Какой срок хранения первичных документов?
Первичные документы – общее название документов, подтверждающих совершение финансовых или иных операций и используемых для подготовки и ведения финансовой отчетности. Они представляют собой подтверждение совершение товарных, денежных и иных транзакций между предприятием и физическими (юридическими) лицами. Во время проведения проверки и аудита отчетности специалисты обращают внимание, в первую очередь, на полноту массива первичной документации.
Разновидности первичных документов
Документации классифицируют по назначению и сфере использования:
- кадровый учет персонала, рабочего времени, расчетов с сотрудниками;
- учет выполненных ремонтных и строительных работ;
- учет продукции, ТМЦ в местах хранения;
- учет денежных средств при осуществлении розничных операций с физлицами;
- учет торговых операций разных типов;
- учет кассовых операций;
- учет работы оборудования, машин;
- учет работы транспортных средств;
- учет основных средств, материальных и нематериальных активов;
- документация по учету реализованной продукции и так далее.
Первичные документы используют для проведения проверок со стороны налоговых и других служб, поэтому за нарушение сроков и преждевременное уничтожение, утерю предусмотрены следующие штрафы:
- должностные лица – 3000 – 5000 рублей;
- предприятия и организации – 5000 – 10000 рублей.
Дополнительно со стороны контролирующих органов могут грозить дополнительные санкции за снижение налогооблагаемой базы, иные нарушения, опровергнуть которые и призвана первичная документация.
Особенности хранения первичной документации по кадрам
Процедура регламентирована архивным законодательством (Приказ Росархива №236). К категории наиболее востребованных документов предъявляются следующие сроки хранения информации:
- 75 лет для оформленных документов, касающихся проведения социальных всевозможных выплат, премий, зарплат, каких-либо льгот граждан (сюда относятся личные дела и карточки, трудовые контракты, договоры подряда и т.д.);
- 5 лет хранятся документы, которые касаются учета рабочего времени, перевода на простой, полный или сокращенный рабочий день, премирования, командировок, прохождения инструктажей по ТБ;
- 3 года для документов, которые касаются графиков отпусков, иных моментов дисциплины труда.
Особенности хранения первичной бухгалтерской документации
В эту группу входят все типы первичных документов, которые касаются финансовой деятельности организации. Речь про учетную политику, кассовые и банковские документы, сформированную отчетность, товарные и товарно-транспортные накладные, всевозможные акты о выполненных работах и оказанных услугах, и так далее. Конкретные периоды хранения здесь четко определяется архивными нормативныи актами, и профильным ФЗ, касающимся ведения бухучета.
Стандартным сроком для подобной группы документов считается срок в 5 лет. Одновременно отсчет начинается с 1 января следующего года, что важно учитывать. Другие сроки хранения первичных документов действуют для следующих групп:
- переписка о ведении реструктуризации имевшихся долгов по платежам в бюджеты разного уровня – 6 лет;
- расчеты с сотрудниками по страховым, пенсионных взносам – 50/75 лет;
- расчет стандартного НДФЛ при условии отсутствия лицевого счета – 50/75 лет;
- карточки учета совершенных и рассчитанных выплат и взносов социального страхования – 6 лет при наличии лицевого счета и 50/75 лет при отсутствии у работника лицевого счета;
- первичные общие учетные и связанные с ними всех типов документы – 5 лет при условии прохождения проверки либо до принятия итоговых решений по протестам при наличии последних;
- регистры ведения предприятием бухучета – 5 лет при условии прохождения проверки;
- ежегодная отчетность предприятия – постоянно;
- документы, подтверждающие утверждение отчетности за истекший год – постоянно.
Где хранить предприятию или ИП документы?
В компания формируется со временем довольно большой массив первичной документации. В течение срока хранения их можно хранить в любом удобном месте (обычно выделяется отдельное помещение или шкаф в бухгалтерии, а индивидуальные предприниматели хранят документацию дома). Если предприятие ликвидируется, то все документы, касающиеся персонала предприятия, передают в муниципальные архивные органы. Что касается остальной документации, то даже после ликвидации предприятия стоит их хранить до истечения срока давности.
Перед передачей первичных документов в архив они должны соответствовать ряду требований:
- систематизация в хронологическом порядке;
- отсутствие металлических предметов (скрепки, скобки);
- подшивка документов в папку из картона в четыре прокола;
- наличие нумерации листов карандашом;
- оформленная обложка с указанием наименований организации, наименование документации, временной промежуток.
Также при передаче документов на хранение в архив надо составить опись документов в трех экземплярах.
Вам понравилась статья?
Комментарии к материалу
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
Оставьте комментарий к этому посту
Последние материалы блога
В 2024 году индексация пенсий станет ключевым фактором поддержки ветеранов труда, учитывая экономическую ситуацию и инфляционные тенденции. Прогнозируемый уровень инфляции, ожидаемый на уровне 4-6%, определит размер корректировки пенсионных выплат. В предыдущие годы показатели индексации колебались в пределах 5-7%, что позволяет ожидать схожих значений в 2024 году.
Индексация пенсий — это систематическая корректировка размера пенсионных выплат, целью которой является защита доходов пенсионеров от инфляции. Этот механизм позволяет сохранить реальную покупательную способность пенсий в условиях изменения общего уровня цен на товары и услуги. Индексация основывается на процентном увеличении текущего размера пенсии, соответствующем прогнозируемому или фактическому росту инфляции.
В современном мире трудовые отношения между работником и работодателем регулируются множеством законодательных актов, и одним из ключевых документов, определяющих эти отношения, является трудовой договор. Он закрепляет права и обязанности сторон, условия труда и порядок его оплаты. Однако, несмотря на наличие четких договоренностей, в определенных ситуациях возникает необходимость в расторжении этого договора.
Коллективный договор является ключевым элементом в системе трудовых отношений. Это документ, заключаемый между работодателем и представителями работников (чаще всего профсоюзом), который устанавливает общие правила работы, условия труда, обязанности и права обеих сторон.
Дебетовая карта — это банковский продукт, связанный с личным счетом клиента, на который он самостоятельно вносит средства. Эти карты используются для расчетов, снятия наличных и других финансовых операций. Зарплатная карта, в свою очередь, является разновидностью дебетовой карты, но она преимущественно используется для получения заработной платы. Основная ее особенность заключается в том, что работодатель оформляет и пополняет ее, обычно в рамках зарплатного проекта с банком.
Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.