает подтвердить то, что с работником имелись трудовые отношения.
• Можно быстро найти, обработать ту или иную информацию о сфере работы человека, деятельности, датах приема на рабочее место, другое.
• В строке с примечаниями указывают информацию, касаемую работы, которую делает работник, аспекты данной тематики

Журнал помогает проследить следующее:

• В какой день заключили трудовой договор.
• Имеет ли работник на руках договор.
• Дата когда заканчивается трудовая деятельность работника. Если же договор называется срочным, нужно пометить данную информацию в журнале. В таком случае человек из отдела кадров сможет оповестить человека в срок о том, что договор стремительно близится к концу.

Если же нет, то договор переквалифицируют в договор, который заключен на неопределенный срок.

Есть закон, который гласит то, что в случае если ни одна сторона не имеет претензий, заявок на расторжение договора, а человек продолжает работать, то такое условие как срок перестает действовать.

Что писать в журнале?

Нет строгого формата, который был бы определен законодательством. Каждая организация самостоятельно решает, как правильно оформлять журнал.

Наиболее удобно записывать такие пометки:

• Дата заключения договора, номер.
• Инициалы сотрудника.
• Должность, которую занимает работник.
• Какую работу выполняет.
• Структурное подразделение.
• Для срочных договоров дата, когда истекает срок действия.
• Место для подписи сотрудника, которая говорит о том, что он получил экземпляр договора.

Нет необходимости строго включать все перечисленное, каждая компания выбирает самостоятельно те пункты, которые будет вводить.

Сроки хранения

Согласно приказу Минкультуры, следует хранить такой документ как книга трудовых договоров или же журнал семьдесят пять лет. Место же, где хранить подобные документы выбирает сам работодатель, исходя из индивидуальных предпочтений.

Дистанционная работа в договоре — важное условие соглашения между двумя сторонами, которое дает возможность поддерживать связь через интернет. Можно назвать множество преимуществ.

Все больше сотрудников хотят работать удаленно. Но в оформлении таких работников есть некоторые нюансы, которые всегда следует учитывать, если работодатель хочет нанять человека, сотрудничать с ним дистанционно, а не в офисе. Это имеет свои особенности.