Как принять работника с электронной трудовой книжкой?

В России в настоящее время наряду с бумажными действуют трудовые книжки, которые оформляются в электронном формате. Этот документ также подтверждает сведения о трудовой деятельности. Если работник выбирает электронную, а не бумажную трудовую книжку, то работодатель обязан всю информацию формировать именно в электронном формате. Таким же способом она будет отправляться в Пенсионный фонд. По требованию работника сведения из такой книжки можно оформить на бумаге. Ее может подготовить как сам работодатель, так и ПФР. Также этот документ можно заказать у сотрудников МФЦ.

При приеме сотрудника на работу, у которого имеется электронная книжка, работодатель должен выполнить несколько важных действий. Это поможет избежать наложения штрафных санкций со стороны контролеров ГИТ.

Особенности трудоустройства с ЭТК

Прежде всего, у соискателя на определенную должность нужно потребовать несколько документов. К ним относится документ, который подтверждает личность, например, паспорт. Также потребуется СНИЛС, документы об образовании и специальности. Если это имеет значение, можно запросить справку об отсутствии судимости, заграничный паспорт или другие необходимые документы. Для налогообложения и расчета пособий понадобится ИНН, справка с последнего места работы и 2-НДФЛ от бывшего работодателя.

Наиболее важным этапом при оформлении на работу является выяснение у будущего сотрудника вопроса, как он желает вести трудовую книжку. Соискатель должен предоставить сведения обо всем периоде трудовой деятельности. Это может быть выписка с прежнего места работы, заполненная по форме СТД-Р.

Чтобы устроиться на новое место работы, бумажную книжку можно не предъявлять, а просто показать выданную прежней компанией справку. В ней должны находиться записи о трудовой деятельности. Справка будет иметь такое же значение и силу, как и бумажная книжка. Оформить ее можно как на бумаге, так и на электронном носителе. Эта информация указывается в заявлении работника, которое он подает работодателю. Если справка предоставляется в электронном виде, она должна быть подписана УКП, при ее наличии у работодателя. Документ должен быть подготовлен в течение 3-х дней после подачи заявления работником. Также ее можно выдать работнику в день его официального увольнения.

При устройстве на работу можно предоставить трудовую книжку в бумажном варианте, если она была заведена раньше. Если работник раньше отказался от бумажной книжки, в документе СТД-Р об этом должна быть сделана отметка. При наличии такой записи человек оформляется как обычно. Но трудовую книжку вести больше не нужно, так как работник выбрал электронный вариант. При отсутствии такой отметки в документе необходимо потребовать бумажную книжку.

Обычно бумажную книжку работодатели требуют, когда хотят проверить данные, указанные в резюме. Специалист отдела кадров сможет на основании этого документа сделать расчет страхового стажа, если потребуется назначить пособие по временной нетрудоспособности. Работники, которые решили перейти на цифровой формат, обязаны беречь и сохранять бумажную книжку до самой пенсии. Это позволит впоследствии подтвердить их трудовой стаж за прошлые периоды.

При переходе на ЭТК работодатель выдает бумажную трудовую книжку работнику и не несет ответственности за ее ведение и хранение. В сам документ вносится запись о том, что работник написал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Во время выдачи трудовой книжки в ней выполняется запись о том, что работник выбрал ЭТК. При приеме на новую работу сотрудник кадровой службы должен проверить наличие такой записи. Если она действительно присутствует, то нужно будет вести только электронную книжку, а бумажную заполнять не придется.

При отказе соискателя предоставить бумажную книжку, необходимо заполнить новую книжку в бумажном варианте. Далее работник должен подать заявление о том, что он выбирает электронный вариант ведения книжки. В том случае, если человек устраивается на работу в первый раз, то у него нет справки о трудовой деятельности. Естественно, что этот документ от него никто потребовать не сможет. Если работник оформляется в первый раз, то ему можно не оформлять книжку на бумаге. В таком случае сведения будут вестись только в электронном виде.

Поскольку на руках у такого работника может не быть заполненной СТД-Р от прошлого работодателя, то он должен принести с собой бумажную книжку. На работу человека оформляют стандартным способом. Через 5 дней в документе делается запись о том, что принят на работу. На следующем этапе на работника подготавливается приказ. Затем в 2-х экземплярах оформляется трудовой договор. Один остается у работодателя, а другой отдается работнику. Перед подписанием трудового договора он должен познакомиться со всеми локальными актами организации или предприятия, которые необходимы в его деятельности. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме. Также на нового работника оформляется личная карточка. После оформления работника нужно сдать отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР в течение суток.

Спонсор данной статьи: кн-групп.рф