Как правильно оформить график отпусков

График отпусков составляется работодателем с учетом требований трудового законодательства и интересов работников. По закону, работодатель должен установить график отпусков не позднее чем за месяц до начала отпускного периода.

Существует несколько основных правил для оформления отпуска:

• Отпуск по закону: все работники имеют право на отпуск по закону, который составляет 28 календарных дней в году. Этот отпуск может быть разбит на несколько частей, но не менее 14 дней за раз.
• Отпуск по трудовому договору: работодатель и работник могут договориться об увеличении количества отпускных дней по трудовому договору. Обычно это происходит в тех случаях, когда работнику предоставляется высокая зарплата или он имеет высокую квалификацию.
• Отпуск по беременности и родам: беременным женщинам и матерям на время беременности и родов предоставляется отпуск по уходу за ребенком. Длительность этого отпуска зависит от того, сколько детей у работника. Также существует дополнительный отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, который может быть взят одним из родителей.

Работник может самостоятельно выбрать даты своего отпуска с учетом работоспособности предприятия и интересов работника. Работодатель обязан учесть предпочтения работника, однако в случае невозможности удовлетворить их, он может установить даты отпуска самостоятельно с учетом работоспособности предприятия, но обязан уведомить работника об установленных датах отпуска заблаговременно, чтобы работнику успело спланировать свои дела.

Как составить график отпусков в 2023 году

Шаг 1. Определите, какие сотрудники нужно включить в график

В график отпусков нужно включить всех сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с вашей организацией. Это может включать:

• Сотрудников, которые уже работают у вас.
• Сотрудников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком.
• Сотрудников, которые находятся на длительном больничном либо в отпуске без сохранения зарплаты.
• Внутренних и внешних совместителей.
• Сотрудников, которые планируют уволиться в течение года, например, по окончании срочного трудового договора.
• Сотрудников, которые уже находятся в отпуске с последующим увольнением.

Шаг 2. Сколько дней отпуска нужно планировать в графике отпусков

По умолчанию, ежегодный оплачиваемый отпуск работника составляет 28 календарных дней. Но у некоторых работников, таких как инвалиды, педагоги и работники в особых условиях, может быть больше дней отпуска. Например, инвалидам предоставляется 30 дней отпуска, а педагоги, в зависимости от их должности, могут иметь 42 или 56 дней отпуска. Также работникам, которые работают в специальных условиях, таких как районы Крайнего Севера, может быть предоставлено дополнительное количество дней отпуска. При планировании отпуска нужно учитывать все дни, которые вам предоставляются по закону, включая основной и дополнительный отпуск.

Шаг 3. Сбор пожеланий работников по датам отпусков

Хотя работодатель не обязан учитывать мнение работников при составлении графика отпусков, однако существует некоторое количество работников, которые имеют особые права на отпуск. Список таких работников можно найти в шпаргалке в конце статьи. 

Рекомендуется, чтобы работодатель, перед утверждением графика отпусков, собирал пожелания таких работников в письменной форме, например, в заявлении. Это поможет минимизировать переносы отпусков и избежать конфликтов с работниками в отпускной период. Кроме того, вы сможете защитить себя при проверке, а также доказать, что учли пожелания этих работников при составлении графика отпусков. 

Однако, если после утверждения графика отпусков работники, которым разрешено отпуск в любое время, захотят уйти в отпуск в другое время, работодатель будет обязан предоставить отпуск в даты, которые указаны в их заявлении на отпуск.

Шаг 4. Планирование графика отпусков

После того, как вы соберете пожелания сотрудников по отпускам, составьте список запланированных отпусков. Вы можете использовать унифицированную форму или создать свою собственную. Чтобы избежать споров и штрафов, рекомендуется утвердить собственную форму графика отпусков, которая может содержать следующую информацию: имя работника, даты отпуска, основание для переноса отпуска (заявление, приказ, статья ТК РФ и т.д.). Порядок, в котором работников нужно вносить в график отпусков, не определен законом, поэтому вы можете заполнить график в любом порядке: в алфавитном, в хронологическом порядке по датам отпусков, по структурным подразделениям и т.д.

Шаг 5. Утверждение графика отпусков

Если в компании есть профсоюз, то до утверждения графика руководителем, необходимо отправить проект в представительный орган работников (статья 372 ТК РФ)[6]. Для этого нужно составить сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один из них отправляется в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель устанавливает отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Для утверждения графика отпусков необходимо обратиться к руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). Если график отпусков составлен по унифицированной форме № Т-7, то в ней уже предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель (индивидуальный предприниматель) должен подписать его и передать сотруднику. График также должен быть внесен в табель учета рабочего времени. Не забудьте сохранить копию графика отпусков в трудовой книжке сотрудника.

Шаг 6. Ознакомление с графиком отпусков

В силу обязанностей работодателя ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами, в том числе с графиком отпусков, указанными в статье 22 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан ознакомить работников с этими актами под подписью. Также, в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 Роструд утверждает, что график отпусков является локальным нормативным актом.

Чтобы избежать разногласий с работниками и потенциальных претензий трудовой инспекции, рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подписью.

Чтобы уведомить сотрудников о графике отпусков, можно использовать различные способы. Один из них - это добавить к форме № Т-7 или к самостоятельно разработанной форме два дополнительных графика. В одном из них сотрудники будут указывать дату начала отпуска, а в другом - дату, когда они ознакомились с графиком. Другой способ - это приложить к графику отпусков лист ознакомления, на котором сотрудники будут указывать дату ознакомления с документом и подписываться. Третий способ - вести журнал ознакомления сотрудников с графиком отпусков.