Что делать если работодатель потерял больничный

Лист нетрудоспособности, получаемый работающим человеком в медучреждении, является не просто оправдательным документом для отдела кадров. На основании данных больничного листа сотруднику начисляется пособие, формирующее размер его зарплаты за истекший месяц. Неприятно, когда работодатель теряет листок нетрудоспособности. Что в таких случаях можно сделать, чтобы не ущемить права работника и не лишить его социальных гарантий?

Общие положения о больничных листках

Порядок выдачи, учета и хранения листов нетрудоспособности регулируется действующим российским законодательством. Контролирующим органом выступает Фонд социального страхования РФ. Чтобы гражданин мог рассчитывать на компенсацию всех дней болезни, выданный ему в поликлинике или стационаре больничный должен быть грамотно заполнен. Этот документ, по сути, выступает доказательством наступления страхового случая.

Важно: в случае, если при оформлении больничного сотрудник медучреждения допускает ошибки или описки, такой листок может быть признан недействительным.

Порядок восстановления листка нетрудоспособности

Действия по оформлению дубликата больничного определяются фактом, кто виновен в утрате подлинника. Если это сам гражданин, он идет в поликлинику и просит выписать ему дубликат. Как быть, если виновное лицо — работник бухгалтерии или кадровик? Документ может потеряться случайно, пропасть в огромном объеме прочих бланков и формуляров.

Вероятность утраты листка нетрудоспособности предусмотрена в действующих законодательных актах, равно как порядок восстановления документа. Данные полномочия имеет участковый терапевт или председатель врачебной экспертной комиссии. Дубликат выдается на основании положений Приказа Минздрава РФ, датированного августом 2007г.

Важно: повторная выдача больничного возможна лишь при отсутствии выплат сотруднику по утраченному листку.

В связи с этим медицинский работник может затребовать соответствующее подтверждение от работодателя. Оформляется ответ обычной справкой бухгалтерии, форма документа произвольная. Единственное требование — наличие подписи руководителя и оттиска печати организации.

Виноват работодатель?

Если больничный лист утрачен работодателем до момента его регистрации в учете, функции восстановления документа может взять на себя сам сотрудник. В данном случае он обращается в медучреждение за дубликатом.

В ситуациях, когда лист нетрудоспособности утрачен на более поздних сроках — при обработке, расчете и т.д., порядок его восстановления несколько иной. Формируется комиссия от организации, которая занимается данным вопросом. В первую очередь определяется причина инцидента:

• Халатность должностных лиц;
• Пожар или иное стихийное бедствие;
• Обстоятельства непреодолимой силы — форс-мажоры.

Важно: срок хранения больничных по закону — не менее 5 лет.

После определения причины инцидента комиссия издает соответствующее решение, оформляемое актом. Эта бумага направляется в медицинское учреждение и является ходатайством о выдаче дубликата утерянного листка нетрудоспособности гражданина — работника данной организации.

Важно: письмо Фонда соцстрахования России от 17 июля 2013г. № 15-03-11/12-7761 определяет порядок выплат по утраченным по вине работодателя больничным. Так, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается выздоровевшему сотруднику в полном объеме, а источником выплат являются удержания из зарплаты виновного лица.

При проверке ФСС РФ специалист тщательно проверяет наличие всех листов, подтверждающих начисление работникам организации пособий по болезни или иным страховым случаям. При отсутствии оправдательных документов расходы на эти цели признаются нецелевыми и из себестоимости исключаются.