Новые сроки хранения документов в 2020 году

Деятельность любой организации предусматривает создание большого количества документов, некоторые из которых вообще не подлежат уничтожению. Для большинства же из них существуют определённые сроки хранения. Такие временные интервалы определены на законодательном уровне. Предлагаем вашему вниманию таблицу, в которой обозначены сроки хранения документации в 2020 году.

Документация подразделяется на несколько видов:

• для бухгалтерского и налогового учёта;
• для кадрового делопроизводства;
• другие виды деловых бумаг.

Бухгалтерские, налоговые и кадровые документы контролируются налоговой и трудовой инспекцией. Они могут быть затребованы в течение определённого законодательством срока. Некоторые сроки организация регламентирует самостоятельно.

Бухгалтерская и налоговая первичка хранится относительно недолго. В кадровом делопроизводстве речь идёт о больших сроках. Иногда они доходят до 75 лет. Для того, чтобы разобраться в этих вопросах, скачайте таблицу по нормативам хранения документации в 2020 году.

Санкции за отсутствие документов

В законодательстве прописаны штрафы, если проверяющей инспекции не будут предоставлены необходимые регистры. Налоговый кодекс предусматривает наказание за отсутствие счетов-фактур, первички, прочих бланков. В статье 120 значится штраф 10 — 30 тыс. руб. Кроме того, при отсутствии первички, подтверждающей расходы, они ничем не будут подкреплены. Инспекторы могут их не признать, и сумма налога будет доначислена. Это грозит штрафами и пенями за занижение налогооблагаемой базы.

Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, отсутствие кадровых документов карается суммой до 50 тыс. руб.

Как определить сроки хранения документов?

Есть законодательные акты, в которых прописаны специальные нормативы. Согласно этим нормативам определяется период, в течение которого формуляры должны находиться в архиве. Опираться следует на 4 источника:

• Налоговый кодекс;
• Приказ Минкультуры 558;
• Закон «Об архивном деле в РФ»;
• Закон «О бухгалтерском учёте».

Бывают случаи, когда в этих нормативных актах содержатся сведения, противоречащие друг другу. Существует требование Минкультуры, согласно которому сохранять первичные бланки налогового учёта нужно 5 лет. Однако в НК для некоторых документов установлен на год больший срок. К ним относятся бланки по страховым взносам. В случае противоречий нужно опираться на тот нормативный акт, в котором указан более продолжительный срок.

На практике во многих организациях деловые бумаги хранят более продолжительное время, чем это прописано в законодательстве. Это делается для подстраховки. Причём сохраняют абсолютно все бланки, имеющие значение для компании.

Они могут пригодиться при судебных разбирательствах. Ведь в гражданском судопроизводстве максимальный срок, в течение которого можно подать иск, доходит до 10 лет. А без необходимых документов процесс вероятнее всего будет проигрышным.

Большинство деловых бумаг передаётся в архив с 1 января года, следующего за отчётным. Например, накладная на товар создана в сентябре 2019 года. Тогда срок её хранения исчисляется с 1 января 2020 года. Срок хранения документов, которые заполняются на протяжении длительного периода, открывается в начале календарного года, следующего за закрытием этих документов. Примером являются различные журналы, в которые записи вносятся несколько лет.

Что делать после истечения срока хранения?

В таком случае документ подлежит уничтожению. Руководитель организации особым приказом назначает состав комиссии, ответственной за эту процедуру. Она проводит инвентаризацию подлежащей уничтожению документации: уточняет фактическое наличие объектов утилизации, подсчитывает их, проверяет сроки. Данные сведения заносятся в специальный акт, в котором должна быть проставлена дата уничтожения.

Надёжный способ утилизации — сжигание. Если бумага плохо горит, её можно измельчить с помощью шредера. Какой бы ни был выбран способ уничтожения, после него восстановление документов должно быть исключено.