Как оформить электронную трудовую книжку впервые

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя, являясь по сути редактируемой записью в базе данных Пенсионного фонда. Она была введена в 2020 году, с 1 января 2021 является обязательной для вновь принятых. Граждане трудоустроенные ранее могут перейти на нее добровольно, после подачи заявления работодателю.

Форма документа СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности работников) и требования к заполнению установлены постановлением ПФР № 730п.

При вступлении в должность, как и при увольнении, фонд должен быть извещен в течение 2 дней: первым считается дата подписания приказа, вторым днем следующий рабочий. Другие сведения, например, внутренний перевода между подразделениями, передается в фонд по прежним срокам, т. е. до 15 числа месяца, идущего за отчетным.

Смена бумажной трудовой на электронную

• Работник подает заявление в произвольной форме с просьбой перейти на использование электронной трудовой.
• Работодатель передает данные в фонд через Кабинет страхователя или через свою учетную программу.
• Работодатель отдает бумажную трудовую работнику под роспись, снимая с себя обязанность ее ведения и хранения.
• В бумажный документ вносится запись о переходе на электронный формат.

Важно! Предупредите сотрудника о том, что бумажный документ должен быть сохранен. Он по-прежнему имеет юридическую силу, являясь источником данных о трудовой деятельности. В цифровом варианте фиксируются данные начиная с 2020 года, за исключением случаев когда работник попросит перенести все сведения в электронный базу.

Оформление электронной трудовой при приеме на работу

Если сотрудник трудоустраивается не в первый раз, то вместе со всеми документами предоставляет бумажную трудовую либо выписку из электронного аналога. В последнем случае это распечатанный и подписанный прежним работодателем документ или электронный файл, заверенный ЭЦП. Также соискатель может получить выписку в ПФР, МФЦ или на сайте Госуслуг.

После заключения трудового договора издается приказ о приеме на работу. Сотрудник кадровой службы или работник его замещающий заводит личную карточку сотрудника, отражает необходимые данные в программе кадрового учета. Например, «Контур-Персонал», «1C: Зарплата и кадры», «КАМИН: Кадровый учёт», специализированном облачное приложение от 1С и иных сервисах.

При продолжении ведения трудовой на бумаге, работодатель делает запись в ней и в электронной форме. Создается отчет СЗВ-ТД, который необходимо отправить в ПФР. Отправить файл можно удаленно, загрузив его на сайте фонда. В программах компании 1С в новых релизах есть все необходимые документы по работе с электронными трудовыми книжками. Отчеты формируются и отправляются напрямую из программы.

Если сотрудник трудоустраивается на свою первую работу, то ему необходимо оформить электронную трудовую и внести в нее соответствующую запись. Для этого также заполняется отчет «Сведения о трудовой деятельности работников». Электронная запись формируется в базе ПФР.

Напомним, непредставление СЗВ-ТД, как передача неполных, ошибочных данных может привести к штрафу от 300 до 500 рублей.

Новая форма СЗВ-ТД и графа «Код выполняемой функции»

При приеме на работу в таблицу СЗВ-ТД вносят следующие сведения:

• ФИО без сокращений;
• кадровая операция ― «Прием»;
• должность;
• код трудовой функции;
• дата и порядковый номер приказа-основания.

Графа «Код выполняемой функции» подлежит заполнению не для всех профессий, а только тех, в отношении которых введены профессиональные стандарты. Полный список можно посмотреть на сайте Минтруда. Она имеет следующий вид: ХХ.ХХХ-Х-Х.

• 5 первых символов — код профессиональной деятельности. Например, 08.002 ― это бухгалтер, 03.002 ― социальный работник, 21.002 ― дизайнер детской одежды и обуви.
• 2 последних символа — буква, как код трудовой функции, и цифра квалификационного уровня. Например, 8.002-В-6 ― это бухгалтер 6 квалификации, ведущий первичный учет и отчетность.

В СЗВ-ТД появилась новая графа № 4, она сдвинула все остальные, т. е. бывшая 4 переместилась на 5 и т. д. Теперь в таблице 11 граф. В новую вносят данные о работе застрахованного на территории Крайнего Севера.

Оформление СЗВ-ТД в программе 1С

Перед началом внесения новых сотрудников, необходимо заполнить данные о существующих: полное ФИО без сокращений, номер СНИЛС и дату рождения. Следует указать все кадровые операции, включая прием и увольнение, больничные и декретные.

После этого можно создать новый отчет СЗВ-ТД, состоящий из следующие действия:

• Перейти в раздел 8.3. «Регламентированные отчеты».
• Нажать на кнопку «Создать».
• Выбирать форму СЗВ-ТД.
• Нажать на кнопку «Заполнить».

Табличная часть об организации заполняется автоматически, информацию о новом работнике необходимо внести вручную. После заполнения СЗВ-ТД отправляют в Пенсионный фонд. Сделать это можно лично, почтой на бумаге если численность персонала менее 25 человек либо электронно, вложением файла через личный кабинет ПФР. Но, легче всего это сделать напрямую из программы, если подключен модуль «1С Отчетность».