Какой срок хранения первичных документов?

Первичные документы – общее название документов, подтверждающих совершение финансовых или иных операций и используемых для подготовки и ведения финансовой отчетности. Они представляют собой подтверждение совершение товарных, денежных и иных транзакций между предприятием и физическими (юридическими) лицами. Во время проведения проверки и аудита отчетности специалисты обращают внимание, в первую очередь, на полноту массива первичной документации.

Разновидности первичных документов

Документации классифицируют по назначению и сфере использования:

• кадровый учет персонала, рабочего времени, расчетов с сотрудниками;
• учет выполненных ремонтных и строительных работ;
• учет продукции, ТМЦ в местах хранения;
• учет денежных средств при осуществлении розничных операций с физлицами;
• учет торговых операций разных типов;
• учет кассовых операций;
• учет работы оборудования, машин;
• учет работы транспортных средств;
• учет основных средств, материальных и нематериальных активов;
• документация по учету реализованной продукции и так далее.

Первичные документы используют для проведения проверок со стороны налоговых и других служб, поэтому за нарушение сроков и преждевременное уничтожение, утерю предусмотрены следующие штрафы:

• должностные лица – 3000 – 5000 рублей;
• предприятия и организации – 5000 – 10000 рублей.

Дополнительно со стороны контролирующих органов могут грозить дополнительные санкции за снижение налогооблагаемой базы, иные нарушения, опровергнуть которые и призвана первичная документация.

Особенности хранения первичной документации по кадрам

Процедура регламентирована архивным законодательством (Приказ Росархива №236). К категории наиболее востребованных документов предъявляются следующие сроки хранения информации:

• 75 лет для оформленных документов, касающихся проведения социальных всевозможных выплат, премий, зарплат, каких-либо льгот граждан (сюда относятся личные дела и карточки, трудовые контракты, договоры подряда и т.д.);
• 5 лет хранятся документы, которые касаются учета рабочего времени, перевода на простой, полный или сокращенный рабочий день, премирования, командировок, прохождения инструктажей по ТБ;
• 3 года для документов, которые касаются графиков отпусков, иных моментов дисциплины труда.

Особенности хранения первичной бухгалтерской документации

В эту группу входят все типы первичных документов, которые касаются финансовой деятельности организации. Речь про учетную политику, кассовые и банковские документы, сформированную отчетность, товарные и товарно-транспортные накладные, всевозможные акты о выполненных работах и оказанных услугах, и так далее. Конкретные периоды хранения здесь четко определяется архивными нормативныи актами, и профильным ФЗ, касающимся ведения бухучета.

Стандартным сроком для подобной группы документов считается срок в 5 лет. Одновременно отсчет начинается с 1 января следующего года, что важно учитывать. Другие сроки хранения первичных документов действуют для следующих групп:

• переписка о ведении реструктуризации имевшихся долгов по платежам в бюджеты разного уровня – 6 лет;
• расчеты с сотрудниками по страховым, пенсионных взносам – 50/75 лет;
• расчет стандартного НДФЛ при условии отсутствия лицевого счета – 50/75 лет;
• карточки учета совершенных и рассчитанных выплат и взносов социального страхования – 6 лет при наличии лицевого счета и 50/75 лет при отсутствии у работника лицевого счета;
• первичные общие учетные и связанные с ними всех типов документы – 5 лет при условии прохождения проверки либо до принятия итоговых решений по протестам при наличии последних;
• регистры ведения предприятием бухучета – 5 лет при условии прохождения проверки;
• ежегодная отчетность предприятия – постоянно;
• документы, подтверждающие утверждение отчетности за истекший год – постоянно.

Где хранить предприятию или ИП документы?

В компания формируется со временем довольно большой массив первичной документации. В течение срока хранения их можно хранить в любом удобном месте (обычно выделяется отдельное помещение или шкаф в бухгалтерии, а индивидуальные предприниматели хранят документацию дома). Если предприятие ликвидируется, то все документы, касающиеся персонала предприятия, передают в муниципальные архивные органы. Что касается остальной документации, то даже после ликвидации предприятия стоит их хранить до истечения срока давности.

Перед передачей первичных документов в архив они должны соответствовать ряду требований:

• систематизация в хронологическом порядке;
• отсутствие металлических предметов (скрепки, скобки);
• подшивка документов в папку из картона в четыре прокола;
• наличие нумерации листов карандашом;
• оформленная обложка с указанием наименований организации, наименование документации, временной промежуток.

Также при передаче документов на хранение в архив надо составить опись документов в трех экземплярах.