Как завести электронную трудовую книжку

Переход на электронные трудовые книжки, начиная с 1 января 2020 года, вызывает множество вопросов со стороны представителей кадровых служб. Один из главных и самых сложных — как завести электронную трудовую книжку (ЭТК). Дело в том, что законодательно этому вопросу уделено не так много внимания, как другим аспектам перехода с бумажной версии на электронную.

Кто ответственен за создание и ведение?

Однако ларчик открывается достаточно просто: с момента функционирования электронной версии трудовой книжки каждого работника вести ее должен будет Пенсионный Фонд России (ПФР), а в задачи работодателя будет оставаться лишь предоставление сведений об изменении статуса сотрудника:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• увольнение;
• другие данные — за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Именно об этом говорит новая статья 66.1, которой дополнили Трудовой Кодекс РФ.

Сроки создания

В законодательных актах, посвященных переходу на ЭТК, выделено несколько этапов этого процесса, начиная от момента уведомления сотрудника о такой возможности (до 30 июня 2020 года) до момента передачи заявления от сотрудника, где он подтверждает свой переход на электронный вариант (до конца года).

Все данные о переходе отражаются в новом отчете СЗВ-ТД, который по истечении каждого месяца в течение последующих 15 календарных дней работодатель должен предоставить в ПФ РФ. Для формирования электронных сведений работодатель может использовать как личные программно-технические средства (например, программный комплекс на базе 1С, который включает в том числе и программу управления кадрами), так и бесплатный электронный сервис от ПФ РФ.

Как только отчет будет получен, в индивидуальный лицевой счет каждого сотрудника, который открыт на него в ПФР, начиная с 2007 года, будет добавлен раздел «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Вся информация о трудовом стаже работника будет храниться на электронных ресурсах ПФР. Там позаботятся о ее защите и безопасности персональных данных.

Нужно ли дублировать информацию о трудовом стаже на ресурсах работодателя?

В принципе, такой надобности нет. В том случае, если работнику в процессе работы или при увольнении понадобится получить информацию о своем трудовом стаже после перехода на электронный вариант, то он может воспользоваться любым из трех удобных ему способов:

• Обратиться в клиентскую службу ПФР или МФЦ.
• Зайти в личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).
• Написать заявление своему работодателю и отправить его по электронной почте (для этого кадровикам следует создать отдельную электронную почту для переписки с сотрудниками).

В первых двух случаях работодатель никак не участвует в предоставлении информации. А вот в последнем варианте заполняются данные по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». А значит, собственный учет трудового стажа, а значит, и создание ЭТК в базах данных работодателя нужны.

Начиная с конца января — начала февраля в обновлениях к программным продуктам 1С (в первую очередь «1С:Зарплата и управление персоналом 8») в обязательном порядке присутствует блок, отражающий переход на ЭТК и дальнейший учет трудового стажа работников. Также тут можно отслеживать, кому из сотрудников уже вручено уведомление о возможности перехода, а кто уже принял решение и перешел на ЭТК. На базе вводимой информации можно формировать отчеты, которые ежемесячно сдаются в ПФР.

Вместо заключения

Таким образом, создавать, а в дальнейшем и вести ЭТК будет ПФ РФ. В обязанности работодателя входит своевременно и объективно отразить в подаваемом отчете СЗВ-ТД информацию о принятом работником решении перейти на электронный вариант этого документа. Однако, при наличии программных комплексов 1С, работодатель для своего удобства может отражать в программе все этапы перехода, чтобы в дальнейшем формировать отчеты для сдачи в ПФР и выдавать справки о трудовом стаже своих работников при увольнении.