Какой срок хранения первичных документов?

Поделиться материалом:

Первичные документы – общее название документов, подтверждающих совершение финансовых или иных операций и используемых для подготовки и ведения финансовой отчетности. Они представляют собой подтверждение совершение товарных, денежных и иных транзакций между предприятием и физическими (юридическими) лицами. Во время проведения проверки и аудита отчетности специалисты обращают внимание, в первую очередь, на полноту массива первичной документации.

Разновидности первичных документов

Документации классифицируют по назначению и сфере использования:

  • кадровый учет персонала, рабочего времени, расчетов с сотрудниками;
  • учет выполненных ремонтных и строительных работ;
  • учет продукции, ТМЦ в местах хранения;
  • учет денежных средств при осуществлении розничных операций с физлицами;
  • учет торговых операций разных типов;
  • учет кассовых операций;
  • учет работы оборудования, машин;
  • учет работы транспортных средств;
  • учет основных средств, материальных и нематериальных активов;
  • документация по учету реализованной продукции и так далее.

Первичные документы используют для проведения проверок со стороны налоговых и других служб, поэтому за нарушение сроков и преждевременное уничтожение, утерю предусмотрены следующие штрафы:

  • должностные лица – 3000 – 5000 рублей;
  • предприятия и организации – 5000 – 10000 рублей.

Дополнительно со стороны контролирующих органов могут грозить дополнительные санкции за снижение налогооблагаемой базы, иные нарушения, опровергнуть которые и призвана первичная документация.

Особенности хранения первичной документации по кадрам

Процедура регламентирована архивным законодательством (Приказ Росархива №236). К категории наиболее востребованных документов предъявляются следующие сроки хранения информации:

  • 75 лет для оформленных документов, касающихся проведения социальных всевозможных выплат, премий, зарплат, каких-либо льгот граждан (сюда относятся личные дела и карточки, трудовые контракты, договоры подряда и т.д.);
  • 5 лет хранятся документы, которые касаются учета рабочего времени, перевода на простой, полный или сокращенный рабочий день, премирования, командировок, прохождения инструктажей по ТБ;
  • 3 года для документов, которые касаются графиков отпусков, иных моментов дисциплины труда.

Особенности хранения первичной бухгалтерской документации

В эту группу входят все типы первичных документов, которые касаются финансовой деятельности организации. Речь про учетную политику, кассовые и банковские документы, сформированную отчетность, товарные и товарно-транспортные накладные, всевозможные акты о выполненных работах и оказанных услугах, и так далее. Конкретные периоды хранения здесь четко определяется архивными нормативныи актами, и профильным ФЗ, касающимся ведения бухучета.

Стандартным сроком для подобной группы документов считается срок в 5 лет. Одновременно отсчет начинается с 1 января следующего года, что важно учитывать. Другие сроки хранения первичных документов действуют для следующих групп:

  • переписка о ведении реструктуризации имевшихся долгов по платежам в бюджеты разного уровня – 6 лет;
  • расчеты с сотрудниками по страховым, пенсионных взносам – 50/75 лет;
  • расчет стандартного НДФЛ при условии отсутствия лицевого счета – 50/75 лет;
  • карточки учета совершенных и рассчитанных выплат и взносов социального страхования – 6 лет при наличии лицевого счета и 50/75 лет при отсутствии у работника лицевого счета;
  • первичные общие учетные и связанные с ними всех типов документы – 5 лет при условии прохождения проверки либо до принятия итоговых решений по протестам при наличии последних;
  • регистры ведения предприятием бухучета – 5 лет при условии прохождения проверки;
  • ежегодная отчетность предприятия – постоянно;
  • документы, подтверждающие утверждение отчетности за истекший год – постоянно.

Где хранить предприятию или ИП документы?

В компания формируется со временем довольно большой массив первичной документации. В течение срока хранения их можно хранить в любом удобном месте (обычно выделяется отдельное помещение или шкаф в бухгалтерии, а индивидуальные предприниматели хранят документацию дома). Если предприятие ликвидируется, то все документы, касающиеся персонала предприятия, передают в муниципальные архивные органы. Что касается остальной документации, то даже после ликвидации предприятия стоит их хранить до истечения срока давности.

Перед передачей первичных документов в архив они должны соответствовать ряду требований:

  • систематизация в хронологическом порядке;
  • отсутствие металлических предметов (скрепки, скобки);
  • подшивка документов в папку из картона в четыре прокола;
  • наличие нумерации листов карандашом;
  • оформленная обложка с указанием наименований организации, наименование документации, временной промежуток.

Также при передаче документов на хранение в архив надо составить опись документов в трех экземплярах.

Поделиться материалом:

Вам понравилась статья?


100% считают, что статья полезна
0% считают, что статья не полезна



Комментарии к материалу

Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!


Оставьте комментарий к этому посту


Последние материалы блога

В 2024 году индексация пенсий станет ключевым фактором поддержки ветеранов труда, учитывая экономическую ситуацию и инфляционные тенденции. Прогнозируемый уровень инфляции, ожидаемый на уровне 4-6%, определит размер корректировки пенсионных выплат. В предыдущие годы показатели индексации колебались в пределах 5-7%, что позволяет ожидать схожих значений в 2024 году.

Индексация пенсий — это систематическая корректировка размера пенсионных выплат, целью которой является защита доходов пенсионеров от инфляции. Этот механизм позволяет сохранить реальную покупательную способность пенсий в условиях изменения общего уровня цен на товары и услуги. Индексация основывается на процентном увеличении текущего размера пенсии, соответствующем прогнозируемому или фактическому росту инфляции.

В современном мире трудовые отношения между работником и работодателем регулируются множеством законодательных актов, и одним из ключевых документов, определяющих эти отношения, является трудовой договор. Он закрепляет права и обязанности сторон, условия труда и порядок его оплаты. Однако, несмотря на наличие четких договоренностей, в определенных ситуациях возникает необходимость в расторжении этого договора.

Коллективный договор является ключевым элементом в системе трудовых отношений. Это документ, заключаемый между работодателем и представителями работников (чаще всего профсоюзом), который устанавливает общие правила работы, условия труда, обязанности и права обеих сторон.

Дебетовая карта — это банковский продукт, связанный с личным счетом клиента, на который он самостоятельно вносит средства. Эти карты используются для расчетов, снятия наличных и других финансовых операций. Зарплатная карта, в свою очередь, является разновидностью дебетовой карты, но она преимущественно используется для получения заработной платы. Основная ее особенность заключается в том, что работодатель оформляет и пополняет ее, обычно в рамках зарплатного проекта с банком.

Заработная плата – не просто цифра на банковской карте. Это сложная система начислений, удержаний и доплат, которая формируется в соответствии с законодательством и трудовым договором. Какие бонусы и премии могут учесть ваши достижения? Какие компенсации предусмотрены за работу в непростое время? И что может уменьшить вашу зарплату без вашего ведома? Разберемся в этой сложной, но крайне важной теме подробно.