Какие обязанности есть у помощника руководителя?

Помощник руководителя фактически является секретарем, но его обязанности обычно гораздо  шире. Например, наряду с обязанностями секретаря этот сотрудник может заниматься планированием графика руководителя, проведением его переговоров с партнерами, организацией различных  мероприятий. Благодаря назначению человека на такую должность можно добиться освобождения руководителя от большей части его работы. При этом каждый начальник сам определяет  круг обязанностей помощника. Иногда этот сотрудник может полностью  заменять  руководство в различных ситуациях.

Конкретные обязанности личного помощника указываются в его должностной инструкции. Этот документ имеет большое юридическое значение, так как регламентирует трудовые отношения на предприятии между руководителем и его помощником. Данная инструкция состоит из основных и второстепенных разделов. Особенно важным для сотрудника является раздел, где говорится об его функциях. Причем все обязанности помощника должны быть расписаны в документе достаточно подробно, что позволит избежать недоразумений с начальством в будущем. При определении обязанностей этого сотрудника обязательно учитываются особенности фирмы. После того, как будет составлена должностная инструкция, ее распечатывают в нескольких вариантах в зависимости от количества помощников. Также на инструкции проставляются подписи руководителя и его ассистента.

В соответствии с профессиональным стандартом помощник руководителя должен фактически выполнять обязанности секретаря-референта или секретаря руководителя. Но в частных компаниях не обязательно соблюдать профстандарт, хотя рекомендации этого документа учитываются при определении должностных обязанностей помощников.

Лучше всего в профстандарте отражены должностные обязанности секретаря руководителя, которые предполагают организацию деятельности руководителя и работу с документацией. Первая часть включает составление плана рабочего дня  секретаря, плана приема звонков к руководителю,  приема посетителей, организацию всех командировок начальства, подготовку мероприятий, контроля за выполнением поручений. Ассистенту необходимо также проверять сроки выполнения указаний директора.

 Помощник руководителя должен приносить ему на подпись документы, которые уже обработаны и отредактированы. Кроме того, в сферу его обязанностей входит не только проведение телефонных переговоров, но и возможно их запись. Всю полученную информацию сотрудник должен обязательно доносить до руководства. Таким образом, помощник фактически выполняет административную работу. Во время документационной работы помощник занимается составлением и оформлением различных документов, выполняет функцию по обработке дел для хранения в архиве. Также помощнику руководителя приходится выполнять его личные поручения.

При приеме на работу стоит заранее определить круг обязанностей для этого сотрудника. Выполнять их достаточно сложно, поэтому человек должен быть готов к этому физически и морально. Он должен обладать определенными личными качествами, которые позволят успешно справляться с работой.

К ним можно отнести следующие:

• стрессоустойчивость, так как персональному помощнику приходится выполнять большой объем работы и общаться с разными людьми;
• коммуникабельность, что поможет наладить отношения с посетителями и найти с ними общий язык;
• внимательность, что особенно важно в работе с документацией. Правильность оформления документа личный помощник должен определять с первого взгляда;
• хорошая память, так как для работы необходимо запоминать много информации и изучать большое количество законов и актов. Также придется помнить обо всех поступивших звонках и сообщать об этом руководителю. Не менее важно помнить информацию о текущем состоянии дел и имена все важных для компании партнеров;
• развитый эмоциональный интеллект, что означает умение управлять своими эмоциями и разбираться в эмоциях других людей;
• проявление инициативы, что означает умение заранее подготовить запасные варианты, просчитать очередной этап действий, принимать решения.

В профстандарте имеется целый список качеств и умений, которые необходимы для выполнения определенных должностных обязанностей. Чтобы заниматься организационным  обеспечением деятельности руководителя, помощник должен хорошо разбираться в производственной деятельности компании или организации, в правилах планирования рабочего времен, методах научной организации труда. Также он должен знать, как правильно ставить цели, составлять планы, устанавливать приоритеты.

В документационной деятельности ему необходимо знать основы управления, структуру организации, основные правовые акты, госстандарты, образцы подписей, порядок работы с документами, требования, которые предъявляются  к документам, правила их составления. Также помощник руководителя должен обязательно иметь профессиональное  образование и опыт работы в этой должности.

Таким образом, помощник руководителя является важной персоной в любой организации. Справиться со всеми возлагаемыми на него обязанностями можно только при наличии определенных навыков и личных качеств. Некоторые из них можно при желании развить.