Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Ознакомление с графиком отпусков должно происходить с помощью соответствующего документа. Но при этом его бланк не утвержден на законодательном уровне. Тем не менее, на каждом предприятии такой документ должен быть. Рассмотрим, как необходимо составлять лист ознакомления и в какие сроки следует уведомить сотрудников о составлении графика отпусков.

Понятие документа

График отпусков является локальным документом организации. В связи с этим необходимо не просто ознакомить сотрудников с ним, но и сделать это под подпись. Такое требование касается всех нормативных актов локального характера, связанных с трудовой деятельностью. Положения об этом можно найти в Трудовом кодексе РФ (ч. 2 ст. 22 и ч. 1 ст. 123). Также это прописано в Письме Роструда № ПГ/5883-6-1 от 01 августа 2012 г.

Порядок заполнения документа и его форма не закреплены ни в одном нормативном акте, поэтому он составляется в произвольном порядке. Важно, что ознакомление с графиком отпусков должно быть оформлено на бумажном носителе. Оно может быть в нескольких вариантах:

• лист ознакомления;
• журнал;
• график отпусков с дополнительными графами, где отмечается дата ознакомления и подпись сотрудника;
• ведомость;
• уведомление и др.

На законодательном уровне не определено, где именно должна стоять подпись работника. Каждый работодатель определяет это самостоятельно. Примечательно, что извещение может оформляться в электронном формате и при этом усиливаться квалифицированной подписью самого работодателя, а также сотрудника.

Лист ознакомления может создаваться в качестве отдельного акта или заполняться как приложение к графику отпусков.

При наличии нескольких листов ознакомления их следует оформить в виде журнала, сделав соответствующую подшивку. В листе или журнале необходимо указать год составления, а также дату утверждения графика. При издании приказа по утверждению графика отпусков потребуется указать его реквизиты.

Лист ознакомления должен включать следующие данные:

• фамилия, имя и отчество сотрудника (полностью);
• должность работника;
• структурное подразделение, к которому относится сотрудник;
• личная подпись работника;
• дата ознакомления.

Для удобства можно указать в листе или журнале ознакомления место для внесения данных о том, что сотрудник был уведомлен о сроках начала и окончания отпуска, под личную подпись работника. При необходимости можно добавить и другие графы, например, примечания. Так можно будет отмечать, что конкретный сотрудник отказался от ознакомления.

Необходимо ли ознакомление

Обязанность по ознакомлению прописана в ст. 123 Трудового кодекса РФ. По данному положению работодатель обязан произвести следующие действия:

• оформить график отпусков не позже 14 календарных дней, предшествующих 31 декабря;
• оповестить сотрудника о сроке начала отпуска заранее;
• назначить даты отпусков для определенных групп работников в необходимые для них периоды.

График отпусков носит обязательный характер как для работодателя, так и для персонала. Сотрудники не имеют право выхода в отпуск без согласования. В противном случае данное решение будет приравниваться к прогулам. Исключительным случаем является взятие отпускных дней без согласия работодателя в удобное для работника время, если последний является донором крови. Право на выход в отпуск определяется справкой из донорского центра. Данное положение регулируется п. 39 Постановления Пленума Верховного суда № 2 от 17 марта 2004 г.

Период ознакомления с графиком отпусков

Сроков для ознакомления на законодательном уровне не предусмотрено. Работодатели могут конкретизировать период для ознакомления самостоятельно. Для этого издается приказ об утверждении графика.

Провести ознакомление необходимо до конца текущего года. Если процедура была проведена позже, то  это может считаться нарушением. В этом случае контролирующие органы могут применить соответствующее наказание.

Сотрудники могут быть ознакомлены с датами начала  и окончания отпуска в любой день после подписания приказа об утверждении графика отпусков. При несвоевременном оповещении работника о начале его отпуска он имеет право воспользоваться положенным ему ежегодным отдыхом в подходящий для него период. Данное положение прописано в ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Отказ сотрудника от ознакомления

Закон не определяет, что необходимо делать, если сотрудник не согласен с утвержденным графиком отпусков, а соответственно, отказывается ставить свою подпись на листе ознакомления или в другом соответствующем документе. Но совершенно точно, что работодатель не должен менять сроки предоставления отпуска работнику только лишь по его требованию. Исключением является указанное выше использование донорских дней в счет отпуска. В остальных случаях необходимо будет составить акт, в котором будет прописан отказ сотрудника от подписи с ознакомлением. Составляется акт в произвольной форме в присутствии трех сотрудников, которые будут являться свидетелями отказа и зафиксируют данный факт своими подписями.

Заключение

Лист (журнал, приложение, ведомость или др)ознакомления с графиком отпусков оформляется работодателем в произвольной форме. Формат оповещения также выбирается директором предприятия. В данном локальном акте в обязательном порядке указываются данные работника (фамилия, имя и отчество, а также должность и структурное подразделение, в котором он трудится), период отпуска и дата ознакомления. После изучения документа сотрудник ставит свою личную подпись, подтверждая согласие с графиком.