Как написать служебную записку на сотрудника

Служебная записка представляет собой официальный документ для внутренней коммуникации в организации или на предприятии. Именно потому во время составления данного документа необходимо помнить о правилах, которые имеются для его написания. Несмотря на то, что эта записка предназначена только для внутреннего использования, и дальше руководства непосредственно на предприятии не пойдет, все равно она должна быть оформлена правильно и грамотно.

Что такое служебная записка и как ее пишут

Служебная записка — это письмо, которое имеет право написать любой из сотрудников компании или организации. В ней всегда имеется две части:

• Уведомление о том, что случилось какое-то происшествие, или же сообщение о том, что свершился какой-либо факт
• Предложения или просьбы, которые обращаются к руководителям сотрудника, на которого пишется записка

Это актуально, если сотрудник нарушает внутреннюю дисциплину предприятия или стал причиной каких-то проблем, связанных с работой организации. Кроме того, возможно, что потребуется вмешательство руководства, если не хватает финансирования проекта или есть предложения о премии. Пишут записки и тогда, когда человек не является на работу, или же является в состоянии опьянения.

Записка в будущем становится доказательством, что человек не просто обнаружил проблему, но еще и отреагировал соответственно, уведомив начальство. Посему докладные нужно писать не по желанию, а по необходимости, если обнаруживается какой-то важный факт, нуждающийся в донесении его начальству.

Как написать служебную записку

Компании могут иметь собственные уставные формы для докладных, или же могут допускать свободный формат оформления письма начальству. Однако всегда в документе нужно указывать:

• название организации либо подразделения, куда направлено письмо;
• название документа (докладная или служебная записка);
• непосредственно текст (факты, требующие внимания, и предложения);
• подпись, дата составления записки, должность автора документа.

Анонимно такие документы не пишут, поскольку в записке должен быть автор, который отвечает за свои действия и может подтвердить факт, изложенный в документе. Разница оформления в разных предприятиях может быть в том, как именно располагаются на бланке реквизиты (в углах или по центру), а также в том, как записывают какие-то причины оформления записки или наименование самого документа.

Возможно ли оформить электронную служебную записку?

Электронный документооборот введен на множестве предприятий, и потому в некоторых организациях это действительно возможно. Форма остается та же, и разница лишь в том, что человек отправляет документ на электронную почту или через внутреннюю систему коммуникаций.

Однако пока еще далеко не везде это возможно, поскольку организации и предприятия только начинают вводить электронные документы в оборот, и еще не существует стабильно действующей повсеместно системы. Именно потому многие требуют документ в бумажном виде.