До какого числа утверждается график отпусков

Действующее законодательство предполагает обязательное составление работодателем графика очередных трудовых отпусков для персонала на следующий календарный год. Исключением, согласно специальному решению государственной инспекции труда, станут микропредприятия не средние некоммерческие организации, где утвержден отказ от принятия в полном или частичном формате локальных нормативных актов. Составление подобного графика удобно и для предприятия, которое одновременно решает несколько задач:

• соблюдение законодательства, за нарушение которого возможно привлечение к административной ответственности;
• предотвращение споров между работниками относительно распределения времени отпусков;
• возможность заранее планировать работу организации с учетом ухода сотрудников в очередной трудовой отпуск.

Особенности утверждения графика отпусков

Законодательство устанавливает предельный срок оформления документа в две недели до завершения предыдущего календарного года. Форма подобного документа отсутствует, поэтому работодатель можно составить собственную, но обычно используют унифицированный вариант с добавлением при необходимости дополнительных граф. Непосредственно процесс утверждения может быть выполнен двумя методами:

• оформление специального приказа в свободной форме с перечислением графика отпусков для персонала;
• заполнение специального грифа «Утверждаю» в унифицированной форме Т-7 с указанием уполномоченного лица и даты оформления.

Дополнительно при наличии на предприятии первичной профсоюзной организации надо запросить мотивированное мнение относительно документа. Касаться оно должно как членов профсоюза, так и других сотрудников. Оформление подобного мнения требует времени, поэтому не стоит оттягивать оформление графика на последний день. Также с подобным документом надо ознакомить под роспись каждого сотрудника.

Содержание графика отпусков

В общем случае, документ представляет наглядную таблицу со следующим перечнем столбцов (конкретный перечень может быть скорректирован с учетом специфики предприятия):

• наименования структурного подразделения организации;
• должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО работника;
• табельный номер;
• число календарных дней;
• запланированная дата начала отпуска (и фактическая при переносе);
• наименование документа, на основе которого меняется первоначальная дата;
• примечания.

В случае, если трудовой отпуск будет разбит на несколько частей, но в графике надо указать каждую из них.

Кого надо включить в график отпусков?

Количество и перечень работников организации может регулярно меняться. По законодательству в график включают всех сотрудников, которые имеют действующий трудовой договор на дату утверждения подобного графика. Также в него включают:

• совместителей;
• работников, трудящихся в дистанционном формате;
• всех сотрудников, которые работают по срочному договору;
• персонал, работающий на условиях неполного рабочего времени.

Исключением для включения в график станут декретницы, которые находятся в отпуске по родам, беременности, уходу за ребенком, в случае, когда они будут находиться в нем в течение всего календарного года. В противном случае, рекомендации Роструда, предусматривают включение подобной категории работниц в специальный график отпусков.

Вторым исключением станут работники, попавшие под мобилизацию. Их договор на этот период приостанавливается. Одновременно после возвращения на рабочее место через шесть месяцев они получают право использования отпуска в удобное для себя время.

Во время деятельности организации нормальной остается ситуация, когда работники увольняются или принимаются на работу. Во втором случае сотрудник может быть внесен в дополнительный график отпусков, который приобщается к основному. Также можно внести изменения в сводный первоначальный документ.

Надо ли учитывать мнение работников?

Законодательство принципиально не накладывает обязательств на предприятие согласовывать график отпусков с персоналом. На практике же подобное происходит, что позволяет учесть интересы всех сторон. традиционно перед составлением графика проводится опрос персонала о предоставлении предпочитаемых дат для отдыха, что позволит на основе собранного массива данных составить оптимальный вариант. Одновременно есть несколько категорий работников, которые выбиваются из общего графика.

Сотрудники, которые могут претендовать на предоставление оплачиваемого отпуска на основании заявления до истечение полугодового периода непрерывного стажа на предприятии:

• несовершеннолетние работники;
• сотрудники, которые усыновили ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• женщины перед беременностью и родами либо после завершения декретного.

Отдельную историю составляют совместители, которые должны получать трудовой отпуск одновременно с основным местом работы. Это актуально даже при отсутствии полугодового периода непрерывной работы (в подобных случаях отпуск будет предоставлен авансом).

На уход в отпуск в удобное для себя время имеют право родители, воспитывающие трех или более детей в возрасте до 12 лет.

Из других категорий укажем на:

• работников, имеющих статус «Почетный донор»;
• родители, воспитывающие ребенка-инвалида;
• супруги военнослужащих;
• ветераны.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие подобное документа является нарушением за исключением случаев, когда предприятие относится к категории микро или средних некоммерческих организаций. В случае отсутствия графика при проверке грозит предупреждение либо наложение штрафа в следующем размере:

• должностное лицо – 1000 – 5000 рублей;
• предприниматель – 1000 – 5000 рублей;
• юридическое лицо – 30 000 – 50 000 рублей.