Где хранится электронная трудовая книжка

С начала 2020 года в сфере труда стартует нововведение по использованию цифровых трудовых книжек. Они станут аналогом бумажных документов и позволят обеспечить дистанционный доступ к материалам о месте работы и стаже граждан. Процесс перехода реализуется в добровольном порядке, по желанию работников привычные книжки продолжают использоваться.

Основные положения

Основными законодательными актами, регулирующими переход на цифровой документ, являются:

• ФЗ № 439 «Об изменениях в Трудовом кодексе РФ», который предусматривает сбор сведений о рабочей деятельности граждан в цифровом формате;
• ФЗ № 27 «О системе персонифицированного учета в сфере пенсионного страхования», который обязывает с текущего года работодателей передавать в ПФР информацию о стаже сотрудников;
• Законопроект о внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях, касающихся установления ответственности руководителей организаций при нарушении периодов предоставления информации в централизованную систему.

В приведенных документах сформированы специальные формы для передачи данных в централизованную систему хранения ПФР или работнику в качестве выписки. Это документы под аббревиатурами СТД-ПФР, СЗВ-ТД, СТД-Р.

Перевод осуществляется в добровольном порядке при наличии письменного согласия гражданина. Право выбора не останется у тех, кто впервые официально трудоустроится с 2021 года. Им по умолчанию будут заводиться только электронные книжки.

Заявление о переходе на цифровой учет передается работодателю в срок до окончания этого года. Бумажный документ возвращается гражданину с пометкой о предпочтении цифровой формы учета данных. При невозможности перехода в указанный период (период нетрудоспособности, отсутствие работы), гражданин сможет реализовать свое право в иное время при трудоустройстве или возвращению к рабочим обязанностям.

Привычные книжки не теряют своей ценности. Их необходимо сохранить, так как они включают информацию о более раннем стаже. Новая система будет накапливать материалы только с этого периода.

При желании сохранения традиционного документа, работодатель обязан вносить в него все данные, параллельно передавая их в систему накопления данных.

Где хранится электронная трудовая книжка и как получить выписку из нее

Новый цифровой документ подразумевает ведение персонифицированного учета в системе Пенсионного Фонда РФ. Это удаленная база данных на закрытых серверах учреждения. На каждого гражданина заводится ячейка учета, в которой отражаются:

• Личные данные;
• Даты и содержание основных кадровых перемен: прием на рабочее место, перевод на другую должность, увольнение;
• Наименование работодателя;
• Профессия, специальность, квалификация работника;
• Вид выполняемой работы;
• Указание документального основания (приказа);
• Основания для прекращения отношений между работником и работодателем.

ПФР гарантирует сохранность сведений в базе, не допущение утечек информации и внесение в базу актуальных и проверенных сведений. Формирование лицевых счетов будет производиться в распределенных базах, что сводит к минимуму возможность утраты содержимого.

Данные можно получить тремя способами:

• на текущем или последнем месте работы в кадровой службе;
• в МФЦ или ПФР;
• на сайте Госуслуги. ру или pfrf.ru в личном кабинете.

Предоставленные в виде выписки сведения потребуются для предоставления по месту трудоустройства, для подтверждения стажа и занятости, а также могут сохраняться гражданами для исключения риска потери данных о трудовой деятельности.

Кадровое делопроизводство в организациях касательно работников, перешедших на цифровой документ, будет осуществляться в электронном виде посредством переноса данных из единой системы в базу предприятия. По желанию сотрудника содержание производимых кадровых действий переносится в бумажный носитель или подтверждаться выписками из системы.