Как вести электронные трудовые книжки с 2020 года

Использование электронных носителей для ведения трудовых книжек с 2020 года в России становится важной кадровой политикой предприятий независимо от форм собственности. Электронная версия является аналогом бумажного документа, где учитывается производственная деятельность наемника, его стаж. Постепенно бумажная трудовая книжка перестанет существовать. Основанием для продолжения ее действия послужит заявление работника в письменном виде, которое он напишет до конца декабря 2020 г. при условии, что и оформит трудовые отношения до этой даты. Электронный формат с января 2021 г. обязателен для предприятий и работников.

Как осуществить переход к электронным трудовым книжкам в 2020 году

Переход к электронному варианту трудовых книжек состоит из нескольких этапов:

• Дополнить нормативно-правовые локальные документы, которые заключает администрация предприятия и производственный коллектив, положениями о ведении электронного варианта трудовых книжек, заручившись согласием профсоюзных организаций.
• Уведомить каждого работника письменно о переходе на электронные трудовые книжки.
• Получить от каждого сотрудника письменное заявление о согласии на ведение электронных трудовых книжек.

ВАЖНО: Получить согласие на ведение электронного варианта трудовой книжки надо от всех участников трудового процесса с разъяснением, что вести двойной учет нецелесообразно. Срок до 30.06.2020 г.

• Выдать материальные носители работникам, согласившимся на ведение электронных, уведомить работника, что в дальнейшем он сам будет отвечать за сохранность и использование, а сведения из нее не перенесут на электронный носитель. Одновременно делается запись в трудовую книжку о предпочтении электронному варианту (ст.66.1 Трудового кодекса). Такую же информацию отправляют в ПФР.
• Подавая заявление на ведение бумажной трудовой книжки на одном предприятии за работником сохраняется это право других, куда он устроится после увольнения.

ВАЖНО: Когда наемник не оформит ни одного заявления, то администрация обязана вносить сведения в бумажный носитель информации о трудовой деятельности, дублируя записи в электронный. Причины отсутствия заявлений разные: нахождение в отпуске, на больничном, др.

Какие сведения следует вносить в электронный вариант

Вносимые данные таковы:

•  касающиеся личности работника;
•  идентифицирующие предприятие (наименование предприятия и структурного подразделения, в котором работает наемное лицо);
•  сопровождающие движения работника (поступление и увольнение с работы и переводы с указанием дат и документов о перемещениях);
• наименование должности, специальности и данные о квалификации.

Исключение: Единственное, что не будет учитываться в цифровом документе — поощрения работника.

Важно: Электронный вариант несколько отличен от бумажного варианта трудовой книжки, но обеспечит всю полноту данных, которые необходимы работнику для начисления пенсионных и других выплат и не потребуют никакого подтверждения.

Что следует знать кадровикам предприятий

Ведение трудовых книжек в цифровом варианте для кадровиков предприятий предполагает расширение уже имеющегося дистанционного взаимодействия с Пенсионным фондом РФ, на портале которого будут заводить эти документы и хранить.

Такое взаимодействие основано на четких инструкциях в заполнении установленных форматов данных, заносимых трудовиками о трудовой деятельности работника.

Они знакомы трудовикам из индивидуального (персонифицированного учета), основанного в апреле 1996 г. (ФЗ-27). Сложностей в заполнении форм не возникнет.

Важно: К параллельному дублированию в материальном и цифровом видах трудовой книжки надо относиться ответственно и не допускать ошибок. Кроме этого будет предусмотрено наказание в виде административных взысканий за нарушение сроков внесения данных, а также их неполноту и недостоверность.

Что надо знать сотрудникам предприятий

Интересующие наемников данные о своей работе, стаже можно получить, войдя в свой личный кабинет на сайте ПФ, предварительно регистрируясь на сайте Госуслуг, имея учетную запись в ЕСИА.

Работодатель может предоставить работнику такую информацию по его запросу, почерпнув ее в ПФ.