Какой срок хранения первичных документов?

Поделиться материалом:

Первичные документы – общее название документов, подтверждающих совершение финансовых или иных операций и используемых для подготовки и ведения финансовой отчетности. Они представляют собой подтверждение совершение товарных, денежных и иных транзакций между предприятием и физическими (юридическими) лицами. Во время проведения проверки и аудита отчетности специалисты обращают внимание, в первую очередь, на полноту массива первичной документации.

Разновидности первичных документов

Документации классифицируют по назначению и сфере использования:

  • кадровый учет персонала, рабочего времени, расчетов с сотрудниками;
  • учет выполненных ремонтных и строительных работ;
  • учет продукции, ТМЦ в местах хранения;
  • учет денежных средств при осуществлении розничных операций с физлицами;
  • учет торговых операций разных типов;
  • учет кассовых операций;
  • учет работы оборудования, машин;
  • учет работы транспортных средств;
  • учет основных средств, материальных и нематериальных активов;
  • документация по учету реализованной продукции и так далее.

Первичные документы используют для проведения проверок со стороны налоговых и других служб, поэтому за нарушение сроков и преждевременное уничтожение, утерю предусмотрены следующие штрафы:

  • должностные лица – 3000 – 5000 рублей;
  • предприятия и организации – 5000 – 10000 рублей.

Дополнительно со стороны контролирующих органов могут грозить дополнительные санкции за снижение налогооблагаемой базы, иные нарушения, опровергнуть которые и призвана первичная документация.

Особенности хранения первичной документации по кадрам

Процедура регламентирована архивным законодательством (Приказ Росархива №236). К категории наиболее востребованных документов предъявляются следующие сроки хранения информации:

  • 75 лет для оформленных документов, касающихся проведения социальных всевозможных выплат, премий, зарплат, каких-либо льгот граждан (сюда относятся личные дела и карточки, трудовые контракты, договоры подряда и т.д.);
  • 5 лет хранятся документы, которые касаются учета рабочего времени, перевода на простой, полный или сокращенный рабочий день, премирования, командировок, прохождения инструктажей по ТБ;
  • 3 года для документов, которые касаются графиков отпусков, иных моментов дисциплины труда.

Особенности хранения первичной бухгалтерской документации

В эту группу входят все типы первичных документов, которые касаются финансовой деятельности организации. Речь про учетную политику, кассовые и банковские документы, сформированную отчетность, товарные и товарно-транспортные накладные, всевозможные акты о выполненных работах и оказанных услугах, и так далее. Конкретные периоды хранения здесь четко определяется архивными нормативныи актами, и профильным ФЗ, касающимся ведения бухучета.

Стандартным сроком для подобной группы документов считается срок в 5 лет. Одновременно отсчет начинается с 1 января следующего года, что важно учитывать. Другие сроки хранения первичных документов действуют для следующих групп:

  • переписка о ведении реструктуризации имевшихся долгов по платежам в бюджеты разного уровня – 6 лет;
  • расчеты с сотрудниками по страховым, пенсионных взносам – 50/75 лет;
  • расчет стандартного НДФЛ при условии отсутствия лицевого счета – 50/75 лет;
  • карточки учета совершенных и рассчитанных выплат и взносов социального страхования – 6 лет при наличии лицевого счета и 50/75 лет при отсутствии у работника лицевого счета;
  • первичные общие учетные и связанные с ними всех типов документы – 5 лет при условии прохождения проверки либо до принятия итоговых решений по протестам при наличии последних;
  • регистры ведения предприятием бухучета – 5 лет при условии прохождения проверки;
  • ежегодная отчетность предприятия – постоянно;
  • документы, подтверждающие утверждение отчетности за истекший год – постоянно.

Где хранить предприятию или ИП документы?

В компания формируется со временем довольно большой массив первичной документации. В течение срока хранения их можно хранить в любом удобном месте (обычно выделяется отдельное помещение или шкаф в бухгалтерии, а индивидуальные предприниматели хранят документацию дома). Если предприятие ликвидируется, то все документы, касающиеся персонала предприятия, передают в муниципальные архивные органы. Что касается остальной документации, то даже после ликвидации предприятия стоит их хранить до истечения срока давности.

Перед передачей первичных документов в архив они должны соответствовать ряду требований:

  • систематизация в хронологическом порядке;
  • отсутствие металлических предметов (скрепки, скобки);
  • подшивка документов в папку из картона в четыре прокола;
  • наличие нумерации листов карандашом;
  • оформленная обложка с указанием наименований организации, наименование документации, временной промежуток.

Также при передаче документов на хранение в архив надо составить опись документов в трех экземплярах.

Поделиться материалом:

Вам понравилась статья?


100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна



Комментарии к материалу

Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!


Оставьте комментарий к этому посту


Последние материалы блога

Аккредитация IT-компаний — процесс подтверждения соответствия предприятия установленным государством требованиям. Для прохождения аккредитации необходимо подать заявление установленного образца в Министерство цифрового развития Российской Федерации.

Медики обязаны иметь аккредитацию. Прежде всего, в ней нуждаются повышающие квалификацию медработники и выпускники. Иные работающие медики будут проходить её с 2022 года. Проанализируем механизм аккредитации медсестры.

Современный человек большую часть своей жизни проводит на работе. Учитывая это, крайне не приятно, когда возникает необходимость в увольнении. Дело в том, что иногда у компании возникает необходимость сократить имеющийся штат.

В 2021 году Госдума объявила банкам об обязательном указании причины отказа в кредитных каникулах. Однако банкиры стали писать в отказном решении "а связи с несоответствии требованиям" толком не объясняя причины.

Многие предприятия со временем задумываются о том, чтобы сократить численность сотрудников. В этом случае в первую очередь под угрозой находятся пенсионеры.

К категории законодательно регламентированных способов прекращения отношений в трудовой деятельности между работодателем и сотрудником сегодня относится сокращение численности/штата сотрудников.